Polycom RealPresence 4000 Administrator's Manual

Version 8.6 | June 2015 | 3725-74301-000D

Administrator Guide

RealPresence

®

Collaboration

Server (RMX)

1800/2000/4000

2

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Polycom, Inc. i

Contents

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

About RealPresence Collaboration Server (RMX) Administrator Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Who Should Read This Guide? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

How This Guide is Organized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

About the RealPresence Collaboration Server System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Network Services Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

IP Networks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

ISDN Networks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Card Configuration Modes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Viewing the Card Configuration Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

RealPresence Collaboration Server Supported Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Software Prerequisites and Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Conferencing Modes Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

AVC Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Continuous Presence (CP) Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Video Protocol Support in CP Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Video Switching (VSW) Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Video Switching (VSW) Conferencing Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

AVC Basic Conferencing Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Supplemental Conferencing Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

SVC-based Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

SVC Conferencing Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

MCU Supported Resolutions for SVC Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Mixed CP and SVC Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

MCU Resource Capacities for Mixed CP and SVC Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Using Conference Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Conferencing Parameters Defined in a Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Conferencing Capabilities in the Various Conferencing Modes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Default Profile Settings in CP Conferencing Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Contents

Polycom, Inc. ii

Default Profile Settings in SVC Only Conferencing Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Default Profile Settings in a Mixed CP and SVC Conferencing Mode . . . . . . . . . . . . . . . 28

Viewing the List of Conference Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Profiles Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Modifying an Existing Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Deleting a Conference Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Defining New Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Exporting and Importing Conference Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Guidelines for Exporting and Importing Conference Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Exporting Conference Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Exporting All Conference Profiles from an MCU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Exporting Selected Conference Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Importing Conference Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Defining AVC-Based Conference Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Defining AVC CP Conferencing Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Additional Information for Setting CP Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Gathering Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Gathering Phase Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Gathering Phase Duration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Enabling the Gathering Phase Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Overlay Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Guidelines for using the Overlay Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Selecting the Overlay Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Site Names Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Shorten the Site Name Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Site Names Display Position . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Sending Text Messages During a Conference Using Message Overlay . . . . . . . . . . . . . 84

Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Sending Messages to All Conference Participants using Message Overlay . . . . . . . 85

Sending Messages to Selected Participants Using Message Overlay . . . . . . . . . . . . 86

Selecting the Chinese Font for Text Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Selecting the Chinese Font . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Defining an AVC Video Switching Conference Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

H.264 High Profile Support in Video Switching Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Minimum Threshold Line Rate System Flags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Defining SVC and Mixed CP and SVC Conference Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Defining SVC Conference Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Contents

Polycom, Inc. iii

Defining Mixed CP and SVC Conferencing Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Video Protocols and Resolution Configuration for CP Conferencing . . . . . . . 107

Video Resolutions in AVC CP Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Video Display with CIF, SD and HD Video Connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

H.264 High Profile Support in CP Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

H.264 High Profile Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

HD1080p60 Resolution Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

CP Conferencing with H.263 4CIF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

H.263 4CIF Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

The CP Resolution Decision Matrix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Video Resource Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Default Minimum Threshold Line Rates and Resource Usage Summary . . . . . . . . . . . . . . . 112

Resolution Configuration for CP Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Modifying the Resolution Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Resolution Configuration - Basic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Maximum CP Resolution Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Resolution Configuration Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Resolution Configuration - Detailed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Sharpness and Motion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Resolution Configuration Sliders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Flag Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Setting the Maximum CP Resolution for Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Minimum Frame Rate Threshold for SD Resolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Additional Video Resolutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

w448p Resolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Packet Loss Compensation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Enabling Support of the w448p Resolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Collaboration Server System Flag Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Additional Intermediate Video Resolutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Sharing Content During Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Content Control Protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Guidelines for Controlling Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Supported Content Control Protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Content Sharing Using H.239 Protocol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Content Sharing Using BFCP Protocol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Contents

Polycom, Inc. iv

Guidelines for Using SIP BFCP Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Content Sharing Using People+Content Protocol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Guidelines for Content Sharing Using People+Content Protocol . . . . . . . . . . . . . . . 126

Content Media Protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Content Transmission Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Content Video Switching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Highest Common . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Fixed Rate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Multiple Content Resolutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Guidelines for Sharing Contents using Multiple Content Resolutions . . . . . . . . . . . 130

Content Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

Customized Content Rate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

MCU Usage Modes of Content Protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

H.263 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

H.263 & H.264 Auto Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

H.264 Cascade Optimized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

H.264 HD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

H.264 Content Sharing Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Guidelines for Sharing Content Using H.264 HD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

Content Sharing Related Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Sharing Content in Cascaded Environments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Guidelines for Content Snatching in Cascaded Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Sending Content to Legacy Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Guidelines for Sending Content to Legacy Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Content Display on Legacy Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Sending Content to Legacy Endpoints in Telepresence Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Exclusive Content Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Guidelines for Sharing Content in Exclusive Content Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Forcing Other Content Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Managing Noisy Content Connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Useful Procedures in Content Sharing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Defining Content Sharing Parameters for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

H.264 Cascade Optimized Content Sharing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Selecting a Customized Content Rate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Sharing Content in Multiple Content Resolutions Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Giving and Canceling Token Ownership (AVC Participants) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Stopping a Content Session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Content Sharing Reference Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Resolutions and Content Rate Reference Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

H.263 Content Rate Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Contents

Polycom, Inc. v

H.264 Resolution per Content Rate Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

H.264 Highest Common Content Rates Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

H.264 Cascade Optimized (Fixed) Content Rates Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Implementing Media Encryption for Secured Conferencing . . . . . . . . . . . . . . 152

Media Encryption Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Mixing Encrypted and Non-encrypted Endpoints in one Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Direct Connection to the Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Connection to the Entry Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Moving from the Entry Queue to Conferences or Between Conferences . . . . . . . . . . . . 156

Recording Link Encryption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Enabling Media Encryption for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Setting the Encryption Flags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Enabling Encryption in the Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Enabling Encryption at the Participant Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Monitoring the Encryption Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Setting Conferences for Telepresence Mode (AVC CP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Collaboration Server Telepresence Mode Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

System Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Conference Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Automatic Detection of Immersive Telepresence (ITP) Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Horizontal Striping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Cropping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Gathering Phase with ITP Room Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Aspect ratio for standard endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Skins and Frames . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

RPX and OTX Video Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Room Switch Telepresence Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Telepresence Display Decision Matrix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Guidelines for Managing the Room Switch Telepresence Layouts by the MCU . . . . . . . 168

Speaker Priority in CP Video Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Reserved Screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Grid Screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Video Layout Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Selecting Speaker Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Sending Content to Legacy Endpoints in Telepresence Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Guidelines for Sending Content to Legacy Endpoints in Telepresence Conferences . . . 173

Content Display on Legacy Endpoints in Telepresence Conferences . . . . . . . . . . . 173

Enabling Telepresence Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Contents

Polycom, Inc. vi

Monitoring Telepresence Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Monitoring Ongoing Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Monitoring Participant Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Creating Multiple Cascade Links Between Telepresence Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . 178

Guidelines for Creating Multiple Cascading Links between Conferences . . . . . . . . . . . . 178

Enabling and Using Multiple Cascade Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Creating a Link Participant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Link Participant in the Dial Out RMX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Participant Link in the Dial In RMX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

Monitoring Multiple Cascade Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Disconnection Causes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Additional Conferencing Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

Video Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

Video Preview Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

Workstation Requirements to Display Video Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Testing your Workstation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Previewing the Participant Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

Auto Scan and Customized Polling in Video Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Guidelines for Using Auto Scan and Customized Polling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Enabling the Auto Scan and Customized Polling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Enabling the Auto Scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Customized Polling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Packet Loss Compensation - LPR and DBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Packet Loss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Causes of Packet Loss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Effects of Packet Loss on Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Lost Packet Recovery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Lost Packet Recovery Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Enabling Lost Packet Recovery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Monitoring Lost Packet Recovery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Layout Indications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Network Quality Indication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Network Quality Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Indication Threshold Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Displaying the Network Quality icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Customizing the Network Quality Icon Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Recording Indications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Audio and Video Participants Indication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Setting Layout Indication via User Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Contents

Polycom, Inc. vii

Layout Indications Icon Display Positions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Layout Indications Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

1x1 Layout Scenario Adaptation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Lecture Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Enabling Lecture Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Selecting the Conference Lecturer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Enabling the Automatic Switching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Lecture Mode Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

Restricting Content Broadcast to Lecturer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Muting Participants Except the Lecturer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Guidelines for Muting all the Participants Except the Lecturer . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Enabling the Mute Participants Except Lecturer Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Audio Algorithm Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Audio Algorithm Support Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

SIP Encryption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Mono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Stereo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Audio algorithms supported for ISDN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Monitoring Participant Audio Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Automatic Muting of Noisy Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

Guidelines for Automatically Muting Noisy Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

Automatic Muting of Noisy Endpoints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

Automatic Muting of Noisy Endpoints at the Conference Level . . . . . . . . . . . . . . . . 220

Automatic Muting of Noisy Endpoints at the MCU Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Permanent Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Enabling a Permanent Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Closed Captions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Closed Captions Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Enabling Closed Captions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Defining Cascading Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Cascading Link Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Setting the Video Layout in Cascading conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Guidelines for Setting the Video Layout in Cascading Conferences . . . . . . . . . . . . 227

Flags Controlling Cascading Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

DTMF Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Play Tone Upon Cascading Link Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Possible Cascading Topologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Basic Cascading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Contents

Polycom, Inc. viii

Basic Cascading Using IP Cascaded Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Dialing Directly to a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Dialing to an Entry Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Automatic Identification of the Cascading Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Basic Cascading Using ISDN Cascaded Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Network Topologies Enabling Content Sharing Over ISDN Cascaded Links . . . . . . 231

Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Gateway to Gateway Calls via ISDN Cascading Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Gateway to MCU Calls via ISDN Cascading Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

MCU to MCU Calls via ISDN Cascading Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

RealPresence Collaboration Server Configuration Enabling ISDN Cascading Links 234

Suppression of DTMF Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Star Cascading Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Master-Slave Cascading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Creating a Cascade Enabled Dial-out/Dial-in Participant Link . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Cascading via Entry Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Enabling Cascading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Creating the Cascade-enabled Entry Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Creating the Dial-out Cascaded Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Enabling Cascaded Conferences without Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Monitoring Star Cascaded Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Creating the Dial-out Link from a Conference Running on the MGC to the Conference

Running on the RealPresence Collaboration Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Cascading Conferences - H.239-enabled MIH Topology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

MIH Cascading Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Cascading Topologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

MIH Cascading Guidelines in CP Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

MGC to RealPresence Collaboration Server Cascading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Use Time Out as DTMF Delimiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Meeting Rooms List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Use Time Out as DTMF Delimiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Meeting Room Toolbar & Right-click Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Creating a New Meeting Room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Entry Queues, Ad Hoc Conferences and SIP Factories . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Entry Queues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Defining a New Entry Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Listing Entry Queues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Modifying the EQ Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Contents

Polycom, Inc. ix

Transit Entry Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Setting a Transit Entry Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

IVR Provider Entry Queue (Shared Number Dialing) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Call Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Guidelines for setting the Entry Queue as IVR Provider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Configuring the Collaboration Server as IVR Provider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Using External IVR Services via the MCCF-IVR Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Call Flows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Guidelines for Using External IVR Services via the MCCF-IVR Package . . . . . . . . 284

Configuring the MCU to Support External IVR Services via the MCCF-IVR . . . . . . 285

Configuring the Entry Queue to Use External IVR Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

SIP Factories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Creating SIP Factories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

SIP Registration & Presence for Entry Queues and SIP Factories with SIP Servers . . . . . . 288

Guidelines for registering Entry Queues and SIP Factories with SIP Servers . . . . . 288

Monitoring Registration Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

Ad Hoc Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

Gateway to Polycom® Distributed Media Application™ (DMA™) 7000 . . . . . . . . . . . . . 290

Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Viewing the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292

Displaying and Hiding the Group Members in the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Participants List Pane Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Displaying and Hiding the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Adding Participants from the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Adding Individual Participants from the Address Book to Conferences . . . . . . . . . . . . . 294

Adding a Group from the Address Book to Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Participant Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Managing Groups in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Managing the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Adding a Participant to the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Adding a New participant to the Address Book Directly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Substituting E.164 Number in Dial String . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Adding a Participant from an Ongoing Conference to the Address Book . . . . . . . . . . . . 303

Modifying Participants in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Deleting Participants from the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Copying or Moving a Participant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Searching the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Filtering the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Contents

Polycom, Inc. x

Filtering Address Book Data Using a Predefined Pattern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

Filtering Address Book Data Using a Custom Pattern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Clearing the Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Obtaining the Display Name from the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Guidelines for Obtaining the Display Name from the Address Book . . . . . . . . . . . . 312

Enabling and Disabling the Obtain Display Name from Address Book Feature . . . . 312

Importing and Exporting Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Exporting an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Importing an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Upgrading and Downgrading Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

Integrating the Global Address Book (GAB) with the Collaboration Server . . . . . . . . . . . . . . 314

Integration with Resource Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

Scheduling Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Using the Reservation Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Toolbar Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Reservations Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Week View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Day View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Today View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

List View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Changing the Calendar View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Scheduling Conferences Using the Reservation Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Creating a New Reservation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Managing Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Viewing and Modifying Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Using the Week and Day views of the Reservations Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Adjusting the Start Times of all Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Deleting Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Searching for Reservations using Quick Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Operator Assistance & Participant Move . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Operator Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Operator Conference Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Defining the Components Enabling Operator Assistance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

To define a Conference IVR Service with Operator Assistance Options . . . . . . . . . 337

To define an Entry Queue IVR Service with Operator Assistance Options . . . . . . . 339

To define a Conference Profile for an Operator Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Starting an Ongoing Operator Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Contents

Polycom, Inc. xi

Saving an Operator Conference to a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Starting an Operator Conference from a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Monitoring Operator Conferences and Participants Requiring Assistance . . . . . . . . . . . 347

Requesting Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

Participant Alerts List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Audible Alarms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Using Audible Alarms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Using Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Toolbar Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Creating a New Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Creating a new Conference Template from Scratch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Saving an Ongoing or AVC-CP Operator Conference as a Template . . . . . . . . . . . . . . 358

Starting an Ongoing Conference From a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Starting an Operator Conference from a Template (AVC Conferencing) . . . . . . . . . 360

Scheduling a Reservation From a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Deleting a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Exporting and Importing Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Exporting Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Exporting All Conference Templates from an MCU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Exporting Selected Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Importing Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366

Start a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Start an AVC CP Conference from the Conferences Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

General Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Participants Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Information Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Media Sources Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Starting a Mixed CP and SVC or SVC Only Conference from the Conferences Pane . . 379

Starting a New SVC Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Scheduling an AVC-based Reservation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Starting an Ongoing Conference From a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Starting a Meeting from Microsoft Outlook Using Polycom Add-in . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Conference and Participant Level Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Conference Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Copy Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Paste Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Contents

Polycom, Inc. xii

Paste Conference As . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

Participant Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Operational Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Copy, Cut and Paste Participant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Copy Participant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Cut Participant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Paste Participant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Paste Participant As . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Moving Participants Between Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Move Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Moving Participants Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Moving a Participant Interactively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Personal Conference Manager (PCM) (AVC CP Conferences) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

PCM Usage Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Modifying the PCM_FECC System Flag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

PCM Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Initiating PCM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Remote Control Device Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Menu Navigation - Arrow and Zoom Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

DTMF Codes - Numeric Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

PCM Main Menu - Level 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Click & View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Invite Participant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Participants Mute/Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Far End Camera Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Video Forcing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

PCM Main Menu - Level 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Drop Participant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Terminating a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Polycom Conferencing for Microsoft Outlook® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Setting up the Calendaring Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Calendaring Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Creating and Connecting to a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Creating a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Connecting to a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Collaboration Server Standalone Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Collaboration Server and Polycom RealPresence DMA System Deployment . . . . . 414

Polycom Solution Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Contents

Polycom, Inc. xiii

Conference and Participant Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

General Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Multi-Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Using the Chairperson Password for Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Conference Level Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Monitoring the Conference in the Conference List Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

Viewing the Properties of CP and Mixed CP and SVC Conferences . . . . . . . . . . . . . . . 420

Viewing the Properties of Ongoing SVC Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Monitoring of Operator Conferences and Participants Requiring Assistance . . . . . . . . . 437

Requesting Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

Request to Speak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Participant Alerts List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Participant Level Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Participant Connection Monitoring (AVC and SVC-based Connections) . . . . . . . . . . . . 441

Viewing the Properties of Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

Monitoring IP Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446

Monitoring SIP BFCP Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457

Detecting Endpoint Disconnection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458

Monitoring ISDN/PSTN Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459

Monitoring Telepresence Participant Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466

Recording and Streaming Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467

Creating Multiple Virtual Recording Rooms on the Polycom® RealPresence® Media Suite 468

Configuring the Collaboration Server to Enable Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468

Defining the Dial Out Recording Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469

Enabling the Recording Features in a Conference IVR Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470

Enabling the Recording in the Conference Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471

Dial Out Recording Link Encryption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473

Dial Out Recording Link Encryption Flag Setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473

Dial Out Recording Link Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474

Managing the Recording Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474

Recording Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475

Using the Collaboration Server Web Client to Manage the Recording Process . . . . . . . 476

Using DTMF Codes to Manage the Recording Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478

Conference Recording with Codian IP VCR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478

Users Connections and Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479

Collaboration Server Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479

User Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479

Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479

Contents

Polycom, Inc. xiv

Administrator Read-only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480

Operator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480

Chairperson . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480

Auditor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480

Machine Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480

Listing Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480

Adding a New User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481

Deleting a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482

Changing a User’s Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483

Disabling a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483

Enabling a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483

Renaming a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484

Machine Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484

Guidelines for defining a machine account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485

Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485

Active Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485

Connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486

Viewing the Connections List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486

Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486

Using Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486

IP Network Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488

Collaboration Server IP Network Services Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488

Management Network (Primary) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489

Default IP Service (Conferencing Service) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489

Using IPv6 Networking Addresses for Collaboration Server Internal and External Entities . .

490

IPv6 Addressing Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490

Modifying the Management Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491

Modifying the Default IP Network Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499

Ethernet Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515

IP Network Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519

LAN Redundancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525

Media Redundancy - Collaboration Server (RMX) 2000/4000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525

Media and Signaling Redundancy - Collaboration Server (RMX) 1800 . . . . . . . . . . . . . 525

Signaling and Management Redundancy - Collaboration Server (RMX) 4000 . . . . . . . . 527

Management Redundancy - Collaboration Server (RMX) 1800 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527

Configuration Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528

RealPresence Collaboration Server 1800 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528

RealPresence Collaboration Server (RMX) 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529

Contents

Polycom, Inc. xv

RealPresence Collaboration Server (RMX) 4000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529

On all systems: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529

Hardware Monitor Indications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529

Network Traffic Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530

SIP Proxy Failover With Polycom® Distributed Media Application™ (DMA™) 7000 . . . . . . 530

RealPresence Collaboration Server (RMX) Network Port Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531

Defining ISDN/PSTN Network Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534

ISDN/PSTN Network Services Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534

Adding/Modifying ISDN/PSTN Network Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536

Obtaining ISDN/PSTN required information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536

Modifying an ISDN/PSTN Network Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542

Network Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544

Collaboration Server (RMX) 4000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544

Collaboration Server 1800 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544

Collaboration Server (RMX) 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544

Multiple Network Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544

Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546

Resource Allocation and Capacity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548

First Time Installation and Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548

Upgrading to Multiple Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548

Gather Network Equipment and Address Information - IP Network Services Required Infor-

mation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549

RealPresence Collaboration Server (RMX) Hardware Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . 550

Collaboration Server (RMX) 4000 Multiple Services Configuration . . . . . . . . . . . . . 550

RealPresence Collaboration Server (RMX) 2000 Multiple Services Configuration . 551

Collaboration Server (RMX) 1800 Multiple Services Configuration . . . . . . . . . . . . . 553

Collaboration Server Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554

System Flags and License Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554

IP Network Service Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554

Setting a Network Service as Default . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562

Ethernet Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562

Signaling Host IP Address and MCU Prefix in GK Indications . . . . . . . . . . . . . . . . . 563

Conference Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563

Gateway Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563

Hardware Monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565

Signaling Monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566

Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566

Defining Dial Out Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566

Reserving Video Resources for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567

Contents

Polycom, Inc. xvi

Monitoring Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567

Resource Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 568

Port Usage Gauges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 568

NAT (Network Address Translation) Traversal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569

Deployment Architectures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570

Remote Connection Using the Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570

Business to Business Connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 571

FW (Firewall) NAT Keep Alive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 571

System Configuration in SBC environments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 572

SIP TCP Keep-Alive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 572

IVR Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573

IVR Services List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573

IVR Services Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574

Adding Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575

Uploading a Message File to the Collaboration Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576

Defining a New Conference IVR Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 578

Defining a New Conference IVR Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579

Change to Chairperson . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596

Controlling the receipt of in-band and out-of-band DTMF Codes . . . . . . . . . . . . . . . 597

Entry Queue IVR Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597

Defining a New Entry Queue IVR Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597

Setting a Conference IVR Service or Entry Queue IVR Service as the Default Service . 603

Modifying the Conference or Entry Queue IVR Service Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605

Replacing the Music File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606

Adding a Music File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606

Creating Audio Prompts and Video Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607

Recording an Audio Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607

Defining the format settings for audio messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607

Recording a new audio message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609

Creating a Welcome Video Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611

Inviting Participants using DTMF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612

Invite Call Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612

Entering Additional DTMF Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612

Error Handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612

Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613

Enabling the Invite Participants using DTMF Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613

Disabling the Invite Participant Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616

External IVR Service Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617

IVR Services Support with TIP Protocol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617

Contents

Polycom, Inc. xvii

Guidelines for TIP Support with IVR Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617

Default IVR Prompts and Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618

Volume Control of IVR Messages, Roll Call and Music . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 622

IVR Services in TIP-Enabled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623

IVR Services in TIP-Enabled Conferences Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623

Entry Queue and Virtual Entry Queue Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623

Configuring the Conference and Entry Queue IVR Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623

Call Detail Record (CDR) Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624

The CDR File Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624

CDR File Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624

Multi-Part CDR Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625

Enabling the Multi-Part CDR Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626

CDR File Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626

Viewing, Retrieving and Archiving Conference Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627

Viewing the Conference Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627

Multi-part CDR File display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628

Refreshing the CDR List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629

Retrieving and Archiving Conference CDR Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629

Gateway Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630

Gateway Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630

Call Flows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 631

IP Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 631

Direct Dialing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 631

Gateway IVR Dialing For IP Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634

Direct Dialing Using IP Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635

Calling a SIP Endpoint in a Remote Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 637

ISDN Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638

Dialing via Gateway IVR for ISDN Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638

Direct Dial-in to Endpoints or DMA VMR using Automatically Generated Destination

Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 639

Configuring the Gateway Components on the Collaboration Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641

Defining the IVR Service for Gateway Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641

Defining the Conference Profile for Gateway Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644

Defining the Gateway Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 645

System Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646

Displaying the Connection Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646

Enabling PSTN dial-in using GK prefix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646

Gateway Calls Redialing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646

Gateway Redial Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646

Contents

Polycom, Inc. xviii

Redial on Wrong Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646

Disconnect on Busy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648

Disconnect on No Answer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648

Disconnect on Wrong Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648

Monitoring Ongoing Gateway Sessions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648

Connection Indications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648

Gateway Session Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649

Connected Participant Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650

Direct Dialing from ISDN/PSTN Endpoint to IP Endpoint via a Meeting Room . . . . . . . . . . . 651

Dialing to Polycom® RealPresence DMA System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653

Calling a RealPresence DMA Direct with Automatically Generated Destination

Dial Strings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653

Calling the RealPresence DMA via Gateway IVR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654

Manual Dial String Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654

Automatic Dial String Generation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655

PSTN Dial-in Using GK Prefix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 656

Deploying a Polycom RMX™ Serial Gateway S4GW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 657

RMX Manager Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 658

Installing the RMX Manager Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 658

Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659

Accessing or Downloading the RMX Manager Installer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659

Accessing the RMX Manager Application Installer Directly from the MCU . . . . . . . . 659

Downloading the Installation files from Polycom Support Site . . . . . . . . . . . . . . . . . 660

Accessing the RMX Manager Installer from the Login screen . . . . . . . . . . . . . . . . . 661

Installing the RMX Manager on Your Workstation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 661

Installing the RMX Manager for Multi-User Capability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 663

Starting the RMX Manager Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665

Connecting to the MCU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667

RMX Manager Main Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668

MCUs Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668

Use Other RMX Manager UI Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 670

Adding MCUs to the MCUs List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 670

Grouping the Participants by MCU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 672

Start Monitoring/Stop Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 672

Modifying the MCU Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673

Disconnecting an MCU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673

Removing an MCU from the MCUs Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674

Changing the RMX Manager Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674

Import/Export RMX Manager Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675

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Polycom RealPresence 4000 Administrator's Manual

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