Poly RealPresence Resource Manager User guide

8.3.0 | December 2014 | 3725-72104-001G

Operations Guide

Polycom

®

RealPresence

®

Resource

Manager System

2

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Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 3

Contents

Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Polycom RealPresence Resource Manager Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

RealPresence Resource Manager System Features and Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Polycom RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Minimum System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Working in the RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Log Into the RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Field Input Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Filter and Search a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Managing Bandwidth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Change a Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Log Out of the Polycom RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Restart or Shut Down a Polycom RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . 30

Emergency Shutdown of a Polycom RealPresence Resource Manager System . . . . . . . 31

System Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Add DNS SRV Record for RealPresence Resource Manager System Services . . . . . . . . . . 32

Configure the Connection to an External Enterprise Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Configure Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Set Up Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Integrate with a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Set Up Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Scheduled Management of Endpoints (Polycom and Third-Party) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Dynamic Management of Endpoints (Polycom Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Set Up Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Set Up Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Set Up a Certificate for the RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Distribute Polycom Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Distribute Polycom CMA Desktop or RealPresence Desktop for Windows Systems . . . . 36

Distribute Polycom CMA Desktop or RealPresence Desktop for MAC OS Systems . . . . 37

Conference Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Conference Scheduling Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Scheduling Participants and Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 4

Scheduler Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Conference Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Future and Anytime Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Direct and Pooled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Direct Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Pooled Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Scheduler Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Conference Menu Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Conference Menu and Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Conference Views—Future and Ongoing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Conference Views —Anytime . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Conference States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Context-Sensitive Conference Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

User Menu Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

User Menu and Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Context-Sensitive Guest Book Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Add a Guest to the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Edit a Guest in the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Delete a Guest from the System Guest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Conference Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Schedule a Future Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Schedule an Anytime Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Copy an Existing Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Edit a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Edit a Participant’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

View Scheduling Information for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Managing Conferences and Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Manage an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Working with RealPresence Immersive Studio Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Writing Conference Notes During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Add Additional Participants to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Add a Room to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

View the Video of a Participant in an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Join an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Add a Participant from a Favorites List to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Add/Save a Participant to a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Manage a Participant’s Endpoint During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

View a Participant’s Details During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 5

Terminate an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Delete a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Export a List of Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Conference and Participant Details Reference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Conference Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Conference Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Conference Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Bridge (MCU) Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Participant Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Endpoint Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Managing Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Scheduled Management of Video Endpoints (Polycom and Third-Party) . . . . . . . . . . . . . 84

Password Requirements for Scheduled Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Dynamic Management of Video Endpoints (Polycom Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Presence Service for Dynamically-Managed Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Dynamic Management of Audio Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Management of H.323 Endpoints Synchronized from a RealPresence DMA System . . . 86

Endpoint Menu, Views, and Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Endpoint List in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Actions in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Customize the Endpoint Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Add and Monitor Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

View Endpoint Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Add an Endpoint or Find an Endpoint on the Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Edit an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Delete an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Manage Owner of an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Manage Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

View an Endpoint’s Video Feed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Clear an Endpoint Help Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Send a Message to an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Reboot an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Associate a User with an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Search for Endpoints in a Range of IP Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 6

Monitor and Manage Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Peripherals View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Peripherals List in the Peripherals View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Manage a Peripheral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Delete a Peripheral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Display Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Download an Endpoint Inventory Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Supported Endpoint Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Supported Polycom Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Supported Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Considerations for Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Reporting and Monitoring for Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Considerations for Cisco Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Enable Cisco Endpoints Global Address Book Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Considerations for Cisco Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Scheduled Provisioning of Selected Cisco Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Management of Cisco Endpoints with HTTPs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Considerations for LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Enabling Management of a LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Provisioning of LifeSize Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Scheduled Provisioning of LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Endpoint Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Endpoint Device Summary Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Device Status Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Call Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Device Alerts Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Provisioning Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Software Update Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Scheduled Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Using Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

How Scheduled Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Scheduled Provisioning Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Using Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

View the Scheduled Management List and Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Endpoint List in the Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 7

Schedule an Endpoint for Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Check the Status of a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Clear the Status of Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Cancel a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Working with Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Add a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Edit a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Clone a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Delete a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Endpoint Fields for Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Scheduling Endpoint Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Software Update Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Create Scheduled Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Request Update Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Upload the Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Using Scheduled Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Supported Endpoints for Scheduled Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Schedule the Software Update for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Scheduled Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Endpoint List in the Scheduled Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Scheduled Software Update View Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

View Scheduled Software Update Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

View List of Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Cancel Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Dynamic Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Understanding Dynamic Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Supported Polycom Endpoints and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Overview of Dynamic Management Set Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Configure your DNS Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Configure Endpoints to use a Provisioning Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Define Endpoint Naming Schemes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Create Video Endpoint Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Create Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Create Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Create Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 8

Dynamically Manage RealPresence Immersive Studio Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Stop Dynamic Management of an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Dynamically Updating Endpoint and Peripheral Software . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Software Update Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Software Update Considerations for RealPresence Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Create Dynamic Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Request Upgrade Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Upload the Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Using Dynamic Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Set an Dynamic Software Update Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

View Dynamic Software Update Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

View Software Update Details for an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

View Dynamic Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Set Maintenance Window for Dynamic Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Set up a Trial an Dynamic Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Create a Local Trial Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Upload the Software Package and Create a Trial Software Update Package . . . . . . . . 168

Promote the Trial Software Update Package to Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Delete the Trial Software Update Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Dynamic Software Updates for Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

View Software Updates for Polycom Touch Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Upload Peripheral Software Updates to the RealPresence Resource Manager System 171

Configure Peripheral Updates for Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Configure Peripheral Updates for Trial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Using Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Setting Up Dynamic Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Types of Dynamic Endpoint Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Working with Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Create a New Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Edit a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Reset a Default Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Edit a Default Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Reset a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Clone a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

Delete a Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

Network Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 9

Available Settings for a Network Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Admin Config Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

Available Settings for Admin Config Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

Creating Dynamic Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Activating Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Prioritizing Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Using Rule Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Working with Provisioning Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Add a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Name the Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Activate the Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Add a condition(s) to a provisioning rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Associate Provisioning Profiles with a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

View Details of a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Edit the Priority of a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Clone a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

De-activating a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Edit a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Delete a Provisioning Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Dynamically Managing Endpoint Naming Schemes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Using Custom Active Directory Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Find the Attribute Name to Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Active Directory Global Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Define an E.164 Address Scheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Define a System Naming Scheme and H.323 Alias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Auto-Generate SIP URIs for Dynamically-Managed Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Using Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

How Bundled Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Considerations for Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Download a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

View the List of Bundled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Edit a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Re-associate Devices with a Different Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Delete a Bundled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Settings included in a Bundled Provisioning Profile for an HDX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Settings included in a Bundled Provisioning Profile for a RealPresence Group System and Real-

Presence Immersive Studio System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 10

Using Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Understanding Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Implementing Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Using Access Control Lists in a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Working with Access Control Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Add a New Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Edit an Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Delete an Access Control List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Dynamic Provisioning of Endpoints for SIP Server Integration . . . . . . . . . . . . 227

SIP Provisioning Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

SIP Server Authentication Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Provisioning Endpoints with SIP Server Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Create Authentication Information for SIP Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Import SIP URI Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Edit SIP URI Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Provision SIP Settings for SIP Server Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Provision Group for Microsoft Lync or Microsoft Office Communications Server Integration .

231

Microsoft Directory Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Dynamically Managing a RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . 233

Dynamically Managing a Polycom RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . 233

Create a Site for the RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

Create a RPAD Server Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

Create a Network Provisioning Profile for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

Optionally, create an Admin Config Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

Create a Provisioning Rule and Associate it with All Related Profiles . . . . . . . . . . . . . . 234

Create a User Account for the RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . 235

Available Settings for a RPAD Server Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

Audio Endpoint Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Managing Audio Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Supported Phones and Call Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Audio Provisioning Architecture and Set Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Configure Your Cisco Unified Communications Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Start the Cisco AXL Web Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Create a User for the RealPresence Resource Manager Integration . . . . . . . . . . . . . . . 240

Create the Access Control Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 11

Assign AXL role to the Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Create the User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Working with Audio Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Available Profile Settings for Audio Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Create an Audio Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Edit an Audio Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Delete an Audio Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Reset a Default Audio Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Reset an Audio Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Clone an Audio Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Working with Audio Endpoint Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Supported Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Upload the Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Set an Software Update Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Configure Your Audio Management Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Integrate with a Cisco Unified Communications Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Add a Cisco Unified Communications Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Synchronize with the Cisco Unified Communication Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Network Device Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Understanding Network Device Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Overview of Network Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Monitoring Network Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Actions in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Managing MCU Bridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

MCU View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

View Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Add an MCU Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Direct Conference Scheduling Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Edit an MCU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

Delete an MCU Bridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

View Bridge Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

View MCU Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

View MCU Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

View MCU Ports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

View MCU Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

View MCU Entry Queues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 12

View Bridge Gateway Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

MCU Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

MCU H.320 Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

MCU H.323 & SIP Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

MCU Resources—Polycom RMX Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

MCU Resources—Polycom MGC Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

MCU Device Summary Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

Integrate with a Polycom RealPResence DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Using a RealPresence DMA System with RealPresence Resource Manager System . . . . . 266

NTP Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

MCU Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Conference Types Supported By the RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

DMA Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Multi-Tenancy Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Considerations for Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Scheduling Capacity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Working with a Polycom RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

DMA View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Add a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Edit a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

Delete a RealPresence DMA system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

Managing DMA Pool Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

View Details of a RealPresence DMA system Pool Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Associate a RealPresence DMA system Pool Order with an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Working with Endpoints Synchronized from a RealPresence DMA System . . . . . . . . . . . . . 272

Monitor RealPresence DMA-Synchronized Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Schedule RealPresence DMA-Synchronized Endpoints in Conferences . . . . . . . . . . . . 274

License DMA-Synchronized H.323 Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Threshold for Stopping Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Threshold for Deleting Inactive Synchronized H.323 Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Managing Border Controllers and Firewalls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Managing Polycom VBP Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

VBP View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Add a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Edit a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Delete a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Identify Endpoints Using the Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 13

Dynamically Managing a Polycom RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . 277

Manually Add a RealPresence Access Director System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Managing SBC Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Add a SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Edit an SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Delete an SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Identify Endpoints Using the SBC Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

User Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Understanding Users, Groups, and Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Working with Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Assign Roles to Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Working with Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

Local Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

Prepare to Use Active Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

Working with Management Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Understanding User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Default System Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Scheduler Roles, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Operator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

Device Administrator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Auditor Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Administrator Role, Responsibilities, and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Customized Roles and Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Managing Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Manage Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Search for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

View User Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Add a Local User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Edit a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

View Role Information for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Delete Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Clear Orphan Active Directory Users/Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Enable/Disable Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Unlock a User Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 14

Import Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

Create a CSV File Containing the User Information You Need . . . . . . . . . . . . . . . . 300

Import the CSV File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Review the Import Details File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Updating Users by Import . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Add Machine Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Add a Machine Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Edit a Machine Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Manage Dial String Reservations for Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Exporting User Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Importing User Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

SIP Format: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

H323 Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Manage Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Add a Local Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Import Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Edit a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Delete a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Manage User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Assign Users Roles and Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

View the List of User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Add a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Edit Permissions for a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Delete a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

View the Groups and Users Associated with a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Assign Users to Manage an Area(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

Manage System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Guest Book Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

User Menu and Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Add a Guest to the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Edit a Guest in the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Delete a Guest from the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Manage Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Add a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Edit a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Delete a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Managing Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Local and Enterprise Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

View the Rooms List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 15

Add a Local Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322

Add an Enterprise Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Edit a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Delete a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

System Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Setting Up the RealPresence Resource Manager System . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Edit the System Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Edit the Redundant Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Edit the System Time Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

View Current System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Appliance Editions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Add System Licenses for an Appliance Edition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Request a Software License File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Update the License File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Add System Licenses for a Virtual Edition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Reclaim Polycom CMA Desktop and RealPresence Software Client Licenses . . . . . . . . . . 334

Add or Remove a System Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

Add or Remove a Polycom CMA Desktop Custom Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Edit the System E-mail Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Securing the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Configure Security Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Configure TLS Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Change the System User Interface Timeout and Number of Sessions . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Give Enterprise Users Default Scheduler Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Change the Message for Enterprise Users without a Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Control Remote Connections to the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Edit Log In Banners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Automatic Registration Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Support HTTPs for Cisco Endpoint Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Set Common Passwords for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Disable Common Password for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Set Local Account Lockout and Timeout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Set Local Password Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Configure a Whitelist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Change Database Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Edit SNMP Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 16

Managing Security Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

Configuring RealPresence Resource Manager to Use Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

Accepted Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

Installing Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Create a Certificate Signing Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Install a Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Remove a Certificate from the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Regenerate a Default Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

Revert to Legacy VVX Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

View Certificates and Certificate Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

View the Expiration Dates for Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Configure OCSP Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Migrating Certificate Settings when Upgrading to 8.3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

Understanding System Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

System Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Dashboard Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Dashboard Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

System Administration Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Setting Up Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Site Topology Set Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Managing Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

View the Graphical Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

View the Sites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Add a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

View Site Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

Assign Locations to a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

Edit Site Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Delete a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Managing Site Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

View the Site Links List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Add a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Edit a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Delete a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Managing Site-to-Site Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

View the Site-to-Site Exclusion List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Add a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Edit a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Delete a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 17

Territories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

View the Territory List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Add a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Edit a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Delete a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Multi-tenancy Considerations for Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

View the List of Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Add a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Edit a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

Delete a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

Understanding Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Direct Conferences vs. Pooled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Direct Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Standalone Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Considerations for Polycom MGC Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Linked Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Direct Conference Template Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Direct Conference Template Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Pooled (DMA) Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

DMA System Conference Templates for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Establish Naming Conventions for DMA System Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Anytime Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Considerations for Anytime Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Configure Auto-Terminate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Initiate Conference Dial-out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Setting Up Direct Conference Templates and Conference Settings . . . . . . . . 391

View the Direct Conference Templates List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Add a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Edit a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Delete a Direct Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Set Direct Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Specify Direct Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Disable Conference Time Warning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Automatically Include Conference Creator in Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Overbooking Dial-in Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Set the Conference and Chairperson Passcode Length . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Customize Text to E-mail Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 18

Add Customized Text to Conference E-mail Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Edit Customized Text in E-mail Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Delete Customized Text in E-mail Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Integrate with an Enterprise Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Enterprise Directory Supported Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Single Forest Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Multiple Domains within a Single Forest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Universal Group Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Read-only Enterprise Directory Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

How Global Catalog Searches Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Use the Base DN to Manage Enterprise Directory Searches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Examples of Base DN Filter Expressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Examples of Base DN Exclusion Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Examples of Advanced Base DN Exclusion Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

RealPresence Resource Manager System and Windows Authentication . . . . . . . . . . . . . . . 403

Managing Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Integrate with Enterprise Directory Server Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Create the RealPresence Resource Manager System Service Account . . . . . . . . . 405

Create the RealPresence Resource Manager System Computer Account . . . . . . . 406

Enable Integration with the Enterprise Directory Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Allow Delegated Authentication to Enterprise Directory Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Endpoint Directory and Directory Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Remove or Include Dynamically-Managed Endpoints in the Global Address Book . . . . 410

Remove or Include Guest Book Entries in the Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Allow Local Users to View Enterprise Directory Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Support LifeSize Endpoints in Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Modify Directory Listings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Configure LDAP Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Set Up the Global Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

View the Global Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Set or Change the GAB Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Using Multiple Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Multiple Address Books Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

How Multiple Address Books Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Address Book Considerations for Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

View the Address Book List and Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Add an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 19

Edit an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

Assign Address Books to Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Viewing the Address Book a User is Assigned To . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Delete an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Change Address Book Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Set the Default Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Copy an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Configuring Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Planning For Multi-Tenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Working within a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

User Roles within a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

System Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

Area Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

Area Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Area Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Area User Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

Area Users, Rooms and Associated Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

Area Conference Guests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

Using the Common Pool in a Multi-Tenancy Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

Area Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428

Configure Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428

Enable Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Create Areas for Tenants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Set up Area Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Manage the Area with System Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Manage the Area with Area Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Assign Resources to an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Can Belong to One or No Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Can Belong to One or More Areas (or no Area) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Add Users to An Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Configure Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

Associating Billing Codes with Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

Adding a New Billing Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Edit a Billing Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Deleting a Billing Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Associating a Billing Code with a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Viewing Billing Code Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Operations Guide Contents

Polycom, Inc. 20

Managing Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

Add an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

Edit an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

View All Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435

View Information for a Specific Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435

Removing an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Moving the Contents of an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Deleting an Area and its Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Disabling the Areas Feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Customize the Area Logos (system and CMA Desktop) for the Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

System Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

System Management and Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Management and Maintenance Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Administrator Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Administrative Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Auditor Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

Auditor Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

Recommended Regular Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

System Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

System Redundancy Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

How Redundancy Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

Configuration Considerations for Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444

Interoperability Considerations for Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

Local versus Geographic Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

Managing a Redundant System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

Manually Failover to a Redundant Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

Track System Failovers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446

Discontinue Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446

Local System Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448

Optional: Perform a System Backup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448

Ensure the Servers Can Communicate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448

Perform Network Configuration on Both Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

Configure the System for Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

License a Redundant System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450

Provisioning Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450

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