Table of Contents
Acquiring and Storing Digital Images
1
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Office Basics
Start and Exit Office Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4
Navigate the Program Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Work with the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Customize the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Find Customizing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Turn Off Live Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Find Help with Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Diagnose Office Programs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
2
Working with Files
Start a New File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Save a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
Open an Existing File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Close a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Print a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
Cut, Copy, and Paste Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
View Multiple Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26
Part I: Office Features
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COPYRIGHTED MATERIAL
3
Office Internet and Graphics Tools
Create an HTML File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
Add a Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Draw AutoShapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
Insert Clip Art . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
View Clip Art with the Clip Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36
Insert a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38
Insert a WordArt Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40
Move and Resize an Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42
Rotate and Flip Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
Crop a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46
Arrange Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
Control Text Wrapping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50
Recolor a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51
Add SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52
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Adding Text
Change Word’s Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56
Type and Edit Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58
Select Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60
Move and Copy Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62
Insert Quick Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64
Apply a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66
Insert Symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
Part II: Word
02_045893 ftoc.qxd 12/20/06 12:17 PM Page vii
Table of Contents
Formatting Text
Add Basic Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70
Use the Mini Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71
Change the Font . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72
Change the Font Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74
Add Color to Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76
Align Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77
Set Line Spacing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Set Character Spacing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79
Apply Color Shading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80
Highlight Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81
Copy Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82
Clear Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83
Indent Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Set Tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Create Bulleted or Numbered Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
Set Margins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90
Format with Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92
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1
Working with Tables
Insert a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94
Insert a Quick Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95
Draw a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96
Insert an Excel Spreadsheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97
Select Table Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98
Adjust the Column Width or Row Height . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99
Add Columns and Rows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
Delete Columns or Rows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Merge Table Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102
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7
Adding Extra Touches
Assign a Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108
Add Borders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Create Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
Add Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
Insert Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Insert Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Insert Page Numbers and Page Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
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Themes
8
Reviewing and Printing Documents
Find and Replace Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
Check Spelling and Grammar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124
Work with AutoCorrect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126
Use the Thesaurus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .128
Check Your Document for Hidden or Personal Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129
Track and Review Document Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
E-mail a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Change Paper Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Print an Envelope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
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Split Table Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
Apply Table Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Change Cell Alignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
Reposition a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
Resize a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
02_045893 ftoc.qxd 12/20/06 12:17 PM Page ix
Table of Contents
9
Grand Total:
CELL NUMBER 31
Building Spreadsheets
Enter Cell Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138
Select Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140
Faster Data Entry with AutoFill . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142
Add Columns and Rows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144
Delete Columns and Rows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146
Resize Columns and Rows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148
Turn On Text Wrapping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149
Center Data Across Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150
Freeze a Column or Row . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151
Remove Data or Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152
10
TAB 2
TAB 3
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1
Worksheet Basics
Assign Worksheet Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154
Delete a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155
Add a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156
Move a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157
Copy a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .158
Format the Worksheet Tab Color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159
Find and Replace Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160
Sort Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162
Filter Data with AutoFilter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164
Insert a Comment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166
Track and Review Workbook Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168
Change Page Setup Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172
Part III: Excel
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11
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Working with Formulas and Functions
Understanding Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .174
Create Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176
Define a Range Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .178
Reference Ranges in Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .180
Reference Cells from Other Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181
Apply Absolute and Relative Cell References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182
Understanding Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184
Apply a Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186
Total Cells with AutoSum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
Audit a Worksheet for Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192
12
Formatting Worksheets
Change Number Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
Change the Font and Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198
Increase or Decrease Decimals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .200
Change Data Color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
Adjust the Cell Alignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202
Control Data Orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204
Copy Cell Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205
Add Borders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206
Format Data with Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208
Assign Conditional Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210
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Table of Contents
13
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50%
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Working with Charts
Create a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .212
Move and Resize Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .214
Change the Chart Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .216
Change the Chart Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217
Change the Chart Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .218
Add Axis Titles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
Format Chart Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .220
Add Gridlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222
Change the Chart Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
14
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Text
Text
Place
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Text
Presentation Basics
Create a Presentation with a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .226
Build a Blank Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .228
Change PowerPoint Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230
Part IV: PowerPoint
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15
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Bob’s Photos
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Coast to Coast
Arizona
Creating Slides
Add and Edit Slide Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232
Change the Font and Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .234
Change the Text Color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .236
Change the Text Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .238
Change the Text Alignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .239
Set Line Spacing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .240
Assign a Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241
Change the Slide Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .242
Add a New Text Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243
Add Clip Art to a Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244
Add a Chart to a Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246
Add a Table to a Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248
Move a Slide Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250
Resize a Slide Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .251
16
Assembling a Slide Show
Insert and Delete Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .252
Reorganize Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .254
Define Slide Transitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .256
Add Animation Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .258
Insert a Media Clip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .260
Record Narration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .262
Set Up a Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
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Table of Contents
17
My Presentation
My Presentation
My Presentation
My Presentation
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My PreseM
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Present ti
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My Presentation
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Presenting a Slide Show
Rehearse a Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .264
Run a Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .266
Create Speaker Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268
Package Your Presentation on a CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .270
18
ADDRESS
NAME
Bob L.
Joe B.
29 Eastern Rd.
Markam, AL.
30 W
29 Eastern Rd.
Markam, AL.
30 W
ADDRESS
Database Basics
Understanding Database Basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .274
Create a Blank Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .276
Create a Database Based on a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278
19
Adding Data Using Tables
Create a New Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .280
Create a Table with a Table Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .284
Change Table Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .286
Add a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .288
Delete a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .289
Hide a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290
Part V: Access
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20
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Adding Data Using Forms
Create a Form Using a Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .294
Create a Quick Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .298
Add a Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .300
Navigate Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302
Delete a Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .303
Change Form Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .304
Move a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .305
Delete a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
Add a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307
Change the Field Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308
Apply a Quick Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .309
21
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Finding and Querying Data
Sort Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .310
Filter Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .312
Perform a Simple Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .314
Create a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318
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Move a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .291
Add a Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .292
Delete a Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
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Table of Contents
22
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Organizing with Outlook
View Outlook Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324
Schedule an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326
Schedule a Recurring Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .328
Schedule an Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .330
Plan a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .332
Create a New Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .334
Create a New Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .336
Add a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .338
Organize Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .340
Perform an Instant Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .342
Customize the To-Do Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .343
23
To:
From:
Subject:
Attachment:
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E-mailing with Outlook
Compose and Send a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344
Read an Incoming Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .346
Control the Reading Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .347
Reply to or Forward a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .348
Add a Sender to Your Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .350
Delete a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .351
Attach a File to a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .352
Clean Up the Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .354
Screen Junk E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .358
Create a Message Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .360
Part VI: Outlook
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24
Dessert Menu
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Choices
$
Publisher Basics
Create a Publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364
Create a Blank Publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366
Zoom In and Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .368
Add Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .370
Add a New Text Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .371
Add a Picture to a Publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .372
Add Clip Art to a Publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .374
25
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Fine-Tune a Publication
Change the Text Font and Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .376
Change the Text Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .377
Change Text Alignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378
Change Text Color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .379
Control Text Wrap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .380
Add a Border . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .381
Move a Publication Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .382
Resize a Publication Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .383
Connect Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384
Edit the Background Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .386
Add a Design Gallery Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .388
Use the Content Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .390
Part VII: Publisher
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/
