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Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000

Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 User guide

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5.5 | May 2011 | 3725-77601-001E
Polycom
®
CMA
™
System
Operations Guide
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ii
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Contents
Polycom, Inc. iii
Contents
1 Polycom
®
CMA
™
System Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Scheduling Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Features and Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Polycom CMA System Models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Minimum System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Other Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Log Into the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
General Scheduling Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Scheduling Participants and Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Bridge Selection and Cascading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Bridge Scheduling and Reassignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Working in the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Polycom CMA System Site Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Polycom CMA System Views, Roles, and Permissions . . . . . . . . . . . . . 8
Field Input Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Filter and Search a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Managing Bandwidth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Change Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Log Out of the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2 Polycom
®
CMA
™
System Configuration . . . . . . . . . . . . . . . 15
Add DNS SRV Record for Polycom CMA System Services . . . . . . . . . . . . 15
Configure the Connection to the External Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Configure the Connection to an External Enterprise Directory . . . . . . . . . 16
Configure Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Set Up Video Call Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Set Up Automatic Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Set Up Automatic Software Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Set Up Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Set Up Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Set Up a Certificate for the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Distribute Polycom Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Polycom CMA System Operations Guide
iv Polycom, Inc.
3 Conference Scheduling Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Conference Menu and Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Conference Views—Future and Ongoing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Conference States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Context-Sensitive Conference Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
User Menu and Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Context-Sensitive Guest Book Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Add a Guest to the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Edit a Guest in the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Delete a Guest from the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4 Conference Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Add/Schedule a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Edit a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Copy a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Edit a Participant’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Edit a Room’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
View Scheduling Information for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Manage an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Add Additional Participants to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Add a Room to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
View the Video of a Participant in an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . 49
Join an Active Conference (Operator Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Add a Participant from a Favorites List to an Active Conference (Operator
Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Add/Save a Participant to a Favorites List (Operator Only) . . . . . . . . . . . 51
Manage a Participant’s Endpoint During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . 51
View a Participant’s Details During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Terminate an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Delete a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
5 Advanced Scheduling Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Edit Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Select a Bridge for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Create a Cascaded Conference Across Multiple Bridges . . . . . . . . . . . . . . . 62
6 Conference and Participant Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Conference Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Conference Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Contents
Polycom, Inc. v
Conference Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Bridge (MCU) Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Participants List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Participant Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Participant Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
7 Endpoint Management Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Endpoint Menu, Views, and Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Endpoint List in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Commands in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Peripherals View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Endpoint List in the Peripherals Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . 79
Commands in the Peripheral View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Automatic Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Endpoint List in the Automatic Provisioning View . . . . . . . . . . . . 80
Commands in the Automatic Provisioning View . . . . . . . . . . . . . 81
Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Endpoint List in the Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . 82
Commands in the Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . 83
Automatic Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Endpoint List in the Automatic Software Update View . . . . . . . . 84
Commands in the Automatic Software Update View . . . . . . . . . . 84
Scheduled Software Update View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Endpoint List in the Scheduled Software Update View . . . . . . . . 85
Scheduled Software Update View Commands . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Endpoint Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Endpoint Configuration/Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Automatic Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
How Automatic Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Automatic Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Profile Order and Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
How Scheduled Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Provisioning of Selected LifeSize Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Endpoint Gatekeeper Registration Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Endpoint Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Automatic Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
How Automatic Software Update Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Automatic Software Update Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Automatic Software Update Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Peripheral Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Polycom CMA System Operations Guide
vi Polycom, Inc.
Scheduled Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Endpoint Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
8 Endpoint Installation, Integration, and Management
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Identify CMA System Functions to Implement . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Install the Endpoints and CMA System on the Network . . . . . . . . . . 146
Evaluate Password Options (Optional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Register Endpoints with the CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Register Endpoints with the CMA System Gatekeeper . . . . . . . . 147
Manually Add Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Configure Endpoints with Directory Information . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Manage Endpoints Integrated the Polycom CMA System . . . . . . . . . 148
Configure Endpoints Using Provisioning Profiles (Optional) . . 149
Update Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
9 Endpoint Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Endpoint Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
View Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Add an Endpoint or Find an Endpoint on the Network . . . . . . . . . . 156
Edit an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Delete an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
View an Endpoint’s Video Feed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Clear an Endpoint Help Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Send a Message to an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Reboot an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Associate a User with an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Search for Endpoints in a Range of IP Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Considerations for Third-Party Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Enable TANDBERG Endpoints Global Address Book Access . . 161
Command and Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Scheduled Provisioning of Selected TANDBERG Endpoints . . . 163
Scheduled Provisioning of Selected Endpoints . . . . . . . . . . . . . . 163
Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
View Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Peripheral View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Delete Peripheral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Display Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Contents
Polycom, Inc. vii
10 Endpoint Provisioning Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Automatic Provisioning Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
View the Automatic Provisioning List and Details . . . . . . . . . . . . . . . 168
Add an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Edit an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Edit the Profile Order for an Automatic Provisioning Profile . . . . . . 169
Clone an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Delete an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Scheduled Provisioning Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
View the Scheduled Provisioning List and Details . . . . . . . . . . . . . . . 170
Add a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Edit a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Clone a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Delete a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Schedule an Endpoint for Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Check the Status of a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Clear the Status of Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Cancel a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
11 Endpoint Software Update Operations . . . . . . . . . . . . . . . 175
Automatic Software Update Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
View Automatic Software Update Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
View Automatic Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Set Maintenance Window for Automatic Software Updates . . . . . . . 177
Implement Automatic Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . 177
List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . 178
Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Request Update Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Upload the Software Package and Create a Software Update
Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Set an Automatic Software Update Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Trial a Software Update Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Create a Local Trial Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Upload the Software Package and Create a Trial Software Update
Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Promote the Trial Software Update Package to Production . . . . 183
Delete the Trial Software Update Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
View and Implement Software Updates for Peripherals . . . . . . . . . . 184
View Software Updates for Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Upload Peripheral Software Updates to the CMA Web Server . 186
Configure Peripheral Updates for Production . . . . . . . . . . . . . . . 186
Configure Peripheral Updates for Trial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Polycom CMA System Operations Guide
viii Polycom, Inc.
Scheduled Software Update Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
View Scheduled Software Update Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
View List of Software Update Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Implement Scheduled Software Updates for Endpoints . . . . . . . . . . 190
List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . 190
Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Request Update Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Upload the Software Package and Create a Software Update
Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Schedule the Software Update for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Cancel Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
12 Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Device Summary Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Device Status Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Call Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Device Alerts Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Provisioning Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Software Update Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
13 Network Device Management Overview . . . . . . . . . . . . . 205
Network Device Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Network Device Menu, Views, and Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Network Device List in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Commands in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
VBP View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
MCU View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
DMA View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Device Gatekeeper Registration Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Cascading MCUs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Configuring Cascading on a Polycom MGC MCU . . . . . . . . . . . . . . . 211
Configuring Cascading on a Polycom RMX MCU . . . . . . . . . . . . . . . 212
Polycom RMX Systems in Secure Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
14 MCU Bridge Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . 213
View Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Add an MCU Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
Edit an MCU Bridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Enable Cascading Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Contents
Polycom, Inc. ix
Delete an MCU Bridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
View Bridge Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
View Bridge Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
View Bridge Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
View Bridge Ports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
View Bridge Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
View Bridge Entry Queues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
View Bridge Gateway Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
15 Management Operations for Other Network Devices . . . . 225
Polycom VBP Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Add a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Copy the Polycom CMA System Certificate to a Polycom VBP
Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Edit a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Delete a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Identify Endpoints Using the Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . 227
Polycom DMA Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Add Polycom DMA System Nodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Add a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Edit a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Delete a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
16 MCU Bridge Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
MCU H.320 Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
MCU H.323 Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
MCU Gateway Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
MCU Resources—Polycom MGC Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
MCU Resources—Polycom RMX Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
17 Users and Groups Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Groups, Users, and User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Local Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Polycom CMA System Operations Guide
x Polycom, Inc.
Scheduler Role, Permissions, and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Operator Role, Permissions, and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Administrator Role, Permissions, and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Device Associations and Presence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
User Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
18 User Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Manage Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Search for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Add a Local User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Edit a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
View Permissions for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Delete a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Manage Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Add a Local Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Import Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Edit a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Delete a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Manage User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Assign Users Roles and Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
View the List of User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Add a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Edit Permissions for a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Delete a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
View the Groups and Users Associated with a User Role . . . . . . . . . 253
Manage Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Add a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Edit a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Delete a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
19 System Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Site Statistics Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Site Link Statistics Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
IP Call Detail Records Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Call Detail Record Report Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Modify the CDR Retention Period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Schedule Weekly Archives of the CDR Report . . . . . . . . . . . . . . . 262
Endpoint Usage Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Conference Usage Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Conference Type Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Contents
Polycom, Inc. xi
Gatekeeper Message Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
View and Export the Gatekeeper Message Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Define Log Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Clear Events from the Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Pause and Restart Logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
View and Export System Log Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Change the System Log Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Call Detail Record Report Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
20 System Administration Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Polycom CMA System Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Dashboard Command Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Dashboard Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
System Administration Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
21 Conference Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
22 Conference Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
View the Conference Templates List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Add a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Delete a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Set Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Disable Conference Auto-Launch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Disable Conference Time Warning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Overbooking Dial-in Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Add Customized Text to Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Edit Customized Text in Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Delete Customized Text in Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
23 Room Overview and Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Local and Enterprise Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
View the Rooms List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Add a Local Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Add an Enterprise Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Edit a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Delete a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Polycom CMA System Operations Guide
xii Polycom, Inc.
24 Directory Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
View the Global Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
Set or Change the GAB Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
25 Area Overview and Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Areas Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
How Areas Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Area Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
View Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Create Area Administrator Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Enable, Configure, and Customize Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Add Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Assign Devices to Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Associate Users with Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Change Area Association for Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Delete an Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
26 Polycom CMA System Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . 321
Server Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Polycom CMA System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Polycom CMA System Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
Polycom CMA System Site Topology and Dial Plan Set Up . . . . . . . . . . . 324
Sites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Add/Edit Site Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Site Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Add/Edit Site Link Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Site-to-Site Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Territories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Add/Edit Territory Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Add/Edit Network Cloud Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Polycom CMA System Gatekeeper Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Default, Redundant, Alternate, and Neighboring Gatekeepers . . . . 334
Default Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Redundant Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Alternate Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Device Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Routing Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Direct Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Routed Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
Contents
Polycom, Inc. xiii
Polycom CMA System Integration with Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . 338
Standard Polycom CMA System and Reserved Conferencing . . . . . 338
Polycom Conferencing for Microsoft Outlook, Reservationless
Conferencing, and Calendaring Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338
Polycom CMA System Integration with Microsoft Lync Server 2010 or
Microsoft Office Communications Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Endpoint Directory and Directory Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
27 Server Setting Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Edit the Polycom CMA System Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
Edit the Polycom CMA System Time Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Integrate with Microsoft Exchange Server for Calendaring
Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Associate Sites with Microsoft Exchange Servers . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Assign Calendaring Settings to Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . 346
Provision the Exchange Mailbox for Calendaring Service-enabled
Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
Integrate with Microsoft Lync Server 2010 or Microsoft Office
Communications Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Provision Integration with Microsoft Lync or Office Communications
Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Provision Domain User Name for Microsoft Lync or Microsoft Office
Communications Server Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
View Current Polycom CMA System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Add Polycom CMA System Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Request a Software Activation Key Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Enter the Polycom CMA System Activation Key . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Reclaim Polycom CMA Desktop Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Delete Polycom CMA System Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352
Add or Remove a Polycom CMA System Custom Logo . . . . . . . . . . . . . . 352
Add or Remove a Polycom CMA Desktop Custom Logo . . . . . . . . . . . . . 353
Edit the Polycom CMA System Email Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
28 Polycom CMA System SNMP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
SNMP Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
Polycom CMA System SNMP Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
Enable SNMP Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
Edit the SNMP Settings for a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . 357
Add an SNMP Notification Receiver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Download Polycom CMA System MIB Package . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
Change the SNMP Communication Port . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Polycom CMA System Operations Guide
xiv Polycom, Inc.
29 Database Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363
Overview of the Polycom CMA System Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363
Internal Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
External Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Database Restoration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Database Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Integrate a Polycom CMA System to an External Database . . . . . . . 366
Revert a Polycom CMA System to its Internal Database . . . . . . . . . . 366
Manually Backup a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Connect to the Polycom CMA System Serial Console . . . . . . . . . 367
Backup the Polycom CMA System Internal Databases . . . . . . . . 367
Copy the Polycom CMA System Database Backup Files . . . . . . 368
Restore the Polycom CMA System Internal Databases . . . . . . . . . . . 370
Reformat the Existing Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
30 Directory Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
Directory Management Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
Directory Management Supported Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
Multiple Forests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
Multiple Domains . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
Viable options: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
How Global Catalog Searches Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Accounts Required for the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . 377
Polycom CMA System Service Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
Polycom CMA System Computer Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
Understanding Base DN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
Understanding Exclusion Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Polycom CMA System and Windows Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Generating E.164 Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
Polycom CMA Desktop Clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
Polycom HDX Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
Polycom VVX Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
Directory Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
Integrate with LDAP Server Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
Create the Polycom CMA System Service Account . . . . . . . . . . . 383
Create the Polycom CMA System Computer Account . . . . . . . . 384
Enable Integration with the LDAP Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384
Enable Single Sign On Integrated Windows Authentication . . . . . . . 386
Contents
Polycom, Inc. xv
Remove or Include Dynamically-Managed Devices in the Global
Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Remove or Include Guest Book Entries in the Directory . . . . . . . . . . 387
31 Polycom CMA System Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
Polycom CMA 5000 System Redundancy Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
How Redundancy Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
Redundant Configuration System Administration . . . . . . . . . . . . . . . 392
Implement a Redundant Polycom CMA 5000 System . . . . . . . . . . . . . . . . 392
Configure the External Database for Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . 394
Set the Virtual IP Address for the Redundant System . . . . . . . . . . . . 394
License a Redundant Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Failover to a Redundant Polycom CMA 5000 System Server . . . . . . . . . . 396
Discontinue Redundancy on a Polycom CMA 5000 System
Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
32 Gatekeeper Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Gatekeeper Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Primary Gatekeeper Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
Edit the Primary Gatekeeper Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
Configure Prefixed Based Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402
Alternate Gatekeeper Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Add an Alternate Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Edit the Alternate Gatekeeper Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
Remove the Alternate Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
Neighboring Gatekeeper Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
View Neighboring Gatekeepers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
Add a Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
Edit a Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
Delete a Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406
33 Dial Plan Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
Site Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
View the Graphical Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
View the Sites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
Add a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
View Site Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
Assign Locations to a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
Edit Site Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Edit Site Provisioning Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Polycom CMA System Operations Guide
xvi Polycom, Inc.
Delete a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Site Link Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
View the Site Links List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Add a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Edit a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Delete a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
Site-to-Site Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
View the Site-to-Site Exclusion List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
Add a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Edit a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Delete a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Territories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
View the Territory List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422
Add a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422
Edit a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422
Delete a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
View the List of Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
Add a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
Edit a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Delete a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Dial Plan Service Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
View the Services List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430
Add a Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430
Edit a Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431
Delete a Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431
Dial Rule Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Default Dial Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
Parts of a Dial Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
Pattern Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
Routing Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Examples of Custom Dial Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
View the Dial Rules List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
Add a Dial Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Enable or Disable Dialing Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Edit a Dial Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
Least-Cost Routing Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
How Least-Cost Routing Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
Example of Least-Cost Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
LCR Tables for Three Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
Call Scenario One . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Contents
Polycom, Inc. xvii
Call Scenario Two . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Determining Area Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442
Determining Country Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442
Determining the Weighted Cost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442
View the Least Cost Routing Tables List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Add a Least Cost Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Edit a Least Cost Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Delete a Least Cost Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444
34 Management & Security Operations . . . . . . . . . . . . . . . . 445
Update the Polycom CMA Server Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445
Edit Certificate Settings to Implement HTTPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446
Generate a Certificate Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
Upload a Private Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Upload a Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Edit the HTTPS Security Setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449
Revert to the Default Key and Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449
Configure Client Systems to Accept HTTPS Certificate . . . . . . . . . . . . . . 450
Change the Polycom CMA System User Interface Timeout . . . . . . . . . . . 451
Give Enterprise Users Default Scheduler Permissions for the
Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Change the Message for Enterprise Users without Permissions . . . . . . . 452
Automatic Registration Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452
Set Common Passwords for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453
Disable Common Password for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454
35 Remote Alert Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Set Up Remote Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Set Up Polycom CMA System-generated Email Account . . . . . . . . . 456
Enable Polycom CMA System Remote Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Set Polycom CMA System Remote Alert Level Settings . . . . . . . . . . 457
Set Endpoint Alert Level Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Add a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
Associate a Remote Alert Profile With a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
Edit a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
Disable a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Delete a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Disable Polycom CMA System Remote Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Polycom CMA System Operations Guide
xviii Polycom, Inc.
36 System Backup and Recovery Operations . . . . . . . . . . . . . 465
Recovery Operations - Reset First Time Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
Restart or Shut Down a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
Emergency Shutdown of a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467
Disaster Recovery - Restore to Factory Default Image . . . . . . . . . . . . . . . . 467
37 System Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Troubleshooting Utilities Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Troubleshooting Specific Types of Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Registration Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Point-to-Point Calling Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473
MCU and Gateway Dialing Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . 474
Conference On Demand Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . 475
Gatekeeper Cause Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475
A System Security and Port Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
Port Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
Open Inbound Ports on the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
Outbound Ports Used by the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
B Polycom CMA System MIB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
C System Field Input Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611
Polycom, Inc. 1
1
Polycom
®
CMA
™
System Overview
This chapter provides an overview of the Polycom
®
Converged Management
Application™ (CMA™) system and includes these topics:
• Scheduling Overview
• Features and Capabilities
• Minimum System Requirements
• Other Requirements
• Log Into the Polycom CMA System
• General Scheduling Information
— Scheduling Participants and Endpoints
— Bridge Selection and Cascading
— Bridge Scheduling and Reassignment
• Working in the Polycom CMA System
— Polycom CMA System Site Map
— Polycom CMA System Views, Roles, and Permissions
— Field Input Requirements
— Filter and Search a List
— Managing Bandwidth
• Change Password
• Log Out of the Polycom CMA System
Polycom CMA System Operations Guide
2 Polycom, Inc.
Scheduling Overview
The CMA system allows users with basic of advanced Scheduler Permissions
to schedule conferences from their desktops.
Using the simple CMA system Web Scheduler interface, schedulers can create
one-time or recurring conferences in a manner similar to their favorite
calendar application. Or schedulers with the Microsoft Outlook® or IBM®
Lotus Notes® can use the Polycom Scheduling Plugins to schedule
conferences.
Features and Capabilities
The CMA system is an integrated scheduling and device management
platform for video conferencing that can include these features:
• The Polycom
®
Converged Management Application
™
(CMA
™
) Desktop
client—an easy-to-use video and audio conferencing application that lets
your users see and hear the people they call on their desktop system.
• Automatic device provisioning for dynamically-managed Polycom CMA
Desktop clients and Polycom HDX systems
• Scheduled device provisioning for standardly-managed and legacy
devices
• Automatic device softupdates for dynamically-managed Polycom CMA
Desktop clients and Polycom HDX systems
• Scheduled device softupdates for standardly-managed and legacy devices
• On-demand conferencing using embedded MCUs or external MCUs
• Conference scheduling via the Polycom CMA system Web Scheduler or
the optional Polycom Scheduling Plugins for Microsoft
®
Outlook
®
or
IBM
®
Lotus
®
Notes
®
• Advanced routing to distribute audio and video calls across multiple
media servers (MCUs), creating a single seamless resource pool
• Firewall management capabilities which enable videoconferencing across
firewalls
• Gatekeeper, alternate, and neighboring gatekeeper functionality
• Access to global user and room directories for on-demand and scheduled
calls. Directory services include:
— Presence and contact list functionality for dynamically-managed
devices like Polycom CMA Desktop clients and Polycom HDX
systems
— Global Address Book functionality for standardly-managed devices
/