Poly RealPresence Resource Manager User guide

8.2.0 | July 2014 | 3725-72104-001F

Operations Guide

Polycom

®

RealPresence

®

Resource

Manager System

2

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Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 3

Contents

Getting Started 23

Polycom RealPresence Resource Manager Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

RealPresence Resource Manager System Features and Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Polycom RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Minimum System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Working in the RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Log Into the RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Field Input Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Filter and Search a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Managing Bandwidth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Change a Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Log Out of the Polycom RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Restart or Shut Down a Polycom RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . 29

Emergency Shutdown of a Polycom RealPresence Resource Manager System . . . . . . . 30

System Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Add DNS SRV Record for RealPresence Resource Manager System Services . . . . . . . . . . 31

Configure the Connection to an External Enterprise Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Configure Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Set Up Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Integrate with a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Set Up Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Scheduled Management of Endpoints (Polycom and Third-Party) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Dynamic Management of Endpoints (Polycom Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Set Up Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Set Up Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Set Up a Certificate for the RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Distribute Polycom Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Distribute Polycom CMA Desktop or RealPresence Desktop for Windows Systems . . . . 35

Distribute Polycom CMA Desktop or RealPresence Desktop for MAC OS Systems . . . . 36

Conference Scheduling 38

Conference Scheduling Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Scheduling Participants and Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 4

Scheduler Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Conference Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Future and Anytime Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Direct and Pooled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Direct Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Pooled Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Scheduler Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Conference Menu Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Conference Menu and Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Conference Views—Future and Ongoing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Conference Views —Anytime . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Conference States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Context-Sensitive Conference Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

User Menu Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

User Menu and Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Context-Sensitive Guest Book Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Add a Guest to the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Edit a Guest in the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Delete a Guest from the System Guest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Conference Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Schedule a Future Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Schedule an Anytime Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Copy an Existing Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Edit a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Edit a Participant’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

View Scheduling Information for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Managing Conferences and Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Manage an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Working with RealPresence Immersive Studio Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Writing Conference Notes During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Add Additional Participants to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Add a Room to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

View the Video of a Participant in an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Join an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Add a Participant from a Favorites List to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Add/Save a Participant to a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Manage a Participant’s Endpoint During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

View a Participant’s Details During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 5

Terminate an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Delete a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Export a List of Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Conference and Participant Details Reference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Conference Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Conference Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Conference Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Bridge (MCU) Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Participant Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Endpoint Operations 81

Managing Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Scheduled Management of Endpoints (Polycom and Third-Party) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Dynamic Management of Endpoints (Polycom Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Endpoint Associations and Presence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Endpoint Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Endpoint Menu, Views, and Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Endpoint List in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Actions in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Customize the Endpoint Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Peripherals View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Peripherals List in the Peripherals View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Actions in the Peripheral View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Add and Monitor Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

View Endpoint Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Add an Endpoint or Find an Endpoint on the Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Edit an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Delete an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Manage Owner of an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Manage Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

View an Endpoint’s Video Feed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Clear an Endpoint Help Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Send a Message to an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Reboot an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Associate a User with an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 6

Search for Endpoints in a Range of IP Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Download an Endpoint Inventory Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Monitor and Manage Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

View Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Manage a Peripheral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Delete a Peripheral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Display Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Supported Endpoint Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Supported Polycom Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Supported Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Considerations for Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Reporting and Monitoring for Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Considerations for Cisco Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Enable Cisco Endpoints Global Address Book Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Considerations for Cisco Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Scheduled Provisioning of Selected Cisco Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Management of Cisco Endpoints with HTTPs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Considerations for LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Enabling Management of a LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Provisioning of LifeSize Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Scheduled Provisioning of LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Endpoint Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Endpoint Device Summary Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Device Status Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Call Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Device Alerts Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Provisioning Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Software Update Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Scheduled Endpoint Management 119

Using Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

How Scheduled Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Scheduled Provisioning Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Using Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

View the Scheduled Management List and Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Endpoint List in the Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 7

Add a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Edit a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Clone a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Delete a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Schedule an Endpoint for Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Check the Status of a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Clear the Status of Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Cancel a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Endpoint Fields for Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Scheduling Endpoint Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Software Update Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Create Scheduled Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Request Update Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Upload the Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Using Scheduled Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Supported Endpoints for Scheduled Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Schedule the Software Update for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Scheduled Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Endpoint List in the Scheduled Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Scheduled Software Update View Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

View Scheduled Software Update Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

View List of Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Cancel Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Dynamic Endpoint Management 150

Understanding Dynamic Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Supported Polycom Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Overview of Dynamic Management Set Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Configure your DNS Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Configure Endpoints to use a Provisioning Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Define Endpoint Naming Schemes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Create Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Create Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Create Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Create Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Dynamically Manage RealPresence Immersive Studio Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 8

Polycom DMA Considerations with ITP Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Stop Dynamic Management of an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Dynamically Updating Endpoint and Peripheral Software . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Software Update Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Software Update Considerations for RealPresence Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Create Dynamic Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Request Upgrade Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Upload the Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Using Dynamic Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Set an Dynamic Software Update Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

View Dynamic Software Update Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

View Software Update Details for an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

View Dynamic Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Set Maintenance Window for Dynamic Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Set up a Trial an Dynamic Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Create a Local Trial Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Upload the Software Package and Create a Trial Software Update Package . . . . . . . . 167

Promote the Trial Software Update Package to Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Delete the Trial Software Update Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Dynamic Software Updates for Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

View Software Updates for Polycom Touch Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Upload Peripheral Software Updates to the RealPresence Resource Manager System 170

Configure Peripheral Updates for Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Configure Peripheral Updates for Trial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Using Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Setting Up Dynamic Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Types of Dynamic Endpoint Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Working with Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Create a New Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Edit a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Reset a Default Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Edit a Default Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Reset a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Clone a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Delete a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Network Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 9

Available Settings for a Network Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

Admin Config Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Available Settings for Admin Config Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Creating Dynamic Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Activating Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Prioritizing Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Using Rule Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

Working with Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Add a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Name the Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Activate the Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Add a condition(s) to a provisioning rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Associate Provisioning Profiles with a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

View Details of a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Edit the Priority of a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Clone a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

De-activating a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Edit a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Delete a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Dynamically Managing Endpoint Naming Schemes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Using Custom Active Directory Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Find the Attribute Name to Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Active Directory Global Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Define an E.164 Address Scheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Define a System Naming Scheme and H.323 Alias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Auto-Generate SIP URIs for Dynamically-Managed Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Using Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

How Bundled Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Considerations for Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Download a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

View the List of Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Edit a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Re-associate Devices with a Different Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Delete a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Settings included in a Bundled Provisioning Profile for an HDX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Settings included in a Bundled Provisioning Profile for a RealPresence Group System and Real-

Presence Immersive Studio System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 10

Using Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Understanding Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Implementing Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Using Access Control Lists in a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Working with Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Add a New Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Edit an Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Delete an Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Dynamic Provisioning of Endpoints for SIP Server Integration . . . . . . . . . . . . 225

SIP Provisioning Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

SIP Server Authentication Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Provisioning Endpoints with SIP Server Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Create Authentication Information for SIP Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Import SIP URI Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Edit SIP URI Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Provision SIP Settings for SIP Server Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Provision Group for Microsoft Lync or Microsoft Office Communications Server Integration .

229

Microsoft Directory Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Dynamically Managing a RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . 230

Dynamically Managing a Polycom RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . 230

Create a Site for the RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Create a RPAD Server Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Create a Network Provisioning Profile for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Optionally, create an Admin Config Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Create a Provisioning Rule and Associate it with All Related Profiles . . . . . . . . . . . . . . 232

Create a User Account for the RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . 232

Available Settings for a RPAD Server Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Network Device Management 235

Understanding Network Device Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Overview of Network Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Monitoring Network Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Actions in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 11

Managing MCU Bridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

MCU View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

View Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Add an MCU Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Edit an MCU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Delete an MCU Bridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

View Bridge Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

View MCU Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

View MCU Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

View MCU Ports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

View MCU Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

View MCU Entry Queues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

View Bridge Gateway Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

MCU Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

MCU H.320 Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

MCU H.323 & SIP Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

MCU Resources—Polycom RMX Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

MCU Resources—Polycom MGC Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

MCU Device Summary Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Integrate with a Polycom RealPResence DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Using a RealPresence DMA System with RealPresence Resource Manager System . . . . . 252

NTP Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

SIP Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

MCU Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Conference Types Supported By the RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

DMA Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Multi-Tenancy Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Considerations for Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Scheduling Capacity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Working with a Polycom RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

DMA View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Add a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Edit a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

Delete a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Managing DMA Pool Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

View Details of a RealPresence DMA system Pool Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Associate a RealPresence DMA system Pool Order with an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 12

Managing Border Controllers and Firewalls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Managing Polycom VBP Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

VBP View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Add a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Edit a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Delete a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Identify Endpoints Using the Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Dynamically Managing a Polycom RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . 261

Manually Add a RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Managing SBC Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

Add a SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

Edit an SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

Delete an SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

Identify Endpoints Using the SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

User Management 265

Understanding Users, Groups, and Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Working with Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Assign Roles to Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Working with Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Local Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Prepare to Use Active Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Working with Management Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Understanding User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Default System Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

Scheduler Roles, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Operator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Device Administrator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Auditor Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Administrator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Customized Roles and Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Managing Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Manage Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Search for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

View User Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 13

Add a Local User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Edit a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

View Role Information for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Delete Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Enable/Disable Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Unlock a User Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Import Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Create a CSV File Containing the User Information You Need . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Import the CSV File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Review the Import Details File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Updating Users by Import . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Add Machine Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

Manage Dial String Reservations for Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Exporting User Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Importing User Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

SIP Format: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

H323 Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Manage Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Add a Local Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292

Import Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Edit a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Delete a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Manage User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Assign Users Roles and Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

View the List of User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Add a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Edit Permissions for a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Delete a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

View the Groups and Users Associated with a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Assign Users to Manage an Area(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Manage System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Guest Book Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

User Menu and Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Context-Sensitive Guest Book Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Add a Guest to the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Edit a Guest in the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Delete a Guest from the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Manage Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Add a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Edit a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 14

Delete a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Managing Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Local and Enterprise Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

View the Rooms List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Add a Local Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Add an Enterprise Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Edit a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Delete a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

System Configuration 309

Setting Up the RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Edit the System Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Edit the Redundant Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Edit the System Time Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

View Current System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

Appliance Editions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Add System Licenses for an Appliance Edition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Request a Software License File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Update the License File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Add System Licenses for a Virtual Edition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Reclaim Polycom CMA Desktop and RealPresence Software Client Licenses . . . . . . . . . . 316

Add or Remove a System Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

Add or Remove a Polycom CMA Desktop Custom Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Edit the System E-mail Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Securing the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Configure Security Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Update the System Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Change the System User Interface Timeout and Number of Sessions . . . . . . . . . . . . . . . . . 322

Give Enterprise Users Default Scheduler Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322

Change the Message for Enterprise Users without a Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Control Remote Connections to the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Edit Log In Banners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Automatic Registration Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Support HTTPs for Cisco Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

Set Common Passwords for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

Disable Common Password for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 15

Set Local Account Lockout and Timeout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Set Local Password Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Configure a Whitelist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Change Database Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Edit SNMP Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Managing Security Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Configuring RealPresence Resource Manager to Use Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Configure Certificate Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Installing Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Accepted Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Create a Certificate Signing Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Install a Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Remove a Certificate from the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Regenerate a Default Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Revert to Legacy VVX Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

View Certificates and Certificate Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

View the Expiration Dates for Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Configure OCSP Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Understanding System Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

System Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Dashboard Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Dashboard Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

System Administration Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Setting Up Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Site Topology Set Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Managing Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

View the Graphical Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

View the Sites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

Add a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

View Site Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Assign Locations to a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Edit Site Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Delete a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Managing Site Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

View the Site Links List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Add a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Edit a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 16

Delete a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Managing Site-to-Site Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

View the Site-to-Site Exclusion List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Add a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Edit a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Delete a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Territories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

View the Territory List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Add a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Edit a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Delete a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366

Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366

Multi-tenancy Considerations for Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366

View the List of Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366

Add a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Edit a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Delete a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Understanding Conference Templates and Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Direct Conferences vs. Pooled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Direct Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Standalone Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Considerations for Polycom MGC Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Linked Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Direct Conference Template Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Direct Conference Template Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Pooled (DMA) Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

DMA System Conference Templates for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Establish Naming Conventions for DMA System Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Anytime Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Considerations for Anytime Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Configure Auto-Terminate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Initiate Conference Dial-out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Setting Up Conference Templates and Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

View the Direct Conference Templates List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Add a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Edit a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Delete a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 17

Set Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Disable Conference Time Warning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Overbooking Dial-in Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Add Customized Text to E-mail Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Edit Customized Text in E-mail Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Delete Customized Text in E-mail Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Understanding Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Directory Management Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Directory Management Supported Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Multiple Forests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Multiple Domains . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Viable options: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

How Global Catalog Searches Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Accounts Required for the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

RealPresence Resource Manager System Service Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

RealPresence Resource Manager System Computer Account . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Understanding Base DN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Understanding Exclusion Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

RealPresence Resource Manager System and Windows Authentication . . . . . . . . . . . . . . . 386

Generating E.164 Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Polycom CMA Desktop Clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Polycom HDX Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Polycom VVX Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Managing Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Integrate with Enterprise Directory Server Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Create the RealPresence Resource Manager System Service Account . . . . . . . . . 388

Create the RealPresence Resource Manager System Computer Account . . . . . . . 389

Enable Integration with the Enterprise Directory Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Allow Delegated Authentication to Enterprise Directory Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Endpoint Directory and Directory Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Remove or Include Dynamically-Managed Endpoints in the Global Address Book . . . . 392

Remove or Include Guest Book Entries in the Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Allow Local Users to View Enterprise Directory Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Support LifeSize Endpoints in Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Modify Directory Listings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Configure LDAP Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 18

Setting Up Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

View the Global Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Set or Change the GAB Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Using Multiple Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Multiple Address Books Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

How Multiple Address Books Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Address Book Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

View the Address Book List and Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Add an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Edit an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Assign Address Books to Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Viewing the Address Book a User is Assigned To . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Delete an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Change Address Book Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Set the Default Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Copy an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Configuring Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

Planning For Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

Working within a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

User Roles within a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

System Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Area Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Area Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Area Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Area User Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Area Users, Rooms and Associated Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Area Conference Guests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Using the Common Pool in a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Area Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Configure Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Enable Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Create Areas for Tenants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Set up Area Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Manage the Area with System Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Manage the Area with Area Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Assign Resources to an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Can Belong to One or No Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Can Belong to One or More Areas (or no Area) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 19

Add Users to An Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Configure Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Associating Billing Codes with Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Adding a New Billing Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Edit a Billing Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Deleting a Billing Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Associating a Billing Code with a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Viewing Billing Code Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Managing Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

View All Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

View Information for a Specific Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Removing an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Moving the Contents of an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Deleting an Area and its Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

Disabling the Areas Feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

Customize the Area Logos (system and CMA Desktop) for the Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

System Maintenance 420

System Management and Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Management and Maintenance Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Administrator Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Administrative Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Auditor Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Auditor Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Recommended Regular Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

System Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

System Redundancy Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

How Redundancy Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Configuration Considerations for Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

Interoperability Considerations for Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

Local versus Geographic Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Managing a Redundant System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Manually Failover to a Redundant Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Track System Failovers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Discontinue Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 20

Local System Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Optional: Perform a System Backup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Ensure the Servers Can Communicate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Perform Network Configuration on Both Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Configure the System for Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

License a Redundant System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

Provisioning Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

Geographic System Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Network Requirements for a Geographic Redundant System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Optional: Perform a System Backup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Perform Network Configuration on Both Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Configure DNS for the Redundant Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Example DNS Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Configure the System for Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435

License a Redundant System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Provisioning Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Managing the Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Overview of the RealPresence Resource Manager System Database . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Database Restoration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Reformat the Existing Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

System Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

Report Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

Site Statistics Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

Site Link Statistics Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Call Detail Record Report Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Modify the CDR Retention Period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Schedule Archives of the CDR Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Endpoint Usage Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

Conference Usage Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

Conference Type Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446

Polycom RealPresence Resource Manager System SNMP . . . . . . . . . . . . . . . 449

SNMP Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

SNMP Framework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

SNMP Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450

SNMP Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450

Configure SNMP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

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Poly RealPresence Resource Manager User guide

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