Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 User guide

5.0 | June 2010 | 3725-77601-001C1

Polycom

®

CMA

™

System

Operations Guide

Polycom, Inc.

4750 Willow Road

Pleasanton, CA 94588-2708

USA

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Patent Information

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Contents

Polycom, Inc. iii

Contents

1 Polycom

®

CMA

™

System Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Features and Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Polycom CMA System Models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Minimum System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Other Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Log Into the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Scheduling Participants and Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Bridge Selection and Cascading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Bridge Scheduling and Reassignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Working in the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Polycom CMA System Site Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Polycom CMA System Views, Roles, and Permissions . . . . . . . . . . . . . 7

Field Input Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Filter and Search a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Managing Bandwidth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Change Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Log Out of the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2 Polycom

®

CMA

™

System Configuration . . . . . . . . . . . . . . . 13

Add DNS SRV Record for Polycom CMA Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Configure the Connection to the External Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Configure the Connection to an External Enterprise Directory . . . . . . . . . 14

Configure Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Set Up Video Call Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Set Up Automatic Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Set Up Automatic Softupdate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Set Up Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Set Up Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Set Up a Certificate for the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Distribute Polycom Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

3 Conference Scheduling Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Conference Menu and Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Conference Views—Future and Ongoing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Polycom CMA System Operations Guide

iv Polycom, Inc.

Conference States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Context-Sensitive Conference Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

User Menu and Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Context-Sensitive Guest Book Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Add a Guest to the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Edit a Guest in the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Delete a Guest from the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

4 Conference Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Add/Schedule a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Edit a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Copy a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Edit a Participant’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Edit a Room’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

View Scheduling Information for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Manage an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Add Additional Participants to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Add a Room to an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

View the Video of a Participant in an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . 47

Join an Active Conference (Operator Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Add a Participant from a Favorites List to an Active Conference

(Operator Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Add/Save a Participant to a Favorites List (Operator Only) . . . . . . . . . . . 49

Manage a Participant’s Endpoint During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . 49

View a Participant’s Details During a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Terminate an Active Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Delete a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

5 Advanced Scheduling Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Edit Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Select a Bridge for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Create a Cascaded Conference Across Multiple Bridges . . . . . . . . . . . . . . . 60

6 Conference and Participant Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Conference Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Conference Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Conference Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Bridge (MCU) Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Participants List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Contents

Polycom, Inc. v

Participant Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Participant Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

7 Endpoint Management Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Endpoint Menu, Views, and Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Endpoint List in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Commands in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Automatic Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Endpoint List in the Automatic Provisioning View . . . . . . . . . . . . 76

Commands in the Automatic Provisioning View . . . . . . . . . . . . . 77

Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Endpoint List in the Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . 78

Commands in the Scheduled Provisioning View . . . . . . . . . . . . . . 79

Automatic Softupdate View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Endpoint List in the Automatic Softupdate View . . . . . . . . . . . . . 79

Commands in the Automatic Softupdate View . . . . . . . . . . . . . . . 80

Scheduled Softupdate View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Endpoint List in the Scheduled Softupdate View . . . . . . . . . . . . . 81

Scheduled Softupdate View Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Endpoint Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Endpoint Configuration/Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Automatic Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

How Automatic Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Automatic Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Profile Order and Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

How Scheduled Provisioning Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Scheduled Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Endpoint Gatekeeper Registration Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Endpoint Softupdates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Automatic Softupdates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

How Automatic Softupdate Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Automatic Softupdate Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Automatic Softupdate Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Scheduled Softupdates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Endpoint Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

8 Endpoint Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

View Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Add an Endpoint or Find an Endpoint on the Network . . . . . . . . . . . . . . 122

Edit an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Polycom CMA System Operations Guide

vi Polycom, Inc.

Delete an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

View an Endpoint’s Video Feed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Clear an Endpoint Help Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Send a Message to an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Reboot an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Associate a User with an Endpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Search for Endpoints in a Range of IP Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

9 Endpoint Provisioning Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Automatic Provisioning Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

View the Automatic Provisioning List and Details . . . . . . . . . . . . . . . 130

Add an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Edit an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

Edit the Profile Order for an Automatic Provisioning Profile . . . . . . 131

Clone an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Delete an Automatic Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Scheduled Provisioning Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

View the Scheduled Provisioning List and Details . . . . . . . . . . . . . . . 132

Add a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

Edit a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

Clone a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Delete a Scheduled Provisioning Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Schedule an Endpoint for Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Check the Status of a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Clear the Status of Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Cancel a Scheduled Provisioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

10 Endpoint Softupdate Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Automatic Softupdate Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

View Automatic Softupdate Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

View Automatic Softupdate Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Implement Automatic Softupdates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . 138

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . 139

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

Request Update Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

Upload the Software Package and Create a Softupdate

Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Set an Automatic Softupdate Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Trial a Softupdate Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Create a Local Trial Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Contents

Polycom, Inc. vii

Upload the Software Package and Create a Trial Softupdate

Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Promote the Trial Softupdate Package to Production . . . . . . . . . 144

Delete the Trial Softupdate Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Scheduled Softupdate Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

View Scheduled Softupdate Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

View List of Softupdate Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Implement Scheduled Softupdates for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . 146

List the Serial Numbers for the Endpoints to be Updated . . . . . 146

Download the Required Software Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Request Update Activation Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Upload the Software Package and Create a Softupdate Profile . 149

Schedule the Softupdate for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Cancel Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

11 Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Device Summary Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Device Status Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Call Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Device Alerts Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Provisioning Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Softupdate Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

12 Network Device Management Overview . . . . . . . . . . . . . 161

Network Device Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Network Device Menu, Views, and Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Network Device List in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Commands in the Monitor View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

VBP View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

MCU View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

DMA View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Device Gatekeeper Registration Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Cascading MCUs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Configuring Cascading on a Polycom MGC MCU . . . . . . . . . . . . . . . 167

Configuring Cascading on a Polycom RMX 2000/4000 MCU . . . . . . 167

Polycom RMX 2000/4000 Systems in Secure Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

13 MCU Bridge Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . 169

View Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Add an MCU Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Polycom CMA System Operations Guide

viii Polycom, Inc.

Edit an MCU Bridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Enable Cascading Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Delete an MCU Bridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

View Bridge Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

View Bridge Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

View Bridge Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

View Bridge Ports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

View Bridge Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

View Bridge Entry Queues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

View Bridge Gateway Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

14 Management Operations for Other Network Devices . . . . 181

Polycom VBP Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Add a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Copy the Polycom CMA System Certificate to a Polycom VBP

Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Edit a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

Delete a Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

Identify Endpoints Using the Polycom VBP Device . . . . . . . . . . . . . . 183

Polycom DMA Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Add Polycom DMA System Nodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Add a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Edit a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

Delete a Polycom DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

15 MCU Bridge Device Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

MCU H.320 Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

MCU H.323 Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

MCU Gateway Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

MCU Resources—Polycom MGC Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

MCU Resources—Polycom RMX 2000/4000 Platform . . . . . . . . . . . . . . . 190

16 Users and Groups Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Groups, Users, and User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Local Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Enterprise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

Local Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Contents

Polycom, Inc. ix

Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Roles and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Scheduler Role, Permissions, and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Operator Role, Permissions, and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Administrator Role, Permissions, and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Device Associations and Presence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

User Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

17 User Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Manage Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Search for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Add a Local User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Edit a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Delete a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Manage Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Add a Local Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Import Enterprise Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Edit a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Delete a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Manage User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Assign Users Roles and Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

View the List of User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Add a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Edit Permissions for a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Delete a User Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

View the Groups and Users Associated with a User Role . . . . . . . . . 208

Manage Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Add a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Edit a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Delete a Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

18 System Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Site Statistics Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Site Link Statistics Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

IP Call Detail Records Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Call Detail Record Report Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Modify the CDR Retention Period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Schedule Weekly Archives of the CDR Report . . . . . . . . . . . . . . . 216

Endpoint Usage Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Conference Usage Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

Polycom CMA System Operations Guide

x Polycom, Inc.

Conference Type Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Gatekeeper Message Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

View and Export the Gatekeeper Message Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Define Log Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Clear Events from the Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Pause and Restart Logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

System Log Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

View and Export System Log Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Change the System Log Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Call Detail Record Report Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

19 System Administration Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Polycom CMA System Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Dashboard Command Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Dashboard Panes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

System Administration Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

20 Conference Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

21 Conference Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

View the Conference Templates List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Add a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Edit a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Delete a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Set Conference Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Disable Conference Auto-Launch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Disable Conference Time Warning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Add Customized Text to Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Edit Customized Text in Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

Delete Customized Text in Email Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

22 Room Overview and Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Local and Enterprise Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

View the Rooms List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Add a Local Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Add an Enterprise Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

Edit a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

Contents

Polycom, Inc. xi

Delete a Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

23 Directory Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

View the Global Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

Set or Change the GAB Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

24 Polycom CMA System Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . 267

Server Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Polycom CMA System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Polycom CMA System Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

Polycom CMA System Site Topology and Dial Plan Set Up . . . . . . . . . . . 270

Sites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Add/Edit Site Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Site Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Add/Edit Site Link Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Site-to-Site Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Territories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Add/Edit Territory Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Add/Edit Network Cloud Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Polycom CMA System Gatekeeper Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Default, Redundant, Alternate, and Neighboring Gatekeepers . . . . 280

Default Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Redundant Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Alternate Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Device Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Routing Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Direct Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Routed Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Polycom CMA System Integration with Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . 284

Standard Polycom CMA System and Reserved Conferencing . . . . . 284

Polycom Conferencing for Microsoft Outlook, Reservationless

Conferencing, and Calendaring Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

Polycom CMA System Integration with Microsoft Office

Communications Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Endpoint Directory and Directory Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

25 Server Setting Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

Edit the Polycom CMA System Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Edit the Polycom CMA System Time Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Polycom CMA System Operations Guide

xii Polycom, Inc.

Integrate with Microsoft Exchange Server for Calendaring

Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292

Associate Sites with Microsoft Exchange Servers . . . . . . . . . . . . . . . . 292

Assign Calendaring Settings to Provisioning Profiles . . . . . . . . . . . . 292

Provision the Exchange Mailbox for Calendaring Service-enabled

Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Integrate with Microsoft Office Communications Server . . . . . . . . . . . . . 294

Provision Integration with Microsoft Office Communications

Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Provision Domain User Name for Microsoft Office Communications

Server Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

View Current Polycom CMA System Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Add Polycom CMA System Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Request a Software Activation Key Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Enter the Polycom CMA System Activation Key . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Reclaim Polycom CMA Desktop Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Delete Polycom CMA System Licenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Add or Remove a Polycom CMA System Custom Logo . . . . . . . . . . . . . . 298

Add or Remove a Polycom CMA Desktop Custom Logo . . . . . . . . . . . . . 299

Edit the Polycom CMA System Email Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

26 Polycom CMA System SNMP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

SNMP Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Polycom CMA System SNMP Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Enable SNMP Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Edit the SNMP Settings for a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . 303

Add an SNMP Notification Receiver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Download Polycom CMA System MIB Package . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Change the SNMP Communication Port . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

27 Database Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Overview of the Polycom CMA System Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Internal Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

External Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Database Restoration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Database Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Integrate a Polycom CMA System to an External Database . . . . . . . 312

Revert a Polycom CMA System to its Internal Database . . . . . . . . . . 313

Manually Backup a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Connect to the Polycom CMA System Serial Console . . . . . . . . . 313

Backup the Polycom CMA System Internal Databases . . . . . . . . 314

Contents

Polycom, Inc. xiii

Copy the Polycom CMA System Database Backup Files . . . . . . 315

Restore the Polycom CMA System Internal Databases . . . . . . . . . . . 316

Restore the Polycom CMA System External Database . . . . . . . . . . . . 317

Reformat the Existing Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

28 Directory Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Directory Management Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Directory Management Supported Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Multiple Forests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Multiple Domains . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Viable options: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

How Global Catalog Searches Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322

Accounts Required for the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . 323

Polycom CMA System Service Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Polycom CMA System Computer Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Understanding Base DN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Understanding Exclusion Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

Polycom CMA System and Windows Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Generating E.164 Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Directory Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Integrate with LDAP Server Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Create the Polycom CMA System Service Account . . . . . . . . . . . 329

Create the Polycom CMA System Computer Account . . . . . . . . 330

Enable Integration with the LDAP Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Enable Single Sign On Integrated Windows Authentication . . . . . . . 332

Remove or Include Dynamically-Managed Devices in the Global

Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Remove or Include Guest Book Entries in the Directory . . . . . . . . . . 333

29 Polycom CMA System Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Polycom CMA 5000 System Redundancy Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

How Redundancy Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Redundant Configuration System Administration . . . . . . . . . . . . . . . 338

Implement a Redundant Polycom CMA 5000 System . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Configure the External Database for Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . 340

Set the Virtual IP Address for the Redundant System . . . . . . . . . . . . 340

License a Redundant Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Failover to a Redundant Polycom CMA 5000 System Server . . . . . . . . . . 342

Polycom CMA System Operations Guide

xiv Polycom, Inc.

Discontinue Redundancy on a Polycom CMA 5000 System

Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

30 Gatekeeper Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Gatekeeper Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Primary Gatekeeper Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Edit the Primary Gatekeeper Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

Configure Prefixed Based Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Alternate Gatekeeper Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Add an Alternate Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Edit the Alternate Gatekeeper Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Remove the Alternate Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Neighboring Gatekeeper Management Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

View Neighboring Gatekeepers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Add a Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Edit a Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Delete a Neighboring Gatekeeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

31 Management & Security Operations . . . . . . . . . . . . . . . . 353

Update the Polycom CMA Server Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

Edit Certificate Settings to Implement HTTPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

Generate a Certificate Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Upload a Private Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Upload a Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Edit the HTTPS Security Setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

Revert to the Default Key and Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

Configure Client Systems to Accept HTTPS Certificate . . . . . . . . . . . . . . 358

Change the Polycom CMA System User Interface Timeout . . . . . . . . . . . 359

Give Enterprise Users Default Scheduler Permissions for the Polycom CMA

System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Change the Message for Enterprise Users without Permissions . . . . . . . 360

Automatic Registration Server Addressing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Set Common Passwords for Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

32 Dial Plan Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Site Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

View the Graphical Site Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

View the Sites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Add a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

View Site Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Contents

Polycom, Inc. xv

Assign Locations to a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Edit Site Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Edit Site Provisioning Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Delete a Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Site Link Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

View the Site Links List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Add a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Edit a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Delete a Site Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

Site-to-Site Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

View the Site-to-Site Exclusion List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

Add a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Edit a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Delete a Site-to-Site Exclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Territories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

View the Territory List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Add a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Edit a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Delete a Territory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

View the List of Network Clouds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Add a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Edit a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Delete a Network Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Dial Plan Service Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

View the Services List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Add a Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Edit a Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Delete a Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Dial Rule Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Default Dial Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Parts of a Dial Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Pattern Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Routing Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Examples of Custom Dial Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

View the Dial Rules List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Add a Dial Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Enable or Disable Dialing Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Edit a Dial Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Least-Cost Routing Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Polycom CMA System Operations Guide

xvi Polycom, Inc.

How Least-Cost Routing Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Example of Least-Cost Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

LCR Tables for Three Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Call Scenario One . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Call Scenario Two . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Determining Area Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Determining Country Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Determining the Weighted Cost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

View the Least Cost Routing Tables List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Add a Least Cost Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Edit a Least Cost Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Delete a Least Cost Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

33 Remote Alert Setup Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Set Up Remote Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Set Up Polycom CMA System-generated Email Account . . . . . . . . . 402

Enable Polycom CMA System Remote Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Set Polycom CMA System Remote Alert Level Settings . . . . . . . . . . 403

Set Endpoint Alert Level Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Add a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

Associate a Remote Alert Profile With a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Edit a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Disable a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Delete a Remote Alert Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Disable Polycom CMA System Remote Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

34 System Backup and Recovery Operations . . . . . . . . . . . . . 411

Recovery Operations - Reset First Time Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Restart or Shut Down a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Emergency Shut Down of a Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Disaster Recovery - Restore to Factory Default Image . . . . . . . . . . . . . . . . 413

35 System Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Troubleshooting Utilities Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Troubleshooting Specific Types of Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Registration Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Point-to-Point Calling Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

MCU and Gateway Dialing Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . 420

Conference On Demand Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Gatekeeper Cause Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Contents

Polycom, Inc. xvii

A System Security and Port Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Port Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Open Inbound Ports on the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Outbound Ports Used by the Polycom CMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

B Polycom CMA System MIB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

C System Field Input Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539

Polycom CMA System Operations Guide

xviii Polycom, Inc.

Polycom, Inc. 1

1

Polycom

®

CMA

™

System Overview

This chapter provides an overview of the Polycom

®

Converged Management

Application™ (CMA™) system and includes these topics:

• Features and Capabilities

• Minimum System Requirements

• Other Requirements

• Log Into the Polycom CMA System

• Working in the Polycom CMA System

— Polycom CMA System Site Map

— Polycom CMA System Views, Roles, and Permissions

— Field Input Requirements

— Filter and Search a List

— Managing Bandwidth

• Change Password

• Log Out of the Polycom CMA System

Features and Capabilities

The Polycom CMA system is an integrated scheduling and device

management platform for video conferencing that can include these features:

• The Polycom

®

Converged Management Application

™

(CMA

™

) Desktop

client—an easy-to-use video and audio conferencing application that lets

your users see and hear the people they call on their desktop system.

• Automatic device provisioning for dynamically-managed Polycom CMA

Desktop clients and Polycom HDX systems

• Scheduled device provisioning for standardly-managed and legacy

devices

Polycom CMA System Operations Guide

2 Polycom, Inc.

• Automatic device softupdates for dynamically-managed Polycom CMA

Desktop clients and Polycom HDX systems

• Scheduled device softupdates for standardly-managed and legacy devices

• On-demand conferencing using embedded MCUs or external MCUs

• Conference scheduling via the Polycom CMA system Web Scheduler or

the optional Polycom Scheduling Plugins for Microsoft

®

Outlook

®

or

IBM

®

Lotus

®

Notes

®

• Advanced routing to distribute audio and video calls across multiple

media servers (MCUs), creating a single seamless resource pool

• Gatekeeper, alternate, and neighboring gatekeeper functionality

• Access to global user and room directories for on-demand and scheduled

calls. Directory services include:

— Presence and contact list functionality for dynamically-managed

devices like Polycom CMA Desktop clients and Polycom HDX

systems

— Global Address Book functionality for standardly-managed devices

— H.350 and LDAP directory functionality. H.350 defines a directory

services architecture for multimedia conferencing for H.323, H.320,

SIP and generic protocols.

• Device monitoring and management

• Conference monitoring and management

• An optional high-availability, redundant management server

configuration

Polycom CMA System Models

Polycom offers two Polycom CMA system models.

• The single microprocessor Polycom CMA 4000 system supports up to 400

concurrently registered endpoints and 240 concurrent calls. Integration

with a corporate directory and an external database is optional. The

Polycom CMA 4000 system is not available in redundant configurations.

• The dual microprocessor Polycom CMA 5000 system can support up to

5000 concurrently registered endpoints and 1500 concurrent calls in direct

mode and 3000 concurrent calls in routed mode. The Polycom CMA 5000

system is also available in an optional redundant configuration.

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Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 User guide

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