KYOCERA CS-4035 Operating instructions

1-1

Table of Contents

Introduction .................................................................................... 1-1

Security Kit Functions ................................................................... 1-4

Security Kit Installation Procedures ............................................ 1-9

Error Messages ............................................................................ 1-12

Introduction

This operation guide contains information about the proper use of the Data

Security Kit (A) (hereinafter “Security Kit”), as well as cautionary notes relating

to its use. Be sure to carefully read this operation guide before using the

Security Kit. The individual responsible for operating the copy machine and for

copy machine security (hereinafter referred to as “administrator”) should also

read this guide. The administrator should store this guide in a secure place.

Attachments

The Security Kit comes with the following items:

• Security key (service personnel will attach to copy machine.)

• Operation guide (this manual)

• Installation guide (for use by service personnel)

About The Security Kit

The copy machine temporarily stores the original document read as electronic

data onto an internal hard disk. Copies are made using this data. After a copy

is made, the data is no longer recognized by the copy machine, yet remains

stored on the copy machine's hard disk until it is overwritten by other data.

Because of this process, specialized tools could be illicitly used to directly read

the hard disk area and recover old data. The Security Kit overwrites old data,

and rewrites the entire data storage area to ensure that data cannot be

recovered.

The Security Kit secures data on the copy machine’s internal hard drive, but

does not protect any other kind of data (data sent to the computer, etc.).

Additionally, if even one of the conditions necessary for the operation of the

Security Kit as described below is not met, the security of such an environment

could be compromised.

1

E

ng

li

s

h

1-2

Security Kit Operational Requirements

The following conditions are required for the safe operation of the Security Kit.

Safe Installation Environment

Make sure that the copy machine is installed in a safe location where the

machine cannot be damaged, where the hard disk cannot be removed while an

operation is being executed, and where unauthorized personnel cannot easily

enter.

Network Safety

The copy machine should be protected from unauthorized external network

access through the installation of a proper network security system such as a

firewall.

Reliable Administrator

The copy machine administrator should be reliable and thoroughly understand

the content of this operation guide and how to properly operate the copy

machine.

Operating in Security Mode

Always operate the copy machine in security mode. (See explanation of

security mode below for further details.)

1-3

About Security Mode

Security mode refers to the machine status in which the Security Kit has been

installed on the copy machine and is functioning properly. A hard disk icon

displays in the right upper corner of the copy machine touch panel when in

security mode.

(The hard disk icon displays on the screens of the copy, printer, scanner, and

fax functions.)

Note You can determine the operational status of the automatic delete function by

monitoring changes to the image of the hard disk icon. See page 1-6 Display

during automatic delete for further details.

Combine

AMS

Reduce

/Enlarge

APS

Orig.image

quality

Reduce

/Enlarge

Exposure

mode

Auto

Exposure

Ready to copy.

Set

Paper Size

Bypass

Color

Plain Plain

Plain

Sort/

Finished

Sort:Off

Sort:On

Basic User choice

Program

Function

11x8

1

/2"

8

1

/2x11"

11x8

1

/2"

11x8

1

/2"

11x8

1

/2"

Recycled

Hard disk icon

1-4

Security Kit Functions

Automatic Delete Function

Function details

Overwrites and deletes old document data when copy or print output

completes.

Deletion method

“NSA-recommended Method” or “Once-overwrite Method” See page 1-

10 Step 3: Hard Disk Delete Method Setting for further details.

Execution timing

Automatically deletes data when a job completes and old data exists.

Data deleted

See page 1-7 Data deleted through the automatic delete function

for further details.

Delete-in-Progress Screen

The hard disk icon flashes (See page 1-6 Display during automatic

delete for further details.)

Deletion Time

Security Kit

Copy

Function

Scanner

Function

Printer

Function

Hard Disk

Sends to

computer

Output

1 Monitors the status of

operations, deletes old

image data.

2 Formats the hard disk.

Temporarily

stores original

document data

The fax function does not use the hard disk, so a Security Kit function does not

delete fax data.

Optional Hard Disk

1-5

Format Function

Differs depending upon amount of data to delete.

Function details

Overwrites and deletes the entire hard disk.

Deletion method

“NSA-recommended Method” or “Once-overwrite Method” See page 1-

10 Step 3: Hard Disk Delete Method Setting for further details.

Execution timing

Execution through the operation panel (See page 1-11 Step 4: Hard

Disk Format for further details.)

Data deleted

See page 1-8 Data deleted through the format function for further

details.

Delete-in-Progress Screen

Formatting Hard Disk displays.

Deletion Time

See page 1-8 Time needed to format for further details.

1-6

Hard Disk Delete Method

You can select either of the following two ways to delete data:

Display during automatic delete

Important!

To avoid damaging the hard disk, do not shut off power to the copy machine

during an automatic delete (while the hard disk icon is flashing).

Once-overwrite Method

Overwrites the entire area used to store old document data with zeroes

to render recovery of the document data impossible. The entire hard

disk is overwritten with zeroes during a format operation.

NSA-recommended Method (Default)

This is the NSA (US National Security Agency)-recommended Method.

The area to be deleted is overwritten twice with a random pattern and

then a third and final time with zeroes. This method takes longer to

execute than the “Once-overwrite Method”, but because even highly-

sophisticated recovery methods is unable to recover the deleted data,

this method provides higher security.

Icon display Details

The hard disk contains old data.

Alternating Deleting old data.

Data old deleted.

Combine

AMS

Reduce

/Enlarge

APS

Orig.image

quality

Reduce

/Enlarge

Exposure

mode

Auto

Exposure

Ready to copy.

Set

Paper Size

Bypass

Color

Plain Plain

Plain

Sort/

Finished

Sort:Off

Sort:On

Basic User choice

Program

Function

11x8

1

/2"

8

1

/2x11"

11x8

1

/2"

11x8

1

/2"

11x8

1

/2"

Recycled

Hard disk icon

1-7

Data deleted through the automatic delete function

Data deleted through the automatic delete function are as follows.

Note If copying or scanning is cancelled while underway, deletion of the original

document data written to the hard disk starts immediately.

Copy Function

The original document data of a copy when output is complete.

The original document data stored through a document management

function, deleted by a user.

Printer Function (when optional hard disk is installed)

Print data when multiple copies are output.

Print data in private print mode when output completes and print data

from the virtual mailbox function.

Print data after quick copy or proof and hold (deleted after power is

shut off and turned on again).

Data deleted by the user through quick copy, proof and hold, private

print mode, job storage mode, virtual mailbox functions.

Scanner Function

Scanned original document data

1-8

Data deleted through the format function

Data deleted through the format function are as follows.

Time needed to format

Time needed to format are as follows.

Copy Function

Department management data

Original document data stored with the document management

function

Printer Function (when optional hard disk is installed)

Data stored in job storage mode

Program data

Optional font

Macro data

Scanner Function

Common book

Deletion method Formatting time (Hard Disk Capacity)

Once-overwrite Method Approx. 1 hour (20 GB)

NSA-recommended Method Approx. 3 hours [Copier function] (20 GB)

Approx. 4 hours [Printer function] (20 GB)

1-9

Security Kit Installation Procedures

Step 1: Operation preparation

Security Kit installation

The Security Kit is installed by service personnel.

Precautions for Security Kit installation

• The re-copy function is now prohibited.

• The Delete Invalid Data menu is replaced by the Format Hard Disk menu.

Precautions for installing the Security Kit on a pre-used copy

machine

The entire hard disk must be formatted.

Step 2: Changing the Management Code

The management code must be changed to use the security kit. This prevents

everyone except the administrator from using the security kit.

1

Press the Default Setting/Counter key.

2

Press the Machine Default key.

3

Enter password using the numeric keypad.

4

Select Management Change Code from the left side setup field, and press

the Change # key.

5

Input a new management code using the numeric keypad.

6

Press the Close key.

Management code change

Default setting - Machine default

Back Close

Able to change management code.(# key)

1-10

Step 3: Hard Disk Delete Method Setting

Selects the hard disk delete method. See page 1-6 Hard Disk Delete Method

for further details.

Note This method is applied to both automatic delete and formatting simultaneously.

1

Press the Default Setting/Counter key.

2

Press the Machine Default key.

3

Enter password using the numeric keypad.

4

Select Hard Disk Delete Method from the left side setting field, and press

the Change # key.

5

Press NSA-recommended Method or Once-overwrite Method.

6

Press the Close key.

Once

Overwrite

NSA

Recommend

Hard Disk Delete Method

Default setting - Machine default

CloseBack

Possible to set method for deleting data

on the Hard Disk

1-11

Step 4: Hard Disk Format

Format the hard disk when disposing of the copy machine or the hard disk to

completely erase the hard disk content. See page 1-5 Format Function for

further details.

Important!

To avoid damaging the hard disk, do not shut off power to the copy machine

while formatting the hard disk. Doing so could also cause erasure to be

incomplete.

Note If a printer hard disk is attached, its hard disk is also formatted.

1

Press the Default Setting/Counter key.

2

Press the Hard Disk Management key.

3

Enter password using the numeric keypad.

4

Press the On key under Format Hard Disk (on the right side of the touch

panel).

5

When you prompted to confirm formatting, press the Yes key. To cancel

formatting, press the No key. Formatting begins.

6

Press the Close key once formatting finishes.

HDD management mode

OnOn

Close

HDD management mode

Default setting

Format Hard Disk

Delete data on the Hard Disk.

Not possible to restore data once deleted

Check HDD capacity

Able to check the free space and capacity

of HDD.

1-12

Error Messages

Contact your service representative or authorized service center if any of the

following messages display.

Message Details

Security key is not available

Unable to use. [Security key is

not available You cannot use]

Security key is not available or is

damaged.

Printer firmware version does

not match with Security Kit

Printer Kit is not compatible with

Security Kit.

Fax firmware version does not

match with Security Kit

Fax Kit is not compatible with

Security Kit.

2-1

Table des matières

Introduction .................................................................................... 2-1

Fonctions du kit de sécurité ......................................................... 2-4

Procédures d’installation du kit de sécurité ............................... 2-9

Messages d’erreur ....................................................................... 2-12

Introduction

Ce manuel d’utilisation contient des informations et des mises en garde

relatives à l’utilisation correcte du Data Security Kit (A) (ci-après “Kit de

sécurité”). Lisez attentivement ce manuel avant d’utiliser le kit de sécurité. Le

responsable individuel du fonctionnement et de la sécurisation de la

photocopieuse (ci-après “l’administrateur”) doit également lire ce manuel. Il

doit le ranger en lieu sûr.

Accessoires

Le kit de sécurité est fourni avec les éléments suivants :

• Touche de sécurité (à fixer sur la photocopieuse par le personnel

technique).

• Manuel d’utilisation (ce manuel)

• Guide d’installation (pour le personnel technique)

A propos du kit de sécurité

La photocopieuse enregistre provisoirement le document original sous forme

de données électroniques sur un disque dur interne. Ces données permettent

l’exécution des copies. Une fois une copie effectuée, les données ne sont plus

reconnues par la photocopieuse mais restent sur son disque dur avant d’être

remplacées par d’autres données. Ce processus permet l’utilisation illicite

d’outils spécialisés pour lire directement la zone du disque dur et récupérer

d’anciennes données. Le kit de sécurité recouvre les anciennes données et les

écrase pour éviter toute récupération de celles-ci.

Le kit de sécurité protège les données figurant sur le disque dur interne de la

photocopieuse, mais ne sécurise aucun autre type de données (données

envoyées à l’ordinateur, etc.). En outre, la sécurité d’un tel environnement

pourrait être compromise si ne fut-ce qu’une seule des conditions nécessaires

au fonctionnement du kit de sécurité telles que décrites ci-dessous n’est pas

remplie.

2

F

rança

i

s

2-2

Conditions requises pour le fonctionnement du kit de sécurité

Les conditions suivantes doivent être remplies pour garantir un fonctionnement

sûr du kit de sécurité.

Sécurité de l’environnement d’installation

Vérifiez que la photocopieuse est installée dans un endroit sûr où elle ne peut

pas être endommagée, où le disque dur ne peut pas être retiré pendant

l’exécution d’une opération et où du personnel non autorisé ne peut pas

accéder facilement.

Sécurité du réseau

La photocopieuse doit être protégée contre tout accès externe non autorisé au

réseau via l’installation d’un système de sécurité réseau adéquat tel qu’un

pare-feu.

Fiabilité de l’administrateur

L’administrateur de la photocopieuse doit être fiable et doit comprendre le

contenu de ce manuel d’installation et les méthodes de fonctionnement correct

de la photocopieuse.

Fonctionnement en mode de sécurité

Faites toujours fonctionner la photocopieuse en mode de sécurité (pour plus

d’informations, reportez-vous aux explications correspondantes ci-dessous).

2-3

A propos du mode de sécurité

Le mode de sécurité correspond à l’état de la machine lors de l’installation du

kit de sécurité sur la machine et lors du fonctionnement correct de ce dernier.

Une icône du disque dur s’affiche dans l’angle supérieur droit de l’écran tactile

de la photocopieuse lorsque le mode de sécurité est activé

(l’icône du disque dur s’affiche sur les écrans des fonctions de copie,

d’imprimante, de scanner et de télécopie).

Remarque

Vous pouvez déterminer l’état de fonctionnement de la fonction d’effacement

automatique en contrôlant les modifications apportées à l’icône du disque dur.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Affichage pendant

l’effacement automatique de la page 2-6.

SMA

Réduire/

Agrandir

SPA

Mode

Exposition

Auto

Exposition

Prêt à copier.

Régl.

Format pap.

Bypass

Normal

11x8

1

/2"

8

1

/2x11"

11x8

1

/2"

11x8

1

/2"

11x8

1

/2"

Combiner

copie

Qualité

d'image

Réduire/

Agrandir

Tr i/

Terminer

Tri:Non

Tri:Oui

Basic Choix util.

Programme

Fonction

Couleur

Normal

Recyclé

l’icône du disque

dur s’affiche

2-4

Fonctions du kit de sécurité

Fonction d’effacement automatique

Détails des fonctions

Écrase et efface les anciennes données de documents à la fin de la

copie ou de l’impression.

Méthode d’effacement

“Méthode NSA recommandée” ou “Méthode 1 fois Recomposer” Pour

plus d’informations, reportez-vous à la section Étape 3 : Réglage de la

méthode d’effacement du disque dur de la page 2-10.

Durée de l’exécution

Efface automatiquement des données lorsqu’un travail est terminé et

qu’il existe d’anciennes données.

Données effacées

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Données effacées

à l’aide de la fonction d’effacement automatique de la page 2-7.

Kit de sécurité

Fonction de

copie

Fonction de

scanner

Fonction

d’imprimante

Disque dur

Envoie vers

l’ordinateur

Sortie

1 Contrôle l’état des

opérations, efface les

anciennes données

image.

2 Formate le disque dur.

Enregistre

provisoirement

les données

du document

original

La fonction de télécopie n’utilisant pas le disque dur, une fonction du kit de

sécurité n’efface donc pas de données de télécopie.

Disque dur en option

2-5

Fonction de formatage

Écran de progression de l’effacement

L’icône du disque dur clignote (pour plus d’informations, reportez-vous

à la section Affichage pendant l’effacement automatique de la page

2-6.)

Durée de l’effacement

Varie en fonction de la quantité de données à effacer.

Détails des fonctions

Écrase et efface la totalité du disque dur.

Méthode d’effacement

“Méthode NSA recommandée” ou “Méthode 1 fois Recomposer” (pour

plus d’informations, reportez-vous à la section Étape 3 : Réglage de la

méthode d’effacement du disque dur de la page 2-10.)

Durée de l’exécution

Exécution via le panneau de commande (pour plus d’informations,

reportez-vous à la section Étape 4 : Formatage du disque dur de la

page 2-10.)

Données effacées

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Données effacées

à l’aide de la fonction de formatage de la page 2-8.

Écran de progression de l’effacement

Formatage de Disque dur s’affiche.

Durée de l’effacement

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Temps

nécessaire au formatage de la page 2-8.

2-6

Méthode d’effacement du disque dur

Vous pouvez choisir entre deux méthodes d’effacement des données :

Affichage pendant l’effacement automatique

Important

Pour éviter d’endommager le disque dur, ne mettez pas la photocopieuse hors

tension pendant un effacement automatique (pendant que l’icône du disque

dur clignote).

Méthode 1 fois Recomposer

Écrase toute la zone d’enregistrement d’anciennes données de

documents par endroits définis pour rendre toute récupération de ces

données impossible. La totalité du disque dur est écrasé par endroits

définis pendant une opération de formatage.

Méthode NSA recommande (par défaut)

Cette méthode est conforme aux normes de la NSA (US National

Security Agency). La zone à effacer est écrasée deux fois de façon

aléatoire, puis une troisième et dernière fois de façon définie.

L’exécution de cette méthode prend plus de temps que la “Méthode

1 fois Recomposer”, mais les méthodes de recouvrement, même

hautement sophistiquées, étant incapables de récupérer les données

effacées, elle garantit une sécurité supérieure.

Affichage des

icônes

Détails

Le disque dur contient d’anciennes données.

Alternance Effacement d’anciennes données.

Anciennes données effacées.

SMA

Réduire/

Agrandir

SPA

Mode

Exposition

Auto

Exposition

Prêt à copier.

Régl.

Format pap.

Bypass

Normal

11x8

1

/2"

8

1

/2x11"

11x8

1

/2"

11x8

1

/2"

11x8

1

/2"

Combiner

copie

Qualité

d'image

Réduire/

Agrandir

Tr i/

Terminer

Tri:Non

Tri:Oui

Basic Choix util.

Programme

Fonction

Couleur

Normal

Recyclé

l’icône du disque

dur s’affiche

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