Poly RealPresence Resource Manager User guide

10.1 | April 2017 | 3725-72104-001K1

OPERATIONS GUIDE

Polycom

®

RealPresence

®

Resource

Manager

2

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Polycom, Inc. 3

Contents

Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Polycom

®

RealPresence

®

Resource Manager Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

RealPresence Resource Manager Features and Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Video Infrastructure Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Video Endpoint and Audio Phone Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Conference Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Session Border Control Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Redundant Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Programmatic Access through API . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Working in the RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Log In to the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Field Input Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Filter and Search in a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Managing Bandwidth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Download Software Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Change a Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Log Out of the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Restart or Shut Down a System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Emergency Shutdown of the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

System Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Adding DNS SRV Record for RealPresence Resource Manager System Services . . . . . . . . 38

Setting Up Network Device Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Configuring Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Set Up Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Set Up Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Set Up Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Configuring the Connection to an External Enterprise Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Setting Up Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Contents

Polycom, Inc. 4

Scheduled Management of Endpoints (Polycom and Third-Party) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Dynamic Management of Endpoints (Polycom Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Securing the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Configuring Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Distributing Polycom Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Network Device Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Understanding Network Device Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Overview of Network Device Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Service Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Service Group Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Supported Network Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Viewing Network Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Managing Instances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

View Network Device Instance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Add an Instance by IP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Edit an Instance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

View an Instance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Delete an Instance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Managing Service Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Configuring Common Settings for a Service Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Configure Time Settings for a Service Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Configure SNMP Settings for a Service Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Integrate a Service Group with Enterprise Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Manage a Network Device within a Service Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Managing Service Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Create a Service Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Edit Service Group Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Delete Service Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Service Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Service Integration with a RealPresence DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Integration Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Dedicated User Account for Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Contents

Polycom, Inc. 5

NTP Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

MCU Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Conference Types Supported By the RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

RealPresence DMA Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Multi-Tenancy Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Considerations for Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Scheduling Capacity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Integrating with a RealPresence DMA Supercluster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Integrating with a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Create a Dedicated User Account on the RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . 62

Add the RealPresence DMA system to RealPresence Resource Manager system . . . . . 63

Configure the Default Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Managing a RealPresence DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Edit a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Change the Service Integration for a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Working with RealPresence DMA Pool Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

View Details of a RealPresence DMA system Pool Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Associate a RealPresence DMA system Pool Order with an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Working with Endpoints Synchronized from a RealPresence DMA System . . . . . . . . . . . . . . 67

Unique H.323 Aliases Required . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Monitor RealPresence DMA-Synchronized Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Schedule RealPresence DMA-Synchronized Endpoints in Conferences . . . . . . . . . . . . . 69

Licensing RealPresence DMA-Synchronized H.323 Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Threshold for Stopping Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Threshold for Deleting Inactive Synchronized H.323 Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

RealPresence DMA Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

RealPresence DMA System Conference Templates for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . 70

Establishing Naming Conventions for RealPresence DMA System Templates . . . . . . . . 70

Anytime Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Considerations for Anytime Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Configuring Auto-Terminate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Initiating Conference Dial-out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Service Integration with Session Border Controllers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Supported Session Border Controllers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Managing Polycom VBP Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Add a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Edit a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Delete a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Identify Endpoints Using the Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Contents

Polycom, Inc. 6

Managing a Polycom RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Manually Add a RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Managing SBC Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Add an SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Edit an SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Delete an SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Identify Endpoints Using the SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Service Integration with Bridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

View Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Add an MCU Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Conference Scheduling Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Edit an MCU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Delete an MCU Bridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

View Bridge Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

View MCU Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

View MCU Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

View MCU Ports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

View MCU Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

View MCU Entry Queues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

View Bridge Gateway Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

License Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

License Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

License Management Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Managing License for RealPresence Web Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Managing License for a RealPresence DMA Supercluster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Enable Licensing for a Network Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Online and Offline Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Allocate Licenses for Polycom RealPresence Platform Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Reset Allocated Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Clean Unused Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Update the Licenses of Polycom RealPresence Platform Components . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Configure Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Setting Up Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Site Topology Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Managing Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Contents

Polycom, Inc. 7

View the Graphical Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

View the Sites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Add a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

View Site Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Assign Locations to a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Edit Site Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Delete a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Managing Site Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

View the Site Links List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Add a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Edit a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Delete a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Managing Site-to-Site Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

View the Site-to-Site Exclusion List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Add a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Edit a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Delete a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Territories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

View the Territory List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Add a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Edit a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Delete a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Multi-tenancy Considerations for Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

View the List of Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Add a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Edit a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Delete a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Setting Up the Global Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

View the Global Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Enable or Disable GAB Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Set or Change the GAB Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Using Multiple Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Multiple Address Books Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Using Multiple Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Implement Multiple Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Address Book Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

View the Address Book List and Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Contents

Polycom, Inc. 8

Add an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Edit an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Assign Address Books to User Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Delete an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Change Address Book Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Set the Default Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Copy an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Direct Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Direct Conference Templates Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Standalone Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Considerations for Polycom MGC Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Linked Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Direct Conference Template Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Direct Conference Template Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

View the Direct Conference Templates List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Add a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Edit a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Delete a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Configuring Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Specify Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Disable Conference Time Warning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Automatically Include Conference Creator in Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Overbook Dial-in Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Set the Conference and Chairperson Passcode Length . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Customizing Text to Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Add Customized Text to Conference Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Edit Customized Text in Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Conference Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

Conference Scheduling Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Log into the system web interfac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Conference Scheduler Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Scheduling Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Scheduling Bridges and DMA Pool Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

MCU Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Contents

Polycom, Inc. 9

Bridge Scheduling and Reassignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

DMA Pool Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Room ID Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Limitations When Scheduling a Conference on a DMA Pool Order . . . . . . . . . . . . . 136

Recurring Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Anytime Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Conference Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Schedule a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Configure Advanced Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Schedule an Anytime Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Copy an Existing Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Edit a Future Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Edit a Participant’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

View Scheduling Information for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Managing Conferences and Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Working with Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

View All Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Filter the Conference List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Delete a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Export a List of Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Managing Active Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Manage an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Write Conference Notes During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Add Additional Participants to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Add Guests to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Add a Room to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

View a Participant’s Video During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Join an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Add a Participant from a Favorites List to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Terminate an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Managing Participants within an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Add or Save a Participant to a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Manage a Participant’s Endpoint During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

View a Participant’s Details During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Managing the Guest Book and Favorites Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Managing the Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

View the Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Contents

Polycom, Inc. 10

Add a Guest to the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Edit a Guest in the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Delete a Guest from the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Managing Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Add a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Edit a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Delete a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Conference and Participant Details Reference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Conference Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Conference Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Conference Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Bridge (MCU) Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Participant Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Managing Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Scheduled Management of Video Endpoints (Polycom and Third-Party) . . . . . . . . . . . . 172

Password Requirements for Scheduled Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Dynamic Management of Video Endpoints (Polycom Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Presence Service for Dynamically-Managed Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Dynamic Management of Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Management of H.323 Endpoints Synchronized from a RealPresence DMA System . . 174

Calendar Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Configure the Calendar Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Add a Connector Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Add a Filter for Unaccepted Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Dynamically Provision Calendar Connector Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Managing Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

View the Endpoint List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

Customize the Endpoint List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

View Endpoint Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

Download Endpoint Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Add an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Add a Video Endpoint or Find an Endpoint on the Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Edit an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Delete an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Contents

Polycom, Inc. 11

Change an Endpoint Group Association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Manage an Endpoint Owner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

Manage an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

View Call Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

View an Endpoint’s Video Feed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Clear an Endpoint Help Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Send a Message to an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Reboot an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Associate a User with an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Search for Endpoints in a Range of IP Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Working with Endpoint Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Add an Endpoint Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Edit an Endpoint Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Copy an Endpoint Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Reboot Phones in an Endpoint Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Refresh an Endpoint Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

View Endpoint Group Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Delete an Endpoint Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Set an Endpoint Group to Top Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Monitoring and Managing Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Monitor Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Use Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Peripherals List in the Peripherals View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Link to the Management Web Interface of a Peripheral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Deleting a Peripheral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Display Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Peripheral Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Download an Endpoint Inventory Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Endpoint Inventory Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Supported Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Supported Polycom Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Supported Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Considerations for Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

Reporting and Monitoring for Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

Considerations for Cisco Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

Enable Cisco Endpoints Global Address Book Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Considerations for Cisco Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Scheduled Provisioning of Selected Cisco Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Management of Cisco Endpoints with HTTPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Contents

Polycom, Inc. 12

Considerations for LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Enable Management of a LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Provisioning of LifeSize Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Scheduled Provisioning of LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Polycom Software Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Add a Polycom CMA Desktop Custom Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Remove a custom logo from the CMA Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Distribute Polycom RealPresence Desktop for Windows Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Distribute the client via an email link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Distribute the client via the management system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Distribute the client via a desktop management or group policy object . . . . . . . . . . . . . 215

Distribute the client via a .zip file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Have users download the client from the Polycom support page . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Distribute Polycom RealPresence Desktop for MAC OS Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Have users download the client from the Polycom support page . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Distribute the Client for MAC OS client via an email link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Distribute the Mac client via the management system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Distribute the Mac client via a .dmg file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Scheduled Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Scheduled Endpoint Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

Supported Endpoints for Scheduled Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

Scheduled Endpoint Management Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

Automatic Registration Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

Support HTTPs for Cisco Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

Set Common Passwords for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

Disable Common Password for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

Creating Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

Add a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Edit a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Clone a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Delete a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Scheduling Endpoints for Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

View a List of Eligible Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Schedule an Endpoint for Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Check the Status of a Scheduled Provisioning Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Clear the Status of Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Cancel a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Contents

Polycom, Inc. 13

Endpoint Fields for Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Scheduling Endpoint Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Software Update Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Creating Scheduled Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Request Update Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Upload the Software Update for Scheduled Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Using Scheduled Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Supported Endpoints for Scheduled Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Schedule the Software Update for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Scheduled Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Endpoint List in the Scheduled Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Scheduled Software Update Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

View Scheduled Software Update Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

View List of Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Cancel Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Dynamic Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Understanding Dynamic Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Supported Polycom Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Overview of Dynamic Management Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Configure your DNS Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Configure Endpoints to use a Provisioning Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Define Endpoint Naming Schemes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Create Video Endpoint Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Create Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Create Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Create Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Selective Provisioning of Dynamically Managed RealPresence Group Series Systems . . . 254

Dynamically Manage RealPresence Immersive Studio Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Stop Dynamic Management of an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Dynamically Updating Endpoint and Peripheral Software . . . . . . . . . . . . . . . . 256

Software Update Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

Software Update Considerations for RealPresence Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Creating Dynamic Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Contents

Polycom, Inc. 14

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Request Upgrade Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Upload the Software Update for Dynamic Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Using Dynamic Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Set a Dynamic Software Update Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

View Dynamic Software Update Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

View Software Update Details for an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

View Dynamic Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

Set Maintenance Window for Dynamic Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Set up a Trial Dynamic Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Create a Local Trial Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Create a Trial Software Update Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Promote the Trial Software Update Package to Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Delete the Trial Software Update Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Populate Domain Name for Software Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Enable Software Endpoints to Save Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Dynamic Software Updates for Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

View Software Updates for Polycom Touch Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

Upload Peripheral Software Updates to the RealPresence Resource Manager System 271

Configure Peripheral Updates for Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Configure Peripheral Updates for Trial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Using Dynamic Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Set up Dynamic Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Types of Dynamic Endpoint Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Selective Provisioning of Dynamically Managed RealPresence Group Systems . . . . . . . . . 276

Working with Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Create a New Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Edit a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Reset a Default Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Edit a Default Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Reset a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Clone a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Delete a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Network Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Available Settings for a Network Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Admin Config Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Available Settings for Admin Config Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Contents

Polycom, Inc. 15

Creating Dynamic Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Activating Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Prioritizing Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Using Rule Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Condition Operators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Working with Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Add a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Name the Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Activate the Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Add a Condition to a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Associate Provisioning Profiles with a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

View Details of a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Edit the Priority of a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Clone a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Deactivate a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Edit a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Delete a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Dynamically Managing Endpoint Naming Schemes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Using Custom Active Directory Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Find the Attribute Name to Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Active Directory Global Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Define an E.164 Address Scheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Define an Endpoint Naming Scheme and H.323 Alias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

Auto-Generate SIP URIs for Dynamically Managed Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Using Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

How Bundled Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Considerations for Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

Download a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

View the List of Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Edit a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Delete a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Re-associate Devices with a Different Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

Settings included in a Bundled Provisioning Profile for an HDX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

Settings included in a Bundled Provisioning Profile for a RealPresence Group System and Real-

Presence Immersive Studio System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Using Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Understanding Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Implementing Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Contents

Polycom, Inc. 16

Plan Implementation of Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Using Access Control Lists in a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Working with Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Add a New Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Edit an Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Delete an Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Dynamic Provisioning of Endpoints for SIP Server Integration . . . . . . . . . . . . 330

SIP Server Authentication Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Provisioning Endpoints with SIP Server Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Create Authentication Information for SIP Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Import SIP URI Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Editing SIP URI Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Provision SIP Settings for SIP Server Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Provision Group for Microsoft Lync or Microsoft Office Communications Server Integration .

334

Microsoft Directory Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

Using Zero-Touch Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Configure your DHCP Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Configure Zero Touch Provisioning Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Manually Associate an Endpoint’s Serial Number with a Room or User . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Enable Calendaring Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Enable Polycom

®

Concierge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Integrating with Active Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Configuring the Calendar Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Configure your system with RealPresence Web Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Dynamically Provisioning Polycom Concierge Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Enable Dynamic Provisioning of Polycom Concierge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Enable Calendaring for Dynamically Provisioned Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Enable Dynamic Provisioning of the Calendar Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

SmartPairing for RealPresence Mobile and RealPresence Desktop Systems . . . . . . . . . . . 340

Program the Beacon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Generate SmartPairing Information for RealPresence Group Series Systems . . . . . . . . 341

Change the Beacon UUID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Dynamically Managing a RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . 343

Creating a Site for the RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Create a RealPresence Access Director Server Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Creating a Network Provisioning Profile for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Contents

Polycom, Inc. 17

Creating an Admin Config Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Creating a Provisioning Rule and Associate it with All Related Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Creating a User Account for the RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . 345

Available Settings for RealPresence Access Director Server Provisioning Profile . . . . . . . . 345

Phone Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

Managing Audio Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Overview of Phone Management Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Supported Phones and Call Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Managing Audio Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Automatically Added Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Configure Automatically Added Audio Phones for Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Editing Automatically Added Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Add a Phone Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Edit an Audio Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Change Endpoint Group Association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Change Configuration Profile Association of Audio Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

Delete an Audio Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

Set Active Directory Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

Control Call Remotely . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

Import Audio Phones Using CSV Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

Create a CSV File Containing the Audio Phone Information You Need . . . . . . . . . . 354

Import the CSV File and View the Import Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Export and Edit Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Working with Phone Configuration Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Create a Phone Configuration Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

Edit a Phone Configuration Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358

Copy a Configuration Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

View a Configuration Profile Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Delete a Phone Configuration Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Export Configuration Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Audio Phone Configuration Profile Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Associate Configuration Profiles with Pre-defined Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Reboot Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Register Phones to a SIP server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Monitor Phones Behind Firewall . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Working with Resource Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Upload Resource File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Download Resource File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Contents

Polycom, Inc. 18

Delete Resource Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Refresh Resource Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Working with Phone Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Upload the Software Update for Phone Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Set a Software Update Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Working with CUCM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Configuring Cisco Unified Communications Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Start the Cisco AXL Web Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Creating a User for the RealPresence Resource Manager Integration . . . . . . . . . . 366

Enabling Auto Discovery of RealPresence Resource Manager through DHCP . . . 367

Creating Phone Configuration Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Configuring the CUCM as a SIP server (Optional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Customizing Digest User Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Integrating with a Cisco Unified Communications Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Add a Cisco Unified Communications Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Synchronize with the Cisco Unified Communication Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Configure Your Phone Management Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

User Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Understanding Users, Groups, and Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Working with Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Assigning Roles to Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Working with Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Local Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Preparing to Use Active Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Working with Management Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Understanding User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Default System Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

Scheduler Roles, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Operator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Device Administrator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Auditor Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Administrator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Customized Roles and Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Contents

Polycom, Inc. 19

Managing Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Managing Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Search for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

View User Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Add a Local User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

Edit a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Assign Users to Manage an Area(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Delete a Local User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Clear Orphan Active Directory Users/Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Enable/Disable Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Unlock a User Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Import Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Create a CSV File Containing the User Information You Need . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Import the CSV File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Handle the User Accounts with Password lost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Review the Import Details File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Updating Users by Import . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Adding Machine Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Add a Machine Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Edit a Machine Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Manage Dial String Reservations for Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Export User Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Importing User Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

SIP Format: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

H323 Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Importing User Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Managing Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Add a Local Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Import Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Edit a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Delete a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Managing User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

View the List of User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Add a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Edit Permissions for a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Delete a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

View the Groups and Users Associated with a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Managing Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Local and Enterprise Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Contents

Polycom, Inc. 20

View the Rooms List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Search for a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Add a Local Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Add an Enterprise Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

Edit a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

Delete a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

System Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Edit Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Virtualization Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Edit Virtualization Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Time Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Edit System Time Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Trial Licenses for Appliance Editions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Licenses for Virtual Editions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

View Current Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Add System Licenses for an Appliance Edition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Request a Software License File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Update the License File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Sending Usage Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Enable or Disable User Data Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

See the Collected Usage Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Reclaim Software Client Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Customizing System Logos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Add a System Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Remove a System Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Edit the System Email Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

Understanding System Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

System Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

Dashboard Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

Today’s Scheduled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

Endpoint Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

CPU/Memory/Disk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

Today’s Adhoc Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

Hardware Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

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Poly RealPresence Resource Manager User guide

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