Poly RealPresence Resource Manager User guide

10.0 | September 2016 | 3725-72104-001J1

OPERATIONS GUIDE

Polycom

®

RealPresence

®

Resource

Manager

2

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Polycom, Inc. 3

Contents

Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Polycom

®

RealPresence

®

Resource Manager Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

RealPresence

®

Resource Manager Features and Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Video Infrastructure Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Conference Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Session Border Control Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Redundant Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Programmatic Access through API . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Working in the RealPresence

®

Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Log In to the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Field Input Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Filter and Search a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Managing Bandwidth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Change a Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Log Out of the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Restart or Shut Down a System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Emergency Shutdown of the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

System Set Up Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Add DNS SRV Record for RealPresence Resource Manager System Services . . . . . . . . . . 35

Set Up Network Device Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Configure Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Set Up Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Set Up Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Set Up Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Configuring the Connection to an External Enterprise Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Setting Up Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Scheduled Management of Endpoints (Polycom and Third-Party) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Contents

Polycom, Inc. 4

Dynamic Management of Endpoints (Polycom Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Secure the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Configure Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Distribute Polycom Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Network Device Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Understanding Network Device Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Overview of Network Device Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Service Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Service Group Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Supported Network Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

View Network Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Managing Instances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

View Network Device Instance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Add an Instance by IP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Edit an Instance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

View an Instance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Delete an Instance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Managing Service Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Configuring Common Settings for a Service Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Configure Time Settings for a Service Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Configure SNMP Settings for a Service Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Integrate a Service Group with Enterprise Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Manage a Network Device within a Service Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Managing Service Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Create a Service Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Edit Service Group Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Delete Service Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Service Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Service Integration with a RealPresence DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Integration Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Dedicated User Account for Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

NTP Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Contents

Polycom, Inc. 5

MCU Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Conference Types Supported By the RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

RealPresence DMA Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Multi-Tenancy Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Considerations for Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Scheduling Capacity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Integrating with a RealPresence DMA Supercluster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Integrating with a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Create a Dedicated User Account on the RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . 59

Add the RealPresence DMA system to RealPresence Resource Manager system . . . . . 59

Configure the Default Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Managing a RealPresence DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Edit a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Change the Service Integration for a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Working with RealPresence DMA Pool Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

View Details of a RealPresence DMA system Pool Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Associate a RealPresence DMA system Pool Order with an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Working with Endpoints Synchronized from a RealPresence DMA System . . . . . . . . . . . . . . 64

Unique H.323 Aliases Required . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Monitor RealPresence DMA-Synchronized Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Schedule RealPresence DMA-Synchronized Endpoints in Conferences . . . . . . . . . . . . . 65

License RealPresence DMA-Synchronized H.323 Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Threshold for Stopping Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Threshold for Deleting Inactive Synchronized H.323 Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

RealPresence DMA Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

RealPresence DMA System Conference Templates for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . 67

Establish Naming Conventions for RealPresence DMA System Templates . . . . . . . . . . . 67

Anytime Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Considerations for Anytime Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Configure Auto-Terminate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Initiate Conference Dial-out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Service Integration with Session Border Controllers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Supported Session Border Controllers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Managing Polycom VBP Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Add a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Edit a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Delete a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Identify Endpoints Using the Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Managing a Polycom RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Contents

Polycom, Inc. 6

Manually Add a RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Managing SBC Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Add a SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Edit an SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Delete an SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Identify Endpoints Using the SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Service Integration with Bridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

View Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Add an MCU Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Conference Scheduling Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Edit an MCU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Delete an MCU Bridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

View Bridge Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

View MCU Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

View MCU Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

View MCU Ports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

View MCU Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

View MCU Entry Queues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

View Bridge Gateway Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

License Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

License Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

License Management Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Enable Licensing for a Network Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Online and Offline Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Allocate Licenses for Polycom RealPresence Platform Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Update the Licenses of Polycom RealPresence Platform Components . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Configure Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Setting Up Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Site Topology Set Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Managing Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

View the Graphical Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

View the Sites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Add a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

View Site Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Assign Locations to a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Contents

Polycom, Inc. 7

Edit Site Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Delete a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Managing Site Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

View the Site Links List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Add a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Edit a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Delete a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Managing Site-to-Site Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

View the Site-to-Site Exclusion List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Add a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Edit a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Delete a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Territories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

View the Territory List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Add a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Edit a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Delete a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Multi-tenancy Considerations for Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

View the List of Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Add a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Edit a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Delete a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Set Up the Global Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

View the Global Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Enable or Disable GAB Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Set or Change the GAB Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Using Multiple Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Multiple Address Books Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

How Multiple Address Books Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Address Book Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

View the Address Book List and Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Add an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Edit an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Assign Address Books to Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Delete an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Change Address Book Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Set the Default Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Contents

Polycom, Inc. 8

Copy an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Direct Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Direct Conference Templates Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Standalone Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Considerations for Polycom MGC Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Linked Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Direct Conference Template Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Direct Conference Template Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

View the Direct Conference Templates List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Add a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Edit a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Delete a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Configure Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Specify Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Disable Conference Time Warning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Automatically Include Conference Creator in Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Overbooking Dial-in Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Set the Conference and Chairperson Passcode Length . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Customize Text to Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Add Customized Text to Conference Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Edit Customized Text in Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Conference Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Conference Scheduling Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Conference Scheduler Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Scheduling Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Scheduling Bridges and DMA Pool Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

MCU Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Bridge Scheduling and Reassignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

DMA Pool Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

Room ID Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

Limitations When Scheduling a Conference on a DMA Pool Order . . . . . . . . . . . . . 131

Recurring Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Anytime Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Contents

Polycom, Inc. 9

Conference Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

Schedule a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

Configure Advanced Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Schedule an Anytime Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Copy an Existing Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

Edit a Future Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Edit a Participant’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

View Scheduling Information for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Managing Conferences and Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Working with Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Viewing All Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Filtering the Conference List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Delete a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Export a List of Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Managing Active Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Manage an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Writing Conference Notes During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Add Additional Participants to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Add Guests to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Add a Room to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

View a Participant’s Video During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Join an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Add a Participant from a Favorites List to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Terminate an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Managing Participants within an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Add/Save a Participant to a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Manage a Participant’s Endpoint During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

View a Participant’s Details During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Manage the Guest Book and Favorites Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Managing the Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

View the Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Add a Guest to the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Edit a Guest in the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Delete a Guest from the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Managing Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Add a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Edit a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Delete a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Contents

Polycom, Inc. 10

Conference and Participant Details Reference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Conference Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Conference Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Conference Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Bridge (MCU) Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Participant Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Managing Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Scheduled Management of Video Endpoints (Polycom and Third-Party) . . . . . . . . . . . . 169

Password Requirements for Scheduled Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Dynamic Management of Video Endpoints (Polycom Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Presence Service for Dynamically-Managed Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Dynamic Management of Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Management of H.323 Endpoints Synchronized from a RealPresence DMA System . . 171

Calendar Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Configure the Calendar Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Add a Connector Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Add a Filter for Unaccepted Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Dynamically Provision Calendar Connector Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Manage Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

View Endpoint List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Customize the Endpoint List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

View Endpoint Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Add an Endpoint or Find an Endpoint on the Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Edit an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

Delete an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

Manage Owner of an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

Manage Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

View Call Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

View an Endpoint’s Video Feed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Clear an Endpoint Help Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Send a Message to an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Reboot an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

Associate a User with an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

Search for Endpoints in a Range of IP Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

Monitor and Manage Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Contents

Polycom, Inc. 11

Peripherals View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Use Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Peripherals List in the Peripherals View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Manage a Peripheral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Delete a Peripheral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Display Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Download an Endpoint Inventory Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Supported Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Supported Polycom Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Supported Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Considerations for Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Reporting and Monitoring for Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Considerations for Cisco Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Enable Cisco Endpoints Global Address Book Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Considerations for Cisco Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Scheduled Provisioning of Selected Cisco Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Management of Cisco Endpoints with HTTPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Considerations for LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Enable Management of a LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Provisioning of LifeSize Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Scheduled Provisioning of LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Polycom Software Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Add a Polycom CMA Desktop Custom Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Remove a custom logo from the CMA Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Distribute Polycom RealPresence Desktop for Windows Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Distribute Polycom RealPresence Desktop for MAC OS Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Scheduled Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Scheduled Endpoint Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Supported Endpoints for Scheduled Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Scheduled Endpoint Management Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Automatic Registration Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Support HTTPs for Cisco Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Set Common Passwords for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Disable Common Password for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Creating Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Add a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Contents

Polycom, Inc. 12

Edit a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Clone a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Delete a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Scheduling Endpoints for Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

View a List of Eligible Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Schedule an Endpoint for Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Check the Status of a Scheduled Provisioning Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Clear the Status of Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Cancel a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Endpoint Fields for Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

Scheduling Endpoint Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Software Update Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Create Scheduled Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

Request Update Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

Upload the Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

Using Scheduled Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Supported Endpoints for Scheduled Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Schedule the Software Update for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Scheduled Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Endpoint List in the Scheduled Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Scheduled Software Update Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

View Scheduled Software Update Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

View List of Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Cancel Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Dynamic Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Understanding Dynamic Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Supported Polycom Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Overview of Dynamic Management Set Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Configure your DNS Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Configure Endpoints to use a Provisioning Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Define Endpoint Naming Schemes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Create Video Endpoint Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Create Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Create Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Create Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Contents

Polycom, Inc. 13

Selective Provisioning of Dynamically Managed RealPresence Group Series Systems . . . 244

Dynamically Manage RealPresence Immersive Studio Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Stop Dynamic Management of an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Dynamically Updating Endpoint and Peripheral Software . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Software Update Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Software Update Considerations for RealPresence Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Dynamic Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Request Upgrade Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Upload the Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Using Dynamic Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Set an Dynamic Software Update Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

View Dynamic Software Update Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

View Software Update Details for an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

View Dynamic Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Set Maintenance Window for Dynamic Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Set up a Trial an Dynamic Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

Create a Local Trial Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Upload the Software Package and Create a Trial Software Update Package . . . . . . . . 257

Promote the Trial Software Update Package to Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Delete the Trial Software Update Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Dynamic Software Updates for Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

View Software Updates for Polycom Touch Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Upload Peripheral Software Updates to the RealPresence Resource Manager System 260

Configure Peripheral Updates for Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Configure Peripheral Updates for Trial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Using Dynamic Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

Setting Up Dynamic Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

Types of Dynamic Endpoint Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

Selective Provisioning of Dynamically Managed RealPresence Group Systems . . . . . . . . . 264

Working with Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

Create a New Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

Edit a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

Reset a Default Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Edit a Default Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Reset a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Clone a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Contents

Polycom, Inc. 14

Delete a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Network Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Available Settings for a Network Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Admin Config Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Available Settings for Admin Config Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Creating Dynamic Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

Activating Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

Prioritizing Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

Using Rule Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Condition Operators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Working with Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Add a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Name the Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

Activate the Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

Add a Condition to a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

Associate Provisioning Profiles with a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

View Details of a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

Edit the Priority of a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Clone a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Deactivating a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Edit a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Delete a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Dynamically Managing Endpoint Naming Schemes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292

Using Custom Active Directory Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292

Find the Attribute Name to Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Active Directory Global Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Define an E.164 Address Scheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Define a System Naming Scheme and H.323 Alias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Auto-Generate SIP URIs for Dynamically Managed Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Using Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

How Bundled Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Considerations for Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Download a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

View the List of Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Edit a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Delete a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Re-associate Devices with a Different Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Contents

Polycom, Inc. 15

Using Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Understanding Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Implementing Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Using Access Control Lists in a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Working with Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Add a New Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

Edit an Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

Delete an Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Dynamic Provisioning of Endpoints for SIP Server Integration . . . . . . . . . . . . 310

SIP Provisioning Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

SIP Server Authentication Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Provisioning Endpoints with SIP Server Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Create Authentication Information for SIP Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Import SIP URI Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Edit SIP URI Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Provision SIP Settings for SIP Server Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Provision Group for Microsoft Lync or Microsoft Office Communications Server Integration .

314

Microsoft Directory Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

Using Zero-Touch Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Configure your DHCP Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Configure Zero Touch Provisioning Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Manually Associate an Endpoint’s Serial Number with a Room or User . . . . . . . . . . . . . . . . 317

Enable Calendaring Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

Enabling Polycom

®

Concierge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Integrate with Active Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Configure the Calendar Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Configure your system with RealPresence Web Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Dynamically Provisioning Polycom Concierge Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Enable Dynamic Provisioning of Polycom Concierge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Enable Calendaring for Dynamically Provisioned Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Enable Dynamic Provisioning of the Calendar Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Ensure Pairing for RealPresence Mobile and RealPresence Desktop Systems . . . . . . . . . . 320

Program the Beacon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Generate Pairing Information for RealPresence Group Series Systems . . . . . . . . . . . . 321

Change the Beacon UUID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322

Contents

Polycom, Inc. 16

Dynamically Managing a RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . 323

Create a Site for the RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Create a RealPresence Access Director Server Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Create a Network Provisioning Profile for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Create an Admin Config Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Create a Provisioning Rule and Associate it with All Related Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

Create a User Account for the RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . 325

Available Settings for RealPresence Access Director Server Provisioning Profile . . . . . . . . 325

Phone Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Managing Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Supported Phones and Call Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Phone Provisioning Architecture and Set Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Configure Your Cisco Unified Communications Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Start the Cisco AXL Web Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Create a User for the RealPresence Resource Manager Integration . . . . . . . . . . . . . . . 331

Create the Access Control Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Assign AXL role to the Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Create the User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Working with Phone Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Available Profile Settings for Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Create a Phone Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Edit a Phone Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

Edit a Default Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

Delete a Phone Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Reset a Default Phone or Customized Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Clone an Phone Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Working with Phone Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Supported Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Upload the Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Set an Software Update Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Configure Your Phone Management Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Integrate with a Cisco Unified Communications Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Add a Cisco Unified Communications Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Synchronize with the Cisco Unified Communication Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Contents

Polycom, Inc. 17

User Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Understanding Users, Groups, and Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Working with Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Assign Roles to Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Working with Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Local Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Preparing to Use Active Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Working with Management Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Understanding User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Default System Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Scheduler Roles, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Operator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Device Administrator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Auditor Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Administrator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Customized Roles and Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Managing Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Manage Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Search for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

View User Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Add a Local User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

Edit a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

Assign Users to Manage an Area(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Delete a Local User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Clear Orphan Active Directory Users/Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Enable/Disable Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

Unlock a User Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

Import Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

Create a CSV File Containing the User Information You Need . . . . . . . . . . . . . . . . 358

Import the CSV File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Review the Import Details File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Updating Users by Import . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Add Machine Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Add a Machine Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Edit a Machine Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Contents

Polycom, Inc. 18

Manage Dial String Reservations for Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Exporting User Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Importing User Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

SIP Format: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

H323 Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Manage Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366

Add a Local Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366

Import Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Edit a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Delete a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Manage User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

View the List of User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Add a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Edit Permissions for a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Delete a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

View the Groups and Users Associated with a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Managing Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Local and Enterprise Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

View the Rooms List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Search for a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Add a Local Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Add an Enterprise Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Edit a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Delete a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

System Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Virtualization Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Edit Virtualization Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Time Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Edit System Time Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Trial Licenses for Appliance Editions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Licenses for Virtual Editions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

View Current Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Add System Licenses for an Appliance Edition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Contents

Polycom, Inc. 19

Request a Software License File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Update the License File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Reclaim Software Client Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

Customize System Logos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

Add a System Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

Remove a System Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Edit the System Email Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Understanding System Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

System Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Dashboard Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Today’s Scheduled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Endpoint Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

CPU/Memory/Disk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Today’s Adhoc Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Hardware Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Endpoint Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Site Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Service Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Today’s Conferences Statistics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

System Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Pre-call Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

MCU Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Users Logged In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Redundancy Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Resource Manager Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

CUCM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

DMA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Securing the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

System Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Managing Security Baselines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Standard Security Baseline Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Secure Communication Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

TLS Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

System Hardening Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Session Management Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

User Account Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Contents

Polycom, Inc. 20

Password Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Sensitive Information Disclosure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

High Security Baseline Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Secure Communication Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

TLS Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

System Hardening Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Session Management Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

User Account Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Password Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Sensitive Information Disclosure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Create a Security Baseline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

View a Security Baseline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Edit a Security Baseline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Delete a Security Baseline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Apply Security Baseline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Audit Your System Against a Security Baseline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Configure Secure Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Configure TLS Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Configure System Hardening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Session Security and User Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Change the System User Interface Timeout and Number of Sessions . . . . . . . . . . . . . . 405

Control Remote Connections to the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Enable and Edit Log In Banners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Enable Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

Edit Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

Set Local Account Lockout and Timeout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

Set Password Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Set Management Access Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Configure Management Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Disable Management Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Set Sensitive Information Disclosure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Reset System Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Security Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

How Certificates are Used . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Accepted Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Certificate Signing Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Requirements for Certificate Signing Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Create a Certificate Signing Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Installing Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

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