Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 User guide

5.3 | April 2011 | 3725-77601-001D1

Polycom

®

CMA

™

System

Operations Guide

Polycom, Inc.

4750 Willow Road

Pleasanton, CA 94588-2708

USA

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page for the Polycom CMA system.

Contents

Polycom, Inc. iii

Contents

1 Polycom

®

CMA

™

System Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Features and Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Polycom CMA System Models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Minimum System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Other Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Log Into the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Scheduling Participants and Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Bridge Selection and Cascading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Bridge Scheduling and Reassignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Working in the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Polycom CMA System Site Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Polycom CMA System Views, Roles, and Permissions . . . . . . . . . . . . . 7

Field Input Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Filter and Search a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Managing Bandwidth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Change Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Log Out of the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2 Polycom

®

CMA

™

System Configuration . . . . . . . . . . . . . . . 13

Add DNS SRV Record for Polycom CMA Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Configure the Connection to the External Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Configure the Connection to an External Enterprise Directory . . . . . . . . . 14

Configure Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Set Up Video Call Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Set Up Automatic Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Set Up Automatic Softupdate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Set Up Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Set Up Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Set Up a Certificate for the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Distribute Polycom Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

3 Conference Scheduling Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Conference Menu and Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Conference Views—Future and Ongoing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Polycom CMA System Operations Guide

iv Polycom, Inc.

Conference States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Context-Sensitive Conference Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

User Menu and Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Context-Sensitive Guest Book Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Add a Guest to the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Edit a Guest in the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Delete a Guest from the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

4 Conference Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Add/Schedule a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Edit a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Copy a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Edit a Participant’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Edit a Room’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

View Scheduling Information for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Manage an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Add Additional Participants to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Add a Room to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

View the Video of a Participant in an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . 47

Join an Active Conference (Operator Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Add a Participant from a Favorites List to an Active Conference (Operator

Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Add/Save a Participant to a Favorites List (Operator Only) . . . . . . . . . . . 49

Manage a Participant’s Endpoint During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . 49

View a Participant’s Details During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Terminate an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Delete a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

5 Advanced Scheduling Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Edit Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Select a Bridge for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Create a Cascaded Conference Across Multiple Bridges . . . . . . . . . . . . . . . 61

6 Conference and Participant Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Conference Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Conference Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Conference Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Bridge (MCU) Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Participants List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Contents

Polycom, Inc. v

Participant Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Participant Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

7 Endpoint Management Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Endpoint Menu, Views, and Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Endpoint List in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Commands in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Automatic Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Endpoint List in the Automatic Provisioning View . . . . . . . . . . . . 76

Commands in the Automatic Provisioning View . . . . . . . . . . . . . 77

Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Endpoint List in the Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . 78

Commands in the Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . 79

Automatic Softupdate View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Endpoint List in the Automatic Softupdate View . . . . . . . . . . . . . 80

Commands in the Automatic Softupdate View . . . . . . . . . . . . . . . 80

Scheduled Softupdate View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Endpoint List in the Scheduled Softupdate View . . . . . . . . . . . . . 81

Scheduled Softupdate View Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Endpoint Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Endpoint Configuration/Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Automatic Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

How Automatic Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Automatic Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Profile Order and Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

How Scheduled Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Endpoint Gatekeeper Registration Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

Endpoint Softupdates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

Automatic Softupdates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

How Automatic Softupdate Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Automatic Softupdate Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Automatic Softupdate Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Scheduled Softupdates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

Endpoint Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

8 Endpoint Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

View Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Add an Endpoint or Find an Endpoint on the Network . . . . . . . . . . . . . . 140

Edit an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Polycom CMA System Operations Guide

vi Polycom, Inc.

Delete an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

View an Endpoint’s Video Feed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Clear an Endpoint Help Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Send a Message to an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Reboot an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Associate a User with an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Search for Endpoints in a Range of IP Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Enable TANDBERG Endpoints Global Address Book Access . . . . . . . . . 145

9 Endpoint Provisioning Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Automatic Provisioning Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

View the Automatic Provisioning List and Details . . . . . . . . . . . . . . . 148

Add an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Edit an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Edit the Profile Order for an Automatic Provisioning Profile . . . . . . 149

Clone an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Delete an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Scheduled Provisioning Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

View the Scheduled Provisioning List and Details . . . . . . . . . . . . . . . 150

Add a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Edit a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Clone a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Delete a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Schedule an Endpoint for Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Check the Status of a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Clear the Status of Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Cancel a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

10 Endpoint Softupdate Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Automatic Softupdate Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

View Automatic Softupdate Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

View Automatic Softupdate Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Implement Automatic Softupdates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . 156

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . 157

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Request Update Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Upload the Software Package and Create a Softupdate

Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Set an Automatic Softupdate Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Trial a Softupdate Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Create a Local Trial Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Contents

Polycom, Inc. vii

Upload the Software Package and Create a Trial Softupdate

Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Promote the Trial Softupdate Package to Production . . . . . . . . . 162

Delete the Trial Softupdate Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Scheduled Softupdate Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

View Scheduled Softupdate Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

View List of Softupdate Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Implement Scheduled Softupdates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . 164

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . 164

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Request Update Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Upload the Software Package and Create a Softupdate Profile . 167

Schedule the Softupdate for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Cancel Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

11 Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Device Summary Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Device Status Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Call Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Device Alerts Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Provisioning Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Softupdate Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

12 Network Device Management Overview . . . . . . . . . . . . . 179

Network Device Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Network Device Menu, Views, and Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Network Device List in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Commands in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

VBP View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

MCU View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

DMA View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

Device Gatekeeper Registration Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Cascading MCUs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Configuring Cascading on a Polycom MGC MCU . . . . . . . . . . . . . . . 185

Configuring Cascading on a Polycom RMX 2000/4000 MCU . . . . . . 185

Polycom RMX 2000/4000 Systems in Secure Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

13 MCU Bridge Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . 187

View Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Add an MCU Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

Polycom CMA System Operations Guide

viii Polycom, Inc.

Edit an MCU Bridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Enable Cascading Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Delete an MCU Bridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

View Bridge Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

View Bridge Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

View Bridge Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

View Bridge Ports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

View Bridge Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

View Bridge Entry Queues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

View Bridge Gateway Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

14 Management Operations for Other Network Devices . . . . 199

Polycom VBP Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Add a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Copy the Polycom CMA System Certificate to a Polycom VBP

Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Edit a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Delete a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Identify Endpoints Using the Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . 201

Polycom DMA Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Add Polycom DMA System Nodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Add a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Edit a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Delete a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

15 MCU Bridge Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

MCU H.320 Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

MCU H.323 Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

MCU Gateway Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

MCU Resources—Polycom MGC Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

MCU Resources—Polycom RMX 2000/4000 Platform . . . . . . . . . . . . . . . 208

16 Users and Groups Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Groups, Users, and User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Local Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Contents

Polycom, Inc. ix

Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Scheduler Role, Permissions, and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Operator Role, Permissions, and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Administrator Role, Permissions, and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Device Associations and Presence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

User Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

17 User Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Manage Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

Search for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

Add a Local User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

Edit a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

Delete a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

Manage Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Add a Local Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Import Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Edit a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Delete a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Manage User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Assign Users Roles and Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

View the List of User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Add a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Edit Permissions for a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Delete a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

View the Groups and Users Associated with a User Role . . . . . . . . . 226

Manage Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Add a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Edit a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Delete a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

18 System Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Site Statistics Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Site Link Statistics Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

IP Call Detail Records Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

Call Detail Record Report Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

Modify the CDR Retention Period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

Schedule Weekly Archives of the CDR Report . . . . . . . . . . . . . . . 234

Endpoint Usage Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

Conference Usage Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Polycom CMA System Operations Guide

x Polycom, Inc.

Conference Type Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Gatekeeper Message Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

View and Export the Gatekeeper Message Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Define Log Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Clear Events from the Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Pause and Restart Logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

System Log Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

View and Export System Log Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Change the System Log Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Call Detail Record Report Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

19 System Administration Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Polycom CMA System Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Dashboard Command Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Dashboard Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

System Administration Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

20 Conference Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

21 Conference Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

View the Conference Templates List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Add a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Edit a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Delete a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Set Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Disable Conference Auto-Launch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Disable Conference Time Warning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Overbooking Dial-in Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Add Customized Text to Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Edit Customized Text in Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Delete Customized Text in Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

22 Room Overview and Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Local and Enterprise Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

View the Rooms List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Add a Local Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Add an Enterprise Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Contents

Polycom, Inc. xi

Edit a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Delete a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

23 Directory Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

View the Global Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Set or Change the GAB Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

24 Polycom CMA System Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . 285

Server Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Polycom CMA System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Polycom CMA System Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Polycom CMA System Site Topology and Dial Plan Set Up . . . . . . . . . . . 288

Sites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Add/Edit Site Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Site Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Add/Edit Site Link Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Site-to-Site Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Territories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Add/Edit Territory Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Add/Edit Network Cloud Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Polycom CMA System Gatekeeper Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Default, Redundant, Alternate, and Neighboring Gatekeepers . . . . 298

Default Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Redundant Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Alternate Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Device Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Routing Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

Direct Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

Routed Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Polycom CMA System Integration with Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . 302

Standard Polycom CMA System and Reserved Conferencing . . . . . 302

Polycom Conferencing for Microsoft Outlook, Reservationless

Conferencing, and Calendaring Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Polycom CMA System Integration with Microsoft Office Communications

Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Endpoint Directory and Directory Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

25 Server Setting Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Edit the Polycom CMA System Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

Polycom CMA System Operations Guide

xii Polycom, Inc.

Edit the Polycom CMA System Time Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Integrate with Microsoft Exchange Server for Calendaring

Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Associate Sites with Microsoft Exchange Servers . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Assign Calendaring Settings to Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . 310

Provision the Exchange Mailbox for Calendaring Service-enabled

Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Integrate with Microsoft Office Communications Server . . . . . . . . . . . . . 312

Provision Integration with Microsoft Office Communications

Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Provision Domain User Name for Microsoft Office Communications

Server Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

View Current Polycom CMA System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

Add Polycom CMA System Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Request a Software Activation Key Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Enter the Polycom CMA System Activation Key . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Reclaim Polycom CMA Desktop Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Delete Polycom CMA System Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Add or Remove a Polycom CMA System Custom Logo . . . . . . . . . . . . . . 316

Add or Remove a Polycom CMA Desktop Custom Logo . . . . . . . . . . . . . 317

Edit the Polycom CMA System Email Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

26 Polycom CMA System SNMP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

SNMP Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Polycom CMA System SNMP Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Enable SNMP Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Edit the SNMP Settings for a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . 321

Add an SNMP Notification Receiver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Download Polycom CMA System MIB Package . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

Change the SNMP Communication Port . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

27 Database Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Overview of the Polycom CMA System Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Internal Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

External Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Database Restoration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Database Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Integrate a Polycom CMA System to an External Database . . . . . . . 330

Revert a Polycom CMA System to its Internal Database . . . . . . . . . . 331

Manually Backup a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Contents

Polycom, Inc. xiii

Connect to the Polycom CMA System Serial Console . . . . . . . . . 331

Backup the Polycom CMA System Internal Databases . . . . . . . . 332

Copy the Polycom CMA System Database Backup Files . . . . . . 333

Restore the Polycom CMA System Internal Databases . . . . . . . . . . . 334

Reformat the Existing Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

28 Directory Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Directory Management Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Directory Management Supported Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Multiple Forests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Multiple Domains . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Viable options: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

How Global Catalog Searches Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Accounts Required for the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . 341

Polycom CMA System Service Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Polycom CMA System Computer Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Understanding Base DN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Understanding Exclusion Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Polycom CMA System and Windows Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Generating E.164 Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Polycom CMA Desktop Clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Polycom HDX Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Polycom VVX Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Directory Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Integrate with LDAP Server Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Create the Polycom CMA System Service Account . . . . . . . . . . . 347

Create the Polycom CMA System Computer Account . . . . . . . . 348

Enable Integration with the LDAP Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Enable Single Sign On Integrated Windows Authentication . . . . . . . 350

Remove or Include Dynamically-Managed Devices in the Global

Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Remove or Include Guest Book Entries in the Directory . . . . . . . . . . 351

29 Polycom CMA System Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

Polycom CMA 5000 System Redundancy Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

How Redundancy Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

Redundant Configuration System Administration . . . . . . . . . . . . . . . 356

Implement a Redundant Polycom CMA 5000 System . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Configure the External Database for Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . 358

Polycom CMA System Operations Guide

xiv Polycom, Inc.

Set the Virtual IP Address for the Redundant System . . . . . . . . . . . . 359

License a Redundant Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Failover to a Redundant Polycom CMA 5000 System Server . . . . . . . . . . 360

Discontinue Redundancy on a Polycom CMA 5000 System

Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

30 Gatekeeper Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Gatekeeper Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Primary Gatekeeper Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Edit the Primary Gatekeeper Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Configure Prefixed Based Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366

Alternate Gatekeeper Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Add an Alternate Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Edit the Alternate Gatekeeper Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Remove the Alternate Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Neighboring Gatekeeper Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

View Neighboring Gatekeepers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Add a Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Edit a Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Delete a Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

31 Management & Security Operations . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Update the Polycom CMA Server Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Edit Certificate Settings to Implement HTTPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Generate a Certificate Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Upload a Private Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Upload a Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Edit the HTTPS Security Setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Revert to the Default Key and Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Configure Client Systems to Accept HTTPS Certificate . . . . . . . . . . . . . . 376

Change the Polycom CMA System User Interface Timeout . . . . . . . . . . . 377

Give Enterprise Users Default Scheduler Permissions for the Polycom CMA

System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Change the Message for Enterprise Users without Permissions . . . . . . . 378

Automatic Registration Server Addressing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Set Common Passwords for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Disable Common Password for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

32 Dial Plan Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Site Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Contents

Polycom, Inc. xv

View the Graphical Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

View the Sites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Add a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

View Site Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Assign Locations to a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Edit Site Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Edit Site Provisioning Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Delete a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Site Link Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

View the Site Links List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Add a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Edit a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Delete a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Site-to-Site Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

View the Site-to-Site Exclusion List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Add a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Edit a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Delete a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Territories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

View the Territory List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Add a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Edit a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Delete a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

View the List of Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Add a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Edit a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Delete a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Dial Plan Service Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

View the Services List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Add a Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Edit a Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Delete a Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Dial Rule Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

Default Dial Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Parts of a Dial Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Pattern Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Routing Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Examples of Custom Dial Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

View the Dial Rules List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Polycom CMA System Operations Guide

xvi Polycom, Inc.

Add a Dial Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Enable or Disable Dialing Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Edit a Dial Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Least-Cost Routing Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

How Least-Cost Routing Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Example of Least-Cost Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

LCR Tables for Three Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Call Scenario One . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Call Scenario Two . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Determining Area Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Determining Country Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Determining the Weighted Cost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

View the Least Cost Routing Tables List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Add a Least Cost Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Edit a Least Cost Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Delete a Least Cost Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

33 Remote Alert Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

Set Up Remote Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

Set Up Polycom CMA System-generated Email Account . . . . . . . . . 420

Enable Polycom CMA System Remote Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

Set Polycom CMA System Remote Alert Level Settings . . . . . . . . . . 421

Set Endpoint Alert Level Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Add a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Associate a Remote Alert Profile With a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

Edit a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Disable a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Delete a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

Disable Polycom CMA System Remote Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

34 System Backup and Recovery Operations . . . . . . . . . . . . . 429

Recovery Operations - Reset First Time Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Restart or Shut Down a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Emergency Shut Down of a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

Disaster Recovery - Restore to Factory Default Image . . . . . . . . . . . . . . . . 431

35 System Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Troubleshooting Utilities Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Troubleshooting Specific Types of Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

Registration Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

Contents

Polycom, Inc. xvii

Point-to-Point Calling Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

MCU and Gateway Dialing Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . 438

Conference On Demand Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Gatekeeper Cause Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

A System Security and Port Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

Port Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

Open Inbound Ports on the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

Outbound Ports Used by the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

B Polycom CMA System MIB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

C System Field Input Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557

Polycom CMA System Operations Guide

xviii Polycom, Inc.

Polycom, Inc. 1

1

Polycom

®

CMA

™

System Overview

This chapter provides an overview of the Polycom

®

Converged Management

Application™ (CMA™) system and includes these topics:

• Features and Capabilities

• Minimum System Requirements

• Other Requirements

• Log Into the Polycom CMA System

• Working in the Polycom CMA System

— Polycom CMA System Site Map

— Polycom CMA System Views, Roles, and Permissions

— Field Input Requirements

— Filter and Search a List

— Managing Bandwidth

• Change Password

• Log Out of the Polycom CMA System

Features and Capabilities

The Polycom CMA system is an integrated scheduling and device

management platform for video conferencing that can include these features:

• The Polycom

®

Converged Management Application

™

(CMA

™

) Desktop

client—an easy-to-use video and audio conferencing application that lets

your users see and hear the people they call on their desktop system.

• Automatic device provisioning for dynamically-managed Polycom CMA

Desktop clients and Polycom HDX systems

• Scheduled device provisioning for standardly-managed and legacy

devices

Polycom CMA System Operations Guide

2 Polycom, Inc.

• Automatic device softupdates for dynamically-managed Polycom CMA

Desktop clients and Polycom HDX systems

• Scheduled device softupdates for standardly-managed and legacy devices

• On-demand conferencing using embedded MCUs or external MCUs

• Conference scheduling via the Polycom CMA system Web Scheduler or

the optional Polycom Scheduling Plugins for Microsoft

®

Outlook

®

or

IBM

®

Lotus

®

Notes

®

• Advanced routing to distribute audio and video calls across multiple

media servers (MCUs), creating a single seamless resource pool

• Gatekeeper, alternate, and neighboring gatekeeper functionality

• Access to global user and room directories for on-demand and scheduled

calls. Directory services include:

— Presence and contact list functionality for dynamically-managed

devices like Polycom CMA Desktop clients and Polycom HDX

systems

— Global Address Book functionality for standardly-managed devices

— H.350 and LDAP directory functionality. H.350 defines a directory

services architecture for multimedia conferencing for H.323, H.320,

SIP and generic protocols.

• Device monitoring and management

• Conference monitoring and management

• An optional high-availability, redundant management server

configuration

Polycom CMA System Models

Polycom offers two Polycom CMA system models.

• The single microprocessor Polycom CMA 4000 system supports up to 400

concurrently registered endpoints and 240 concurrent calls. Integration

with a corporate directory and an external database is optional. The

Polycom CMA 4000 system is not available in redundant configurations.

• The dual microprocessor Polycom CMA 5000 system can support up to

5000 concurrently registered endpoints and 1500 concurrent calls in direct

mode and 3000 concurrent calls in routed mode. The Polycom CMA 5000

system is also available in an optional redundant configuration.

Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 User guide

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