Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 User guide

5.5 | May 2011 | 3725-77601-001E

Polycom

®

CMA

™

System

Operations Guide

Polycom, Inc.

4750 Willow Road

Pleasanton, CA 94588-2708

USA

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page for the Polycom CMA system.

Contents

Polycom, Inc. iii

Contents

1 Polycom

®

CMA

™

System Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Scheduling Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Features and Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Polycom CMA System Models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Minimum System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Other Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Log Into the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

General Scheduling Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Scheduling Participants and Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Bridge Selection and Cascading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Bridge Scheduling and Reassignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Working in the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Polycom CMA System Site Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Polycom CMA System Views, Roles, and Permissions . . . . . . . . . . . . . 8

Field Input Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Filter and Search a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Managing Bandwidth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Change Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Log Out of the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2 Polycom

®

CMA

™

System Configuration . . . . . . . . . . . . . . . 15

Add DNS SRV Record for Polycom CMA System Services . . . . . . . . . . . . 15

Configure the Connection to the External Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Configure the Connection to an External Enterprise Directory . . . . . . . . . 16

Configure Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Set Up Video Call Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Set Up Automatic Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Set Up Automatic Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Set Up Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Set Up Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Set Up a Certificate for the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Distribute Polycom Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Polycom CMA System Operations Guide

iv Polycom, Inc.

3 Conference Scheduling Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Conference Menu and Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Conference Views—Future and Ongoing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Conference States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Context-Sensitive Conference Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

User Menu and Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Context-Sensitive Guest Book Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Add a Guest to the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Edit a Guest in the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Delete a Guest from the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

4 Conference Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Add/Schedule a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Edit a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Copy a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Edit a Participant’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Edit a Room’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

View Scheduling Information for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Manage an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Add Additional Participants to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Add a Room to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

View the Video of a Participant in an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . 49

Join an Active Conference (Operator Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Add a Participant from a Favorites List to an Active Conference (Operator

Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Add/Save a Participant to a Favorites List (Operator Only) . . . . . . . . . . . 51

Manage a Participant’s Endpoint During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . 51

View a Participant’s Details During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Terminate an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Delete a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

5 Advanced Scheduling Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Edit Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Select a Bridge for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Create a Cascaded Conference Across Multiple Bridges . . . . . . . . . . . . . . . 62

6 Conference and Participant Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Conference Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Conference Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Contents

Polycom, Inc. v

Conference Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Bridge (MCU) Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Participants List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Participant Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Participant Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

7 Endpoint Management Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Endpoint Menu, Views, and Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Endpoint List in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Commands in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Peripherals View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Endpoint List in the Peripherals Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . 79

Commands in the Peripheral View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Automatic Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Endpoint List in the Automatic Provisioning View . . . . . . . . . . . . 80

Commands in the Automatic Provisioning View . . . . . . . . . . . . . 81

Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Endpoint List in the Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . 82

Commands in the Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . 83

Automatic Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Endpoint List in the Automatic Software Update View . . . . . . . . 84

Commands in the Automatic Software Update View . . . . . . . . . . 84

Scheduled Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Endpoint List in the Scheduled Software Update View . . . . . . . . 85

Scheduled Software Update View Commands . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Endpoint Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Endpoint Configuration/Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Automatic Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

How Automatic Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Automatic Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Profile Order and Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

How Scheduled Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Provisioning of Selected LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Endpoint Gatekeeper Registration Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Endpoint Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Automatic Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

How Automatic Software Update Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

Automatic Software Update Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

Automatic Software Update Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

Peripheral Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Polycom CMA System Operations Guide

vi Polycom, Inc.

Scheduled Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Endpoint Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

8 Endpoint Installation, Integration, and Management

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Identify CMA System Functions to Implement . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Install the Endpoints and CMA System on the Network . . . . . . . . . . 146

Evaluate Password Options (Optional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Register Endpoints with the CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Register Endpoints with the CMA System Gatekeeper . . . . . . . . 147

Manually Add Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Configure Endpoints with Directory Information . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Manage Endpoints Integrated the Polycom CMA System . . . . . . . . . 148

Configure Endpoints Using Provisioning Profiles (Optional) . . 149

Update Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

9 Endpoint Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Endpoint Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

View Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Add an Endpoint or Find an Endpoint on the Network . . . . . . . . . . 156

Edit an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Delete an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

View an Endpoint’s Video Feed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Clear an Endpoint Help Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Send a Message to an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Reboot an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Associate a User with an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Search for Endpoints in a Range of IP Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Considerations for Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Enable TANDBERG Endpoints Global Address Book Access . . 161

Command and Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Scheduled Provisioning of Selected TANDBERG Endpoints . . . 163

Scheduled Provisioning of Selected Endpoints . . . . . . . . . . . . . . 163

Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

View Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Peripheral View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Delete Peripheral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Display Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Contents

Polycom, Inc. vii

10 Endpoint Provisioning Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Automatic Provisioning Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

View the Automatic Provisioning List and Details . . . . . . . . . . . . . . . 168

Add an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Edit an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Edit the Profile Order for an Automatic Provisioning Profile . . . . . . 169

Clone an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Delete an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Scheduled Provisioning Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

View the Scheduled Provisioning List and Details . . . . . . . . . . . . . . . 170

Add a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Edit a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Clone a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Delete a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Schedule an Endpoint for Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Check the Status of a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Clear the Status of Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Cancel a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

11 Endpoint Software Update Operations . . . . . . . . . . . . . . . 175

Automatic Software Update Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

View Automatic Software Update Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

View Automatic Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Set Maintenance Window for Automatic Software Updates . . . . . . . 177

Implement Automatic Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . 177

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . 178

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Request Update Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Upload the Software Package and Create a Software Update

Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

Set an Automatic Software Update Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Trial a Software Update Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Create a Local Trial Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Upload the Software Package and Create a Trial Software Update

Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

Promote the Trial Software Update Package to Production . . . . 183

Delete the Trial Software Update Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

View and Implement Software Updates for Peripherals . . . . . . . . . . 184

View Software Updates for Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Upload Peripheral Software Updates to the CMA Web Server . 186

Configure Peripheral Updates for Production . . . . . . . . . . . . . . . 186

Configure Peripheral Updates for Trial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

Polycom CMA System Operations Guide

viii Polycom, Inc.

Scheduled Software Update Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

View Scheduled Software Update Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

View List of Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Implement Scheduled Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . 190

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . 190

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Request Update Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

Upload the Software Package and Create a Software Update

Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Schedule the Software Update for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Cancel Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

12 Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Device Summary Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Device Status Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Call Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Device Alerts Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Provisioning Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Software Update Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

13 Network Device Management Overview . . . . . . . . . . . . . 205

Network Device Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Network Device Menu, Views, and Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Network Device List in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Commands in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

VBP View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

MCU View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

DMA View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Device Gatekeeper Registration Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Cascading MCUs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Configuring Cascading on a Polycom MGC MCU . . . . . . . . . . . . . . . 211

Configuring Cascading on a Polycom RMX MCU . . . . . . . . . . . . . . . 212

Polycom RMX Systems in Secure Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

14 MCU Bridge Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . 213

View Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Add an MCU Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

Edit an MCU Bridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

Enable Cascading Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

Contents

Polycom, Inc. ix

Delete an MCU Bridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

View Bridge Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

View Bridge Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

View Bridge Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

View Bridge Ports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

View Bridge Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

View Bridge Entry Queues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

View Bridge Gateway Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

15 Management Operations for Other Network Devices . . . . 225

Polycom VBP Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Add a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Copy the Polycom CMA System Certificate to a Polycom VBP

Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Edit a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Delete a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Identify Endpoints Using the Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . 227

Polycom DMA Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Add Polycom DMA System Nodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Add a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Edit a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Delete a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

16 MCU Bridge Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

MCU H.320 Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

MCU H.323 Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

MCU Gateway Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

MCU Resources—Polycom MGC Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

MCU Resources—Polycom RMX Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

17 Users and Groups Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

Groups, Users, and User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Local Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Polycom CMA System Operations Guide

x Polycom, Inc.

Scheduler Role, Permissions, and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Operator Role, Permissions, and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Administrator Role, Permissions, and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Device Associations and Presence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

User Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

18 User Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Manage Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Search for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Add a Local User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Edit a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

View Permissions for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Delete a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Manage Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Add a Local Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Import Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Edit a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Delete a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Manage User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Assign Users Roles and Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

View the List of User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Add a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Edit Permissions for a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Delete a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

View the Groups and Users Associated with a User Role . . . . . . . . . 253

Manage Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Add a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Edit a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Delete a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

19 System Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Site Statistics Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Site Link Statistics Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

IP Call Detail Records Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Call Detail Record Report Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

Modify the CDR Retention Period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

Schedule Weekly Archives of the CDR Report . . . . . . . . . . . . . . . 262

Endpoint Usage Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

Conference Usage Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Conference Type Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Contents

Polycom, Inc. xi

Gatekeeper Message Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

View and Export the Gatekeeper Message Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Define Log Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

Clear Events from the Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

Pause and Restart Logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

View and Export System Log Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Change the System Log Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Call Detail Record Report Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

20 System Administration Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Polycom CMA System Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Dashboard Command Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Dashboard Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

System Administration Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

21 Conference Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

22 Conference Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

View the Conference Templates List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Add a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

Delete a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Set Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Disable Conference Auto-Launch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Disable Conference Time Warning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Overbooking Dial-in Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Add Customized Text to Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Edit Customized Text in Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Delete Customized Text in Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

23 Room Overview and Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Local and Enterprise Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

View the Rooms List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Add a Local Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Add an Enterprise Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

Edit a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Delete a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Polycom CMA System Operations Guide

xii Polycom, Inc.

24 Directory Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

View the Global Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Set or Change the GAB Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

25 Area Overview and Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Areas Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

How Areas Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Area Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

View Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Create Area Administrator Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Enable, Configure, and Customize Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Add Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

Assign Devices to Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

Associate Users with Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Change Area Association for Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Delete an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

26 Polycom CMA System Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . 321

Server Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Polycom CMA System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322

Polycom CMA System Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Polycom CMA System Site Topology and Dial Plan Set Up . . . . . . . . . . . 324

Sites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Add/Edit Site Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Site Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Add/Edit Site Link Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Site-to-Site Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Territories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Add/Edit Territory Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Add/Edit Network Cloud Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Polycom CMA System Gatekeeper Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

Default, Redundant, Alternate, and Neighboring Gatekeepers . . . . 334

Default Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

Redundant Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

Alternate Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Device Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Routing Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Direct Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Routed Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Contents

Polycom, Inc. xiii

Polycom CMA System Integration with Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . 338

Standard Polycom CMA System and Reserved Conferencing . . . . . 338

Polycom Conferencing for Microsoft Outlook, Reservationless

Conferencing, and Calendaring Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Polycom CMA System Integration with Microsoft Lync Server 2010 or

Microsoft Office Communications Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Endpoint Directory and Directory Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

27 Server Setting Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Edit the Polycom CMA System Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Edit the Polycom CMA System Time Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Integrate with Microsoft Exchange Server for Calendaring

Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Associate Sites with Microsoft Exchange Servers . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Assign Calendaring Settings to Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . 346

Provision the Exchange Mailbox for Calendaring Service-enabled

Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

Integrate with Microsoft Lync Server 2010 or Microsoft Office

Communications Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Provision Integration with Microsoft Lync or Office Communications

Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Provision Domain User Name for Microsoft Lync or Microsoft Office

Communications Server Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

View Current Polycom CMA System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Add Polycom CMA System Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Request a Software Activation Key Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Enter the Polycom CMA System Activation Key . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Reclaim Polycom CMA Desktop Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Delete Polycom CMA System Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Add or Remove a Polycom CMA System Custom Logo . . . . . . . . . . . . . . 352

Add or Remove a Polycom CMA Desktop Custom Logo . . . . . . . . . . . . . 353

Edit the Polycom CMA System Email Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

28 Polycom CMA System SNMP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

SNMP Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Polycom CMA System SNMP Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

Enable SNMP Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

Edit the SNMP Settings for a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . 357

Add an SNMP Notification Receiver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Download Polycom CMA System MIB Package . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Change the SNMP Communication Port . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Polycom CMA System Operations Guide

xiv Polycom, Inc.

29 Database Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Overview of the Polycom CMA System Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Internal Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

External Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Database Restoration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Database Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Integrate a Polycom CMA System to an External Database . . . . . . . 366

Revert a Polycom CMA System to its Internal Database . . . . . . . . . . 366

Manually Backup a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Connect to the Polycom CMA System Serial Console . . . . . . . . . 367

Backup the Polycom CMA System Internal Databases . . . . . . . . 367

Copy the Polycom CMA System Database Backup Files . . . . . . 368

Restore the Polycom CMA System Internal Databases . . . . . . . . . . . 370

Reformat the Existing Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

30 Directory Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Directory Management Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Directory Management Supported Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Multiple Forests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Multiple Domains . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Viable options: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

How Global Catalog Searches Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

Accounts Required for the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . 377

Polycom CMA System Service Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Polycom CMA System Computer Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Understanding Base DN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Understanding Exclusion Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Polycom CMA System and Windows Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Generating E.164 Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Polycom CMA Desktop Clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Polycom HDX Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Polycom VVX Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Directory Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Integrate with LDAP Server Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Create the Polycom CMA System Service Account . . . . . . . . . . . 383

Create the Polycom CMA System Computer Account . . . . . . . . 384

Enable Integration with the LDAP Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

Enable Single Sign On Integrated Windows Authentication . . . . . . . 386

Contents

Polycom, Inc. xv

Remove or Include Dynamically-Managed Devices in the Global

Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Remove or Include Guest Book Entries in the Directory . . . . . . . . . . 387

31 Polycom CMA System Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Polycom CMA 5000 System Redundancy Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

How Redundancy Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Redundant Configuration System Administration . . . . . . . . . . . . . . . 392

Implement a Redundant Polycom CMA 5000 System . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Configure the External Database for Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . 394

Set the Virtual IP Address for the Redundant System . . . . . . . . . . . . 394

License a Redundant Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Failover to a Redundant Polycom CMA 5000 System Server . . . . . . . . . . 396

Discontinue Redundancy on a Polycom CMA 5000 System

Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

32 Gatekeeper Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Gatekeeper Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Primary Gatekeeper Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Edit the Primary Gatekeeper Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Configure Prefixed Based Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Alternate Gatekeeper Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Add an Alternate Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Edit the Alternate Gatekeeper Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Remove the Alternate Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Neighboring Gatekeeper Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

View Neighboring Gatekeepers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Add a Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Edit a Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Delete a Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

33 Dial Plan Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Site Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

View the Graphical Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

View the Sites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Add a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

View Site Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Assign Locations to a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Edit Site Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Edit Site Provisioning Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Polycom CMA System Operations Guide

xvi Polycom, Inc.

Delete a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Site Link Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

View the Site Links List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

Add a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

Edit a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

Delete a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

Site-to-Site Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

View the Site-to-Site Exclusion List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

Add a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Edit a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Delete a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Territories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

View the Territory List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Add a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Edit a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Delete a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

View the List of Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Add a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Edit a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Delete a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Dial Plan Service Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

View the Services List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Add a Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Edit a Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

Delete a Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

Dial Rule Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Default Dial Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

Parts of a Dial Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

Pattern Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

Routing Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435

Examples of Custom Dial Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435

View the Dial Rules List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Add a Dial Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Enable or Disable Dialing Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Edit a Dial Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

Least-Cost Routing Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

How Least-Cost Routing Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Example of Least-Cost Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

LCR Tables for Three Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Call Scenario One . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

Contents

Polycom, Inc. xvii

Call Scenario Two . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

Determining Area Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

Determining Country Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

Determining the Weighted Cost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

View the Least Cost Routing Tables List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

Add a Least Cost Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

Edit a Least Cost Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

Delete a Least Cost Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444

34 Management & Security Operations . . . . . . . . . . . . . . . . 445

Update the Polycom CMA Server Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

Edit Certificate Settings to Implement HTTPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446

Generate a Certificate Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447

Upload a Private Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448

Upload a Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448

Edit the HTTPS Security Setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

Revert to the Default Key and Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

Configure Client Systems to Accept HTTPS Certificate . . . . . . . . . . . . . . 450

Change the Polycom CMA System User Interface Timeout . . . . . . . . . . . 451

Give Enterprise Users Default Scheduler Permissions for the

Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

Change the Message for Enterprise Users without Permissions . . . . . . . 452

Automatic Registration Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452

Set Common Passwords for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453

Disable Common Password for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454

35 Remote Alert Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455

Set Up Remote Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455

Set Up Polycom CMA System-generated Email Account . . . . . . . . . 456

Enable Polycom CMA System Remote Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456

Set Polycom CMA System Remote Alert Level Settings . . . . . . . . . . 457

Set Endpoint Alert Level Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458

Add a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460

Associate a Remote Alert Profile With a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462

Edit a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462

Disable a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463

Delete a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463

Disable Polycom CMA System Remote Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463

Polycom CMA System Operations Guide

xviii Polycom, Inc.

36 System Backup and Recovery Operations . . . . . . . . . . . . . 465

Recovery Operations - Reset First Time Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465

Restart or Shut Down a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466

Emergency Shutdown of a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467

Disaster Recovery - Restore to Factory Default Image . . . . . . . . . . . . . . . . 467

37 System Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469

Troubleshooting Utilities Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469

Troubleshooting Specific Types of Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470

Registration Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470

Point-to-Point Calling Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473

MCU and Gateway Dialing Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . 474

Conference On Demand Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . 475

Gatekeeper Cause Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475

A System Security and Port Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477

Port Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477

Open Inbound Ports on the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477

Outbound Ports Used by the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . 478

B Polycom CMA System MIB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481

C System Field Input Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611

Polycom, Inc. 1

1

Polycom

®

CMA

™

System Overview

This chapter provides an overview of the Polycom

®

Converged Management

Application™ (CMA™) system and includes these topics:

• Scheduling Overview

• Features and Capabilities

• Minimum System Requirements

• Other Requirements

• Log Into the Polycom CMA System

• General Scheduling Information

— Scheduling Participants and Endpoints

— Bridge Selection and Cascading

— Bridge Scheduling and Reassignment

• Working in the Polycom CMA System

— Polycom CMA System Site Map

— Polycom CMA System Views, Roles, and Permissions

— Field Input Requirements

— Filter and Search a List

— Managing Bandwidth

• Change Password

• Log Out of the Polycom CMA System

Polycom CMA System Operations Guide

2 Polycom, Inc.

Scheduling Overview

The CMA system allows users with basic of advanced Scheduler Permissions

to schedule conferences from their desktops.

Using the simple CMA system Web Scheduler interface, schedulers can create

one-time or recurring conferences in a manner similar to their favorite

calendar application. Or schedulers with the Microsoft Outlook® or IBM®

Lotus Notes® can use the Polycom Scheduling Plugins to schedule

conferences.

Features and Capabilities

The CMA system is an integrated scheduling and device management

platform for video conferencing that can include these features:

• The Polycom

®

Converged Management Application

™

(CMA

™

) Desktop

client—an easy-to-use video and audio conferencing application that lets

your users see and hear the people they call on their desktop system.

• Automatic device provisioning for dynamically-managed Polycom CMA

Desktop clients and Polycom HDX systems

• Scheduled device provisioning for standardly-managed and legacy

devices

• Automatic device softupdates for dynamically-managed Polycom CMA

Desktop clients and Polycom HDX systems

• Scheduled device softupdates for standardly-managed and legacy devices

• On-demand conferencing using embedded MCUs or external MCUs

• Conference scheduling via the Polycom CMA system Web Scheduler or

the optional Polycom Scheduling Plugins for Microsoft

®

Outlook

®

or

IBM

®

Lotus

®

Notes

®

• Advanced routing to distribute audio and video calls across multiple

media servers (MCUs), creating a single seamless resource pool

• Firewall management capabilities which enable videoconferencing across

firewalls

• Gatekeeper, alternate, and neighboring gatekeeper functionality

• Access to global user and room directories for on-demand and scheduled

calls. Directory services include:

— Presence and contact list functionality for dynamically-managed

devices like Polycom CMA Desktop clients and Polycom HDX

systems

— Global Address Book functionality for standardly-managed devices

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Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 User guide

Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 User guide

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