Poly RealPresence Resource Manager User guide

8.4.0 | June 2015 | 3725-72104-001H

Operations Guide

Polycom

®

RealPresence

®

Resource

Manager System

2

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Contents

Polycom, Inc. 3

Contents

Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Polycom RealPresence Resource Manager Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

RealPresence Resource Manager System Features and Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Polycom RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Minimum System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Working in the RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Log Into the RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Field Input Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Filter and Search a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Managing Bandwidth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Change a Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Log Out of the Polycom RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Restart or Shut Down a Polycom RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . 30

Emergency Shutdown of a Polycom RealPresence Resource Manager System . . . . . . . 31

System Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Add DNS SRV Record for RealPresence Resource Manager System Services . . . . . . . . . . 32

Configure the Connection to an External Enterprise Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Configure Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Set Up Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Integrate with a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Set Up Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Scheduled Management of Endpoints (Polycom and Third-Party) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Dynamic Management of Endpoints (Polycom Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Set Up Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Set Up Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Set Up a Certificate for the RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Distribute Polycom Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Distribute Polycom CMA Desktop or RealPresence Desktop for Windows Systems . . . . 36

Distribute Polycom CMA Desktop or RealPresence Desktop for MAC OS Systems . . . . 37

Conference Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Conference Scheduling Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Scheduling Participants and Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Contents

Polycom, Inc. 4

Scheduler Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Conference Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Future and Anytime Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Direct and Pooled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Direct Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Pooled Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Limitations When Scheduling Participants in Pooled Conferences . . . . . . . . . . . . . . 44

Scheduler Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Conference Menu Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Conference Menu and Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Conference Views—Future and Ongoing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Conference Views —Anytime . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Conference States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Context-Sensitive Conference Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

User Menu Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

User Menu and Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Context-Sensitive Guest Book Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Add a Guest to the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Edit a Guest in the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Delete a Guest from the System Guest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Conference Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Schedule a Future Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Schedule an Anytime Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Copy an Existing Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Edit a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Edit a Participant’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

View Scheduling Information for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Managing Conferences and Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Manage an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Working with RealPresence Immersive Studio Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Writing Conference Notes During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Add Additional Participants to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Add a Room to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

View the Video of a Participant in an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Join an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Add a Participant from a Favorites List to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Add/Save a Participant to a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Manage a Participant’s Endpoint During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Contents

Polycom, Inc. 5

View a Participant’s Details During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Terminate an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Delete a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Export a List of Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Conference and Participant Details Reference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Conference Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Conference Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Conference Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Bridge (MCU) Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Participant Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Endpoint Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Managing Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Scheduled Management of Video Endpoints (Polycom and Third-Party) . . . . . . . . . . . . . 84

Password Requirements for Scheduled Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Dynamic Management of Video Endpoints (Polycom Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Presence Service for Dynamically-Managed Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Dynamic Management of Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Management of H.323 Endpoints Synchronized from a RealPresence DMA System . . . 86

Calendar Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Configure the Calendar Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Add a Connector Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Add a Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Dynamically Provision Calendar Connector Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Endpoint Menu, Views, and Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Endpoint List in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Actions in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Customize the Endpoint Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Add and Monitor Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

View Endpoint Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Add an Endpoint or Find an Endpoint on the Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Edit an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Delete an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Manage Owner of an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Manage Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Contents

Polycom, Inc. 6

View an Endpoint’s Video Feed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Clear an Endpoint Help Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Send a Message to an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Reboot an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Associate a User with an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Search for Endpoints in a Range of IP Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Monitor and Manage Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Peripherals View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Peripherals List in the Peripherals View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Manage a Peripheral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Delete a Peripheral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Display Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Download an Endpoint Inventory Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Supported Endpoint Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Supported Polycom Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Supported Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Considerations for Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Reporting and Monitoring for Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Considerations for Cisco Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Enable Cisco Endpoints Global Address Book Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Considerations for Cisco Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Scheduled Provisioning of Selected Cisco Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Management of Cisco Endpoints with HTTPs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Considerations for LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Enabling Management of a LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Provisioning of LifeSize Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Scheduled Provisioning of LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Endpoint Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Endpoint Device Summary Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Device Status Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Call Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Device Alerts Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Provisioning Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Software Update Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Scheduled Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Contents

Polycom, Inc. 7

Using Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

How Scheduled Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Scheduled Provisioning Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Using Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

View the Scheduled Management List and Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Endpoint List in the Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Schedule an Endpoint for Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Check the Status of a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Clear the Status of Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Cancel a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Working with Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Add a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Edit a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Clone a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Delete a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Endpoint Fields for Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Scheduling Endpoint Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Software Update Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Create Scheduled Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Request Update Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Upload the Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Using Scheduled Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Supported Endpoints for Scheduled Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Schedule the Software Update for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Scheduled Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Endpoint List in the Scheduled Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Scheduled Software Update View Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

View Scheduled Software Update Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

View List of Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Cancel Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Dynamic Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Understanding Dynamic Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Supported Polycom Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Overview of Dynamic Management Set Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Contents

Polycom, Inc. 8

Configure your DNS Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Configure Endpoints to use a Provisioning Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Define Endpoint Naming Schemes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Create Video Endpoint Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Create Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Create Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Create Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Dynamically Manage RealPresence Immersive Studio Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Stop Dynamic Management of an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Dynamically Updating Endpoint and Peripheral Software . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Software Update Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Software Update Considerations for RealPresence Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Create Dynamic Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Request Upgrade Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Upload the Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Using Dynamic Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Set an Dynamic Software Update Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

View Dynamic Software Update Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

View Software Update Details for an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

View Dynamic Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Set Maintenance Window for Dynamic Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Set up a Trial an Dynamic Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Create a Local Trial Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Upload the Software Package and Create a Trial Software Update Package . . . . . . . . 171

Promote the Trial Software Update Package to Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Delete the Trial Software Update Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Dynamic Software Updates for Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

View Software Updates for Polycom Touch Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Upload Peripheral Software Updates to the RealPresence Resource Manager System 174

Configure Peripheral Updates for Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Configure Peripheral Updates for Trial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Using Dynamic Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Setting Up Dynamic Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Types of Dynamic Endpoint Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Working with Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

Create a New Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

Contents

Polycom, Inc. 9

Edit a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Reset a Default Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Edit a Default Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Reset a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

Clone a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

Delete a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

Network Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

Available Settings for a Network Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Admin Config Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Available Settings for Admin Config Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Creating Dynamic Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Activating Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Prioritizing Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Using Rule Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Working with Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Add a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Name the Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Activate the Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Add a condition(s) to a provisioning rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Associate Provisioning Profiles with a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

View Details of a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Edit the Priority of a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Clone a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

De-activating a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Edit a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Delete a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Dynamically Managing Endpoint Naming Schemes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Using Custom Active Directory Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Find the Attribute Name to Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Active Directory Global Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Define an E.164 Address Scheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

Define a System Naming Scheme and H.323 Alias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Auto-Generate SIP URIs for Dynamically-Managed Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Using Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

How Bundled Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Considerations for Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Download a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Contents

Polycom, Inc. 10

View the List of Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Edit a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Re-associate Devices with a Different Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Delete a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

Settings included in a Bundled Provisioning Profile for an HDX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

Settings included in a Bundled Provisioning Profile for a RealPresence Group System and Real-

Presence Immersive Studio System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Using Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Understanding Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Implementing Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Using Access Control Lists in a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Working with Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Add a New Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Edit an Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Delete an Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Dynamic Provisioning of Endpoints for SIP Server Integration . . . . . . . . . . . . 230

SIP Provisioning Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

SIP Server Authentication Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Provisioning Endpoints with SIP Server Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Create Authentication Information for SIP Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Import SIP URI Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Edit SIP URI Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Provision SIP Settings for SIP Server Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Provision Group for Microsoft Lync or Microsoft Office Communications Server Integration .

234

Microsoft Directory Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

Dynamically Managing a RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . 236

Dynamically Managing a Polycom RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . 236

Create a Site for the RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Create a RPAD Server Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Create a Network Provisioning Profile for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Optionally, create an Admin Config Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Create a Provisioning Rule and Associate it with All Related Profiles . . . . . . . . . . . . . . 237

Create a User Account for the RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . 238

Available Settings for a RPAD Server Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Phone Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Contents

Polycom, Inc. 11

Managing Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Supported Phones and Call Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Phone Provisioning Architecture and Set Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Configure Your Cisco Unified Communications Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Start the Cisco AXL Web Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Create a User for the RealPresence Resource Manager Integration . . . . . . . . . . . . . . . 243

Create the Access Control Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Assign AXL role to the Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Create the User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Working with Phone Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Available Profile Settings for Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Create an Phone Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Edit an Phone Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Delete a Phone Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Reset a Default Phone Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Reset an Phone Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Clone an Phone Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Working with Phone Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Supported Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Upload the Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Set an Software Update Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Configure Your Phone Management Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Integrate with a Cisco Unified Communications Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Add a Cisco Unified Communications Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Synchronize with the Cisco Unified Communication Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Network Device Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Understanding Network Device Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Overview of Network Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Monitoring Network Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Actions in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Managing MCU Bridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

MCU View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

View Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Add an MCU Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Direct Conference Scheduling Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Edit an MCU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Contents

Polycom, Inc. 12

Delete an MCU Bridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

View Bridge Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

View MCU Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

View MCU Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

View MCU Ports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

View MCU Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

View MCU Entry Queues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

View Bridge Gateway Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

MCU Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

MCU H.320 Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

MCU H.323 & SIP Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

MCU Resources—Polycom RMX Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

MCU Resources—Polycom MGC Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

MCU Device Summary Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Integrate with a Polycom RealPResence DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Using a RealPresence DMA System with RealPresence Resource Manager System . . . . . 269

Dedicated User Account for Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

NTP Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

MCU Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

Conference Types Supported By the RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

DMA Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

Multi-Tenancy Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Considerations for Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Scheduling Capacity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Working with a Polycom RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

DMA View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Add a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Edit a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Delete a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Managing DMA Pool Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

View Details of a RealPresence DMA system Pool Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Associate a RealPresence DMA system Pool Order with an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Working with Endpoints Synchronized from a RealPresence DMA System . . . . . . . . . . . . . 275

Monitor RealPresence DMA-Synchronized Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Schedule RealPresence DMA-Synchronized Endpoints in Conferences . . . . . . . . . . . . 277

License DMA-Synchronized H.323 Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Threshold for Stopping Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Threshold for Deleting Inactive Synchronized H.323 Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Contents

Polycom, Inc. 13

Managing Border Controllers and Firewalls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Managing Polycom VBP Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

VBP View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Add a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Edit a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Delete a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Identify Endpoints Using the Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Dynamically Managing a Polycom RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . 281

Manually Add a RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Managing SBC Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Add a SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Edit an SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Delete an SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Identify Endpoints Using the SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

User Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Understanding Users, Groups, and Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Working with Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

Assign Roles to Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

Working with Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Local Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Prepare to Use Active Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Working with Management Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

Understanding User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

Default System Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Scheduler Roles, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292

Operator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Device Administrator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Auditor Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Administrator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Customized Roles and Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Managing Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Manage Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Search for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

View User Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Contents

Polycom, Inc. 14

Add a Local User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Edit a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

View Role Information for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Delete Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Clear Orphan Active Directory Users/Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Enable/Disable Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Unlock a User Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Import Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Create a CSV File Containing the User Information You Need . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Import the CSV File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Review the Import Details File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Updating Users by Import . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Add Machine Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Add a Machine Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

Edit a Machine Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Manage Dial String Reservations for Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Exporting User Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Importing User Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

SIP Format: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

H323 Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Manage Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Add a Local Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Import Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

Edit a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

Delete a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

Manage User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Assign Users Roles and Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

View the List of User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Add a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Edit Permissions for a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

Delete a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

View the Groups and Users Associated with a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

Assign Users to Manage an Area(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Manage System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Guest Book Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

User Menu and Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Add a Guest to the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Edit a Guest in the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322

Delete a Guest from the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322

Manage Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Contents

Polycom, Inc. 15

Add a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Edit a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Delete a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Managing Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

Local and Enterprise Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

View the Rooms List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

Add a Local Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Add an Enterprise Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Edit a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Delete a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

System Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Setting Up the RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Edit the System Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Edit the Redundant Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Configure Virtualization Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Edit the System Time Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

View Current System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Appliance Editions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Add System Licenses for an Appliance Edition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Request a Software License File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Update the License File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Add System Licenses for a Virtual Edition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Reclaim Polycom CMA Desktop and RealPresence Software Client Licenses . . . . . . . . . . 338

Add or Remove a System Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Add or Remove a Polycom CMA Desktop Custom Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Edit the System E-mail Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Securing the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Configure Security Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Configure TLS Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Change the System User Interface Timeout and Number of Sessions . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Give Enterprise Users Default Scheduler Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Change the Message for Enterprise Users without a Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Control Remote Connections to the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Edit Log In Banners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Automatic Registration Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

Contents

Polycom, Inc. 16

Support HTTPs for Cisco Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Set Common Passwords for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Disable Common Password for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Set Local Account Lockout and Timeout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Set Local Password Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Configure a Whitelist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Change Database Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Edit SNMP Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Managing Security Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Configuring RealPresence Resource Manager to Use Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Accepted Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Installing Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

Certificate Signing Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Requirements for Certificate Signing Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Create a Certificate Signing Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358

Install a Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Remove a Certificate from the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Regenerate a Default Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Revert to Legacy VVX Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

View Certificates and Certificate Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

View the Expiration Dates for Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Configure OCSP Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Migrating Certificate Settings when Upgrading to 8.3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Understanding System Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

System Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Dashboard Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Dashboard Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

System Administration Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Setting Up Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Site Topology Set Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Managing Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

View the Graphical Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

View the Sites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Add a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

View Site Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

Assign Locations to a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Edit Site Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Contents

Polycom, Inc. 17

Delete a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Managing Site Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

View the Site Links List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Add a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Edit a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Delete a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Managing Site-to-Site Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

View the Site-to-Site Exclusion List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Add a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Edit a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Delete a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Territories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

View the Territory List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Add a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Edit a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Delete a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Multi-tenancy Considerations for Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

View the List of Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Add a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Edit a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Delete a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Understanding Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Direct Conferences vs. Pooled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Direct Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Standalone Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Considerations for Polycom MGC Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Linked Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Direct Conference Template Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Direct Conference Template Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Pooled (DMA) Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

DMA System Conference Templates for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Establish Naming Conventions for DMA System Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Anytime Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Considerations for Anytime Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Configure Auto-Terminate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Initiate Conference Dial-out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Contents

Polycom, Inc. 18

Setting Up Direct Conference Templates and Conference Settings . . . . . . . . 399

View the Direct Conference Templates List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Add a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Edit a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Delete a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Set Direct Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Specify Direct Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Disable Conference Time Warning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Automatically Include Conference Creator in Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Overbooking Dial-in Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Set the Conference and Chairperson Passcode Length . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Customize Text to E-mail Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Add Customized Text to Conference E-mail Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Edit Customized Text in E-mail Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Delete Customized Text in E-mail Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Integrate with an Enterprise Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

Enterprise Directory Supported Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

Single Forest Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Multiple Domains within a Single Forest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Universal Group Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Read-only Enterprise Directory Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

How Global Catalog Searches Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Use the Base DN to Manage Enterprise Directory Searches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Examples of Base DN Filter Expressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Examples of Base DN Exclusion Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Examples of Advanced Base DN Exclusion Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

RealPresence Resource Manager System and Windows Authentication . . . . . . . . . . . . . . . 411

Managing Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Integrate with Enterprise Directory Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Create the RealPresence Resource Manager System Service Account . . . . . . . . . 413

Create the RealPresence Resource Manager System Computer Account . . . . . . . 414

Enable Integration with the Enterprise Directory Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Allow Delegated Authentication to Enterprise Directory Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Endpoint Directory and Directory Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Remove or Include Dynamically-Managed Endpoints in the Global Address Book . . . . 418

Remove or Include Guest Book Entries in the Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

Allow Local Users to View Enterprise Directory Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

Support LifeSize Endpoints in Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

Modify Directory Listings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

Contents

Polycom, Inc. 19

Configure LDAP Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

Allow Mid-String Searches for Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

Set Up the Global Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

View the Global Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Set or Change the GAB Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Using Multiple Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Multiple Address Books Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

How Multiple Address Books Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Address Book Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

View the Address Book List and Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Add an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

Edit an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

Assign Address Books to Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Viewing the Address Book a User is Assigned To . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Delete an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Change Address Book Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Set the Default Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Copy an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

Configuring Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Planning For Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Working within a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

User Roles within a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

System Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Area Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Area Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

Area Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

Area User Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435

Area Users, Rooms and Associated Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435

Area Conference Guests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435

Using the Common Pool in a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435

Area Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Configure Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Enable Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Create Areas for Tenants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Set up Area Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Manage the Area with System Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Manage the Area with Area Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Contents

Polycom, Inc. 20

Assign Resources to an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

Can Belong to One or No Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

Can Belong to One or More Areas (or no Area) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

Add Users to An Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

Configure Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Associating Billing Codes with Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Adding a New Billing Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Edit a Billing Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Deleting a Billing Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Associating a Billing Code with a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

Viewing Billing Code Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

Managing Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

Add an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

Edit an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

View All Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

View Information for a Specific Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

Removing an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444

Moving the Contents of an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444

Deleting an Area and its Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

Disabling the Areas Feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

Customize the Area Logos (system and CMA Desktop) for the Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

System Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447

System Management and Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448

Management and Maintenance Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448

Administrator Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448

Administrative Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448

Auditor Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

Auditor Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

Recommended Regular Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

System Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

System Redundancy Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

How Redundancy Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

Configuration Considerations for Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452

Interoperability Considerations for Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452

Local versus Geographic Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453

Managing a Redundant System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453

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Poly RealPresence Resource Manager User guide

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